Методические указания к изучению темы. Семинар посвящен изучению реквизитов управленческой документации и правилам их оформления в соответствии с ГОСТ Р 6
Семинар посвящен изучению реквизитов управленческой документации и правилам их оформления в соответствии с ГОСТ Р 6. 30-2003.
При изучении данной темы студенты должны усвоить:
- правила написания, оформления и месторасположения каждого реквизита на документах;
- виды бланков документов.
Практическая часть занятия посвящена критической оценке различных реквизитов на реальных документах.
Документы состоят из отдельных элементов - реквизитов(от лат. requisitum – требуемое, необходимое).
Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 т. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов (расположение их показано на схемах в прил. 2 и 3).
При подготовке управленческих документов используются следующий максимальный состав реквизитов:
01 – государственный герб Российской Федерации
02 – герб субъекта Российской Федерации
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации – автора документа
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 – код формы документа
08 – наименование организации – автора документа
09 – справочные данные об организации – авторе документа
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 – место составления (издания) документа
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 – резолюция
18 – заголовок к тексту
19 – отметка о контроле
20 – текст документа
21 – отметка о наличии приложения
22 – подпись
23 – гриф согласования документа
24 – виды согласования документа (визы)
25 – оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнителе
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 – отметка о поступлении документа в организацию
30 – идентификатор электронной копии документа
Контрольные вопросы
1. Назовите все реквизиты служебных документов согласно Гост Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
2. Что может быть включено в состав справочных данных организации?
3. Каковы общие требования к оформлению текста документа и порядок использования языков в официальном делопроизводстве России?
4. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Отметка о наличие приложения»?
5. Опишите варианты утверждения документа и требования к оформлению соответствующего реквизита.
6. Как оформить реквизит «Заголовок к тексту»?
7. Что представляет собой регистрационный номер документа, и каков порядок его оформления?
8. Назовите требования к постановке печати на документах.
9. Какой размер полей должны иметь документы?
10. Какие изменения и дополнения внесены в ГОСТ 6.30–2003 по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97?
Задания
Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.
Задание 1.
Адрес Наименование организации
Номер телефона
Главе администрации
Ф.И.О.
Уважаемый__________________________________
ООО «Вымпел» просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности предприятия и оказать содействие в решение вопросов, затрудняющих его деятельность.
Заранее благодарны за оказанную помощь,
по поручению дирекции ООО «Вымпел»,
генеральный директор Круглов С.
Приложения:
1. Бизнес-план ООО «Вымпел», количество листов.
2. Заявление ООО«Вымпел» в Министерство экономики и финансов Омской области о выделении квоты на экспорт на 2009 г.
Задание 2.
Герб
Наименование организации
Директору ОАО «Русь»
Иванову В.А.
копия: главе администра
цииК.К. Петрову
копия начальнику ГНИ
Центрального района
Антонову
Текст
Генеральный директор Подпись (А. Волков)
Печать
Задание 3.
Наименование организации
Адрес
Брагину Н.В.
Директору предприятия
--------№--------
Текст
Генеральный директор
ОАО
Г.И. Петров
Приложений нет.
Задание 4.Тест
1. Как называется реквизит № 22?
а) отметка о контроле
б) гриф согласования документа
в) реквизит – подпись
2. Какой реквизит помещается на бланке в соответствии с правовыми актами субъектов РФ?
а) государственный герб РФ
б) герб субъекта РФ
в) код организации
3. Где проставляется гриф утверждения документа?
а) в правом верхнем углу
б) в правом нижнем углу
в) в левом верхнем углу
4. Заголовок к тексту представляет собой краткое содержание документа. На какие вопросы он должен отвечать?
а) О чем? Чего?
б) Когда? Кому?
в) Кто? Что?
5. Какой из адресатов письма отправленного частному лицу является правильным?
а) А. В. Ивановой б) Ивановой А. В.
ул. Дмитриева 13, кв.9 ул. Дмитриева 13, кв. 9 644099, г. Омск г. Омск, 644099
в) Ивановой А. В.
Ул. Дмитриева 13, кв.9
644099, Омск
6. Как называется реквизит под №10?
а) код формы документа
б) наименование организации
в) наименование вида документа
7. Где проставляется реквизит №11 -дата документа?
а) всегда слева
б) всегда с права
в) всегда в правом верхнем углу
8. Какой из вариантов грифа утверждения документа правильный?
а) УТВЕРЖДАЮ б) УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Луч» Директор ООО «Луч»
(подпись) И. О. Ф. (подпись) И. О. Ф.
26.02.2009
9.В каком виде ставится отметка о контроле:
а) «К»
б) КОНТРОЛЬ
в) штамп
г) любой из трех вариантов