Основні поняття та терміни діловодства
Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.
Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності документів.
Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.
Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.
Діловодство включає такі поняття:
Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі.
Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.
Справа - сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації.
Документ - інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для використання у своїй діяльності.
Документооборот (=докуметообіг) – це рух документів на підприємстві з моменту їх отримання (створення) до завершення виконання (передачі в архів).
Об’єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за визначений період.
Основні етапи документообігу:
· прийом вхідної кореспонденції;
· обробка та реєстрація документів;
· контроль виконання документів;
· обробка та відправлення вихідної кореспонденції.
Прийом документів
Документинадходять до установи:
- від спеціалізованих підрозділів;
- від установ зв’язку;
- від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій;
- від громадян.
Під час прийому документів необхідно перевірити:
- вірність адресування та наявність вкладень у конвертах;
- наявність реєстраційно– контрольних карток до цих документів;
- відповідність заповнених реквізитів змістові документів;
При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові.
Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.
Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:
- з’ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника;
- при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення згідно резолюції;
- після перевірки документ передати керівникові;
- повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.
Обробка та реєстрація документів
Реєстрація документів – присвоєння індексу (номера) і проставлення його на документі з наступним записом коротких даних про нього в журналі, картці або в ПК.
1 Після прийому кореспонденції секретар розглядає надіслані документи.
2 Конверти, як правило, знищують, зберігають у таких випадках:
- коли дату та адресу можна встановити за допомогою конверта;
- якщо на конверті проставлена помітка “Секретно”, “Конфіденційно”,
“Для службового користування”.
3 На отриманих документах у правому куті на нижньому полі ставлять помітку про надходження (проставляють дату та номер вхідного документа) згідно нумерації в журналі реєстрації документів.
4 Після попереднього розгляду та реєстрації документів секретар розподіляє їх за призначенням.
5 Документи, які підлягають розгляду керівником разом з підібраними до них матеріалами, вкладають у папку з написом “НА РОЗГЛЯД”, де повинна бути проставлена дата подання документа на розгляд.
6 Документи, що залишилися після розгляду секретарем, доставляють в підрозділи та виконавцям.