Организационная структура системы менеджмента качества

Высшее руководство должно определить организационную структуру предприятия, распределить от­ветственность и полномочия работников с целью эффективного и результатив­ного внедрения системы ме­неджмента качества.

Организационная структура – это распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками

Официально оформленная организационная структура часто содержится в руководстве по качеству.

Всех работников следует наделить полномочиями и ответст­венностью, которые помогают им в достижении целей в облас­ти качества. Такое распределение полномочий и ответственности помогает вовлечению работников всей организации и принятию ими обязательств в области качества.

Ответственность (обязанности) и полномочия обра­зуют юридическую основу административного руководства качеством. Под полномочиями понимается базирующееся на нор­мативном акте право, позволяющее должностному лицу отда­вать распоряжения и выполнять определенные действия. До­кументами, в которых отражаются ответственность и полномо­чия в области качества, являются: организационная структура предприятия, Руководство по качеству, положения о подраз­делениях, должностные инструкции, процедуры. Кроме того, ответственность и полномочия в области качества могут быть отражены в матрице ответственности, известной в управлен­ческой практике также под названиями «матрица компетентно­сти», «матрица распределения», «организационная карта» и др.

Матрица ответственности строится в форме таблицы, в пер­вой графе которой указывается код функции или задачи (ра­боты), во второй - ее полное наименование, а в последующих графах, соответствующих числу должностных лиц предприя­тия, участвующих в выполнении данной функции (задачи, ра­боты), с помощью условных обозначений представлен характер участия каждого должностного лица в совместной работе. Таблица 5.1 содержит фрагмент матрицы ответственности, использу­ющейся на одном из машиностроительных предприятий.

С этой целью применяется матрица ответственности, которая отражает ответственность и полномочия в области качества различных подразделений и должностных лиц предприятия. Она может быть представлена в форме таблицы, в пер­вой графе которой указывается код функции, во второй – ее полное наименование, а в последующих графах, соответствующих числу должностных лиц предприя­тия, участвующих в выполнении данной функции, с помощью условных обозначений представлен характер участия каждого должностного лица в совместной работе (таблица 5.1) [ 8, 9 ].

Таблица 5.1 – Пример матрицы ответственности системы качества

№ п.п. Функции системы качества Должностные лица
Ген. Директор Директор по качеству Технический директор Директор по производству Директор по персоналу Директор по маркетингу Начальник от­дела качества Гл. технолог …
Формирование и проведение политики в области качества Р О И И И К К И  
Разработка и совершенствование системы качества Р О И   И   К    
Документирование системы качества   Р   И     О    
Внутренний аудит качества И Р И И И И О И  
… …                  
    Условные обозначения:                  
Р – руководство деятельностью, принятие решений по функции, ответственность за конечные результаты;
О – организация исполнения, обобщение результатов, подготовка и обоснование проектов решений;
К – консультирование при подготовке решений;
И – получение информации о принятых решениях, реализация решений (в своей сфере).

В отличие от должностной инструкции, содержащей описа­ние одной должности и отражающей главным образом «верти­кальные» отношения, матрица ответственности позволяет в четкой, лаконичной и наглядной форме представить отношения между несколькими должностными лицами как участниками интегри­рованной системы, исключить случаи дублирования функций в области качества, а также ускорить при­нятие управленческих решений и повысить ответственность за их результаты. Матрица ответственности позволяет оценить представлен­ную в ней информацию как в горизонтальном направлении, что позволяет выявить всех участ­ников конкретной деятельности и оценить сбалансированность и рациональность распределения между ними ответственности и полномочий, так и в верти­кальном направлениях, что дает возможность определить объем и характер дея­тельности конкретного должностного лица во всей деятельности. На основе анализа матрицы ответственности уточняются обя­занности, полномочия и взаимодействие руководителей и специ­алистов предприятия в области качества, которые закрепляют­ся в должностных инструкциях и положениях о подразделениях.

Высшее руководство должно назначить представителя руководства и наделить его полномочиями управлять, контро­лировать, оценивать и координировать процессы системы менедж­мента качества. Цель такого назначения - содействие эффективной и результативной работе системы менеджмента качества. Представитель должен докладывать высшему руково­дству и поддерживать связи с потребителями и другими заинтересо­ванными сторонами по вопросам, относящимся к системе менедж­мента качества.