Введення та редагування даних
У клітинки користувач вводить дані трьох основних типів: числа, тексти, дати, а також формули для дій з даними. Щоб увести в клітинку дане, її виокремлюють, набирають дане на клавіатурі і натискають на клавішу вводу або Tab. Під час введення дане можна редагувати. Якщо почати вводити нове дане у клітинку, то старе зникає. Вилучити з клітинки дане, примітку, формат даного можна командами з меню: Редагувати => Очистити => Все.
Текстові дані використовують, зокрема, для оформлення назв таблиць і назв рядків та стовпців даних. Уведений у клітинку текст (до 255 символів) автоматично вирівнюється до лівого краю, а числа — до правого. Щоб число трактувалось як текст, перед ним слід ввести символ апострофа ('2006).
Числа формуються з цифр, розділювачів, а також символів Е або е, за якими зазначається степінь числа (1,2е+6), $ — символ грошової одиниці (120$) , % — символ відсотків (80%), / — символ правильного дробу, який відокремлюється від цілої частини пропуском (2 1/2 — це 2,5).
Розділювачем цілої і дробової частини в десяткових числах залежно від налаштування Windows може бути крапка або кома. Розділювач можна поміняти на закладці Числа у вікні програми Мова і стандарти панелі керування так: Пуск => Налаштовування => Панель керування => Мова і стандарти. Якщо помилитись із вибором крапки чи коми, то програма може зрозуміти введене десяткове число, наприклад (5.4) як дату (5 квітня). У цьому випадку клітинку треба буде очистити командами Редагувати => Очистити => Формат або Все і ввести число правильно — 5,4.
Якщо в клітинці вже є дане і його треба відредагувати, то клітинку вибирають і користуються одним із двох способів:
1. двічі клацають мишею;
2. натискають на клавішу F2.
Форматування даних.
Числа в клітинку вводять звичайним способом, але на екрані вони можуть бути відображені незвично: число може виглядати як заокруглене, із символом грошової одиниці ($, грн), з комами чи пропусками, які відокремлюють тріади цифр тощо.
Відображення даного залежить від формату його зображення. Формати чисел у вибраних клітинках задають командою Формат => КЛІТИНКИ => Вибирають закладку Число. Для роботи з числами корисним є формат Числовий, де можна задати кількість десяткових знаків після коми, розмежування тріад, вигляд від'ємних чисел. Є й інші формати: загальний, грошовий, фінансовий, дата, час, процентний, дробовий, експоненціальний, текстовий, додатковий: поштовий індекс, номер телефону, табельний номер; усі формати (дає змогу користувачам вибрати чи створити для власних потреб спеціальний формат).
Наприклад, число 1230,5 у форматі користувача [Чорний] # ##0,00грн;[Червоний]-# ##0,00грн буде зображене на екрані у грошовому форматі 1 230,50грн чорним кольором, а від'ємне таке ж число — червоним кольором. Перша половина формату призначена для подання додатних чисел і нуля, а друга —від'ємних. Щоб специфічно відобразити число нуль, для нього записують третю частину формату.
Символ 0 у форматі — це вказівка відображати у відповідній позиції конкретну цифру або нуль, символ # — лише значущі цифри, пропуск забезпечує відокремлення груп цифр (зазвичай тріад). Назву грошової одиниці (грн, $ тощо) прийнято описувати у форматі, а не вводити в клітинки разом із числовими значеннями.
Формули.
Формули призначені для виконання дій над вмістом клітинок (над даними) згідно з умовою конкретної задачі. Вони мають символ = на початку, наприклад, =В2*С2. Після введення формули у клітинці відображається результат обчислень, а формулу можна побачити лише у рядку формул.
Щоб побачити всі формули у таблиці, треба задати режим відображення формул у клітинках. Це роблять у діалоговому вікні Параметри так: Сервіс => Параметри => Закладка Вигляд => Rформули => ОК. Щоб знову побачити результати обчислень, потрібно скасувати режим відображення формул.
Якщо замість результатів отримали ######, то це означає, що велике число в клітинці не поміщається, отже, стовпець треба зробити ширшим, перетягнувши межу в заголовку стовпця.
Рядок формул можна (але не варто) використовувати для введення не лише формул, але й даних у клітинку. У цьому випадку текстові дані слід брати у подвійні лапки, наприклад, ="Таблиця 1".
Обчислення в таблиці виконуються автоматично. Це означає, що зміна будь-якого вхідного даного одразу ж веде до переобчислень усієї таблиці й отримання нових результатів (якщо задано режим 0 Автоматично на закладці Обчислення діалогового вікна Параметри). Режим Автоматично можна вимкнути і скористатися ручним переобчисленням за допомогою клавіші F9.
Розглянемо такі два типові повідомлення про помилки:
#ЗНАЧ! — користувач намагається виконати недопустиму операцію, наприклад, від текстового даного відняти числове;
#ІМ'Я? — неправильна адреса клітинки (в адресі А1 літера «А» українська, а має бути англійська тощо).
6. Копіювання формул.
В ЕТ є можливість копіювати однотипні формули (а не вводити їх у кожну клітинку зокрема), що прискорює розв'язування задач.
Під час копіювання формули відбуваються такі дії:
♦ формула вводиться в інші клітинки автоматично;
♦ формула автоматично модифікується — змінюються відносні адреси, на які є посилання у формулі.
Адреси клітинок вигляду В3 чи С3 називають відносними. Наприклад, під час копіювання формули = В3*С3 з третього рядка у четвертий формула в четвертому рядку набуде вигляду = В4*С4.
Копіювання виконують методом перетягування маркера клітинки у потрібному напрямку. Це інакше називають автозаповненням таблиці.
Копіювати можна не тільки формули, а й текст і числа.
Якщо клітинка містить текст з цифрами чи ціле число, то перетягування маркера за допомогою правої клавіші миші і виконання команди Заповнити веде до модифікації числа — збільшення на одиницю, якщо перетягування відбувається вниз чи вправо, і зменшення на одиницю, якщо перетягування відбувається вгору чи вліво.
Копіювання формул і автоматичне переобчислення у таблиці — це два головні засоби автоматизації обчислень в ЕТ.
7. Форматування таблиці.
Надання таблиці бажаного вигляду називають форматуванням. Ширину стовпців та висоту рядків можна змінювати шляхом перетягування їхніх меж у зонах з назвами стовпців і рядків. Вибрані клітинки можна замальовувати різними кольорами, обводити рамками, змінювати стиль і колір шрифту засобами головного меню, панелі інструментів чи контекстного меню.
Зазвичай таблиця на екрані має сітку, якщо увімкнуто режим відображення сітки, однак під час друкування на папері вона не відображається. Щоб таблиця була відповідним чином розграфлена на папері, треба задати потрібні параметри на закладці Межі діалогового вікна Формат клітинок: Формат => Клітинки => Межі або, що зручніше, скористатися відповідними кнопками на панелі форматування.
Розглянемо інші закладки вікна Формат клітинок.
На закладці Вирівнювання задають спосіб написання тексту в клітинці (горизонтально, вертикально, під кутом) і режим перенесення тексту по словах, коли потрібно, щоб великий текст був у вузькій клітинці.
На закладці Вигляд можна задати колір клітинок і узор.
Захист даних.
Якщо заздалегідь відомо, що деяка частина даних, введених у таблицю, змінюватися не буде, або з метою запобігання внесення несанкціонованих чи випадкових змін у таблицю, на закладці Захист виконують захист вибраних клітинок. Наприклад, для задачі 1 є сенс встановити захист для стовпців А, В, С, Е. Щоб захист функціонував, потрібно додатково захистити робочий аркуш командою Сервіс => Захист => Захистити аркуш. Скасування захисту виконують у зворотному порядку. Зауважимо, що на захищеному аркуші більшість дій з даними і клітинками стають недоступними, а натискання на клавішу Tab забезпечує переміщення між незахищеними клітинками, що зручно для введення в них даних.
9. Консолідація даних.
Консолідація даних — це один із способів отримання підсумкової інформації. Нехай є декілька таблиць типу «Товарний чек», які відображають типові покупки, які здійснює клієнт на гуртових складах товарів протягом деякого періоду, чи є декілька таблиць, де зафіксовано грошові обороти декількох філій великої фірми. Щоб дати відповіді на запитання, скільки усього було закуплено товарів чи скільки було заплачено за усі товари, чи який загальний оборот фірми, застосовують операцію консолідації даних, у результаті якої замість декількох отримують одну нову таблицю з шуканими даними.
Словник
| Аркуш | Лист | Sheet |
| Клітинка | Ячейка | Cell |
| Число | Число | Number |
| Грошовий | Денежный | Currency |
| Вирівнювання | Выравнивание | Alignment |
| Захист | Защита | Protection |
| Редагувати | Правка | Edit |
| Межі | Границы | Borders |
| Сервіс/Параметри | Сервис/Параметры | Tools/Options |
| Обчислення | Відчислення | Calculation |
| Загальні | Обшиє | General |
| Збільшити | Увеличить | Increase Decimal |
| Зменшити | Уменьшить | Decrease Decimal |
| Зразок | Образец | Sample |
| Заповнити | Заполнить | Fill |
| Прогресія арифм. | Прогрессия | Series linear |
Хід роботи
1. Запустіть програму Excel.
Відкриється порожня книжка (в іншому випадку створіть нову книжку).
2. Перевірте, які задано параметри для першого аркуша.
Сервіс => Параметри => Закладка вигляд.
Задайте відображення рядків формул і стану, приміток з індикаторами, об'єктів, сітки, заголовків, смуг прокручування, бірок сторінок, скасуйте режим відображення формул (зверніть лише увагу на ці параметри, оскільки більшість з них уже задана). Задайте режим R Автоматично на закладці Обчислення і скасуйте □ Ітерації, якщо вони були задані. На закладці Загальні задайте стандартний кирилізований шрифт.
3. Закрийте діалогове вікно Параметри (ОК).