Обработка на входящем этапе
Поступившие в ОПС мешки с отправлениями письменной корреспонденции вскрываются. После вскрытия мешков находящиеся в них постпакеты и почтовые отправления сверяются с записями в карте отправки ф.ПС16 (в автоматизированных объектах почтовой связи вложение мешка сканируется).
Заказные письма, выявленные из числа простой письменной корреспонденции, дописываются поименно в карту отправки ф.ПС16 на поступившую почту.
В отделениях почтовой связи штемпелюются заказные отправления письменной корреспонденции, а также засланные и замедленные простые отправления письменной корреспонденции.
На отправлениях письменной корреспонденции, на которых невозможно четко проставить оттиск календарного штемпеля, дата поступления указывается от руки.
На оборотной стороне отправлений письменной корреспонденции, поступившей в поврежденном виде, делается отметка следующего содержания: «Поступило в ОПС Лесное в поврежденном виде. Начальник отделения почтовой связи (оператор доставки) Петрова».
Корреспонденция сортируется по доставочным участкам, «до востребования», по абонементным почтовым ящикам и другим выделенным рабочим местам.
Заказные отправления письменной корреспонденции, заказные и электронные уведомления ф.ПС119 поименно записываются контролирующим лицом на оборотной стороны расписки ф.ПС55 в электронном виде, которая ведется ежедневно по каждому доставочному участку. На лицевой стороне расписки ф. ПС55 цифрами указывается количество принятых почтовых отправлений.
При поименной записи заказных почтовых отправлений с особыми отметками в расписке ф. ПС 55 дополнительно указываются особые отметки «Увед.» и каким именно, «В/лич.», «Судеб» и др.
При поступлении возвращенных или досланных заказных отправлений, пишутся соответственно буквы «В» или «Д».
При вручении заказных отправлений письменной корреспонденции юридическому лицу разрешается выдавать их под расписку в (карте отправки ф.ПС16), в котором указываются номера почтовых отправлений, место их подачи, особые отметки. В конце карты отправки ф.ПС16 подводится итог всех отправлений и проставляется подпись работника отделения почтовой связи. Карта отправки ф.ПС16 составляется в двух экземплярах в том случае, если доставка почтовых отправлений осуществляется по системе ГСП и данный порядок доставки согласован с юридическим лицом. При выдаче почтовых отправлений в ОПС карта отправки ф.ПС16 составляется в одном экземпляре. На оборотной стороне расписки ф.ПС55 указывается «(карте отправки ф.ПС16) 10 заказных писем». При вручении заказных почтовых отправлений (карте отправки ф.Пс16) юридическое лицо указывает прописью количество полученных отправлений и расписывается в их получении. Нумерация карт отправки ф.ПС16 ведется в течение месяца.
На заказные отправления, подлежащие выдаче физическим лицам, выписываются извещение ф.ПС22\з в котором, указывается адрес и наименование получателя, вид отправления, его номер, место подачи. На каждом извещении проставляется оттиск календарного штемпеля, указывается адрес и режим работы ОПС 123. Простые отправления, кроме правительственных, выдаются почтальонам в доставку без приписки в расписку ф.ПС55.
Регистрируемые почтовые отправления письменной корреспонденции, поступившие с уведомлением о получении выдаются почтальонам в доставку вместе с уведомлением ф.ПС119. Извещения ф.ПС22\з формируются автоматизированным путем, номер извещения переносится на оболочку почтового отправления.
Заказные отправления письменной корреспонденции, адресованные «До востребования», на абонементный почтовый ящик, передаются на соответствующее рабочее место ОПС вместе с извещениями ф.ПС22\з с припиской к карте отправки ф.ПС16 под роспись. Простые отправления письменной корреспонденции, простые уведомления, а также извещения ф.ПС22\з на регистрируемые почтовые отправления с адресом «До востребования», абонементный почтовый ящик, рассортировываются и раскладываются по алфавиту картотеки «До востребования» и по абонементным почтовый ящикам, а отправления письменной корреспонденции (заказные и с объявленной ценностью) помещают на ответственное хранение в кладовую. Хранятся обеспеченным порядком.
К картотеке «До востребования» допускается только работник, который выдает отправления письменной корреспонденции, и контролирующие лица отделения почтовой связи. В нерабочее время картотека с отправлениями письменной корреспонденции «До востребования» хранится обеспеченным порядком.
Отправления письменной корреспонденции «1 класс» опускаются в абонентские почтовые шкафы в день поступления в отделение почтовой связи.
В отделениях почтовой связи для получения адресатами почтовых отправлений (извещений) могут устанавливаться абонементные почтовые ящики.
По возвращении из доставки почтальон сдает извещения на врученные почтовые отправления и возвращает неврученные почтовые отправления со справкой ф.ПС20, а также уведомления с расписками получателей о получении почтовых отправлений.
Лица, контролирующие работу почтальонов, обязаны:
а) проверить исправность оболочек и печатей (лент, пломб, наклеек) не врученных отправлений и, при необходимости, вес;
б) проверить полноту и правильность оформления извещений ф.ПС22 на врученные почтовые отправления;
в) проверить наличие справок ф.ПС20 на неврученные почтовые отправления с указанием причины их невручения;
г) получить простые и заказные почтовые отправления, принятые почтальоном на доставочном участке и(или) вынутые из почтовых ящиков;
д.) проверить правильность оформления уведомлений ф.ПС119 о получении почтовых отправлений;
е) в ф.ПС55 указать номера не доставленных почтовых отправлений и сделать отметку о приеме отчета.
1.3Изучения технологии приёма, обработки исходящей письменной корреспонденции с объявленной ценностью
В отправлениях письменной корреспонденции с объявленной ценностью принимаются к пересылке вложения, перечисленные в пунктах 44, 46 главы 7 Предметы и вещества, разрешенные к пересылке во внутренних почтовых отправлениях, Правил оказания услуг почтовой связи.
В объектах почтовой связи, где прием отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью и их дальнейшая обработка осуществляется в разных помещениях и на разных рабочих местах, почтовые отправления передаются на рабочее место отправки почты под расписку в карте отправки ф.ПС16, составляемой в двух экземплярах.
Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью по желанию отправителя могут приниматься в открытом виде с описью вложения ф.ПС107
Опись составляется отправителем в двух экземплярах с указанием полного адреса и наименования получателя, наименования и количества предметов, объявленной ценности каждого предмета и общей объявленной ценности пересылаемого вложения, которая подтверждается подписью отправителя. По желанию отправителя объявленная ценность предметов в описи, следуемой с почтовым отправлением, может не указываться.
При приеме отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью с описью вложения работник отделения почтовой связи сверяет фактическое вложение с данными, указанными отправителем в описи, и проверяет итоговую сумму оценки, расписывается и проставляет оттиск календарного штемпеля на двух экземплярах описи. Первый экземпляр оформленной описи вкладывается в письмо (мелкий пакет) с объявленной ценностью, второй экземпляр выдается отправителю.
Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, подаваемые в открытом виде, в присутствии отправителя упаковываются, оклеиваются и (или) запечатываются именным скотчем таким образом, чтобы была обеспечена сохранность пересылаемого вложения.
При использовании для упаковки письменной корреспонденции с объявленной ценностью самоклеющихся конвертов, изготовленных из бумагоподобных материалов, на клапанах которых нанесен оттиск «Почта Беларуси» опечатывание именным скотчем не требуется.
Мелкие пакеты с объявленной ценностью в бумажной упаковке, отправляемые физическими лицами, оклеиваются бумажной лентой шириной не менее 5 см с воспроизведением на ней типографским способом. Место соединения ленты плотно заклеивается адресным ярлыком, заполненным отправителем, и оформленным работником объекта почтовой связи.
После упаковки отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью взвешивается, тарифицируется и оформляется следующим образом: на адресном ярлыке проставляется вес, сумма платы за пересылку, наклеивается стикер штрихкода(VV), ставится оттиск календарного штемпеля.
При приеме отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью с уведомлением о получении, с оплаченной доставкой, пересылаемых в разряде «Правительственное», с отметками «Осторожно», «Вручить лично», «С путевками», «С билетами», «С документами», в строке «Особое назначение» квитанции ф.1 или СКС и на почтовом отправлении делается соответствующая отметка.
При приеме мелкого пакета с объявленной ценностью с вложением хрупких предметов на него наклеивается ярлык с надписью «Осторожно».
Если адресные данные написаны непосредственно на мелком пакете, то оттиск календарного штемпеля ставится на чистом листе бумаги, аккуратно вырезается и наклеивается в установленном месте, либо дата указывается от руки.
С отправителя взимается установленная плата за оказанные услуги и выдается квитанция СКС или квитанция ф.1.
Если отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью подается в маркированном конверте, то в квитанции СКС или квитанции ф.1 указывается сумма, оплаченная марками, которая учитывается в счет оплаты.
Принятые в объектах почтовой связи отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью проверяются контролирующим лицом, которое обязано осмотреть их наружное состояние и правильность оформления.
Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью пересылаются в страховых мешках, за исключением мелких пакетов с отметкой «Осторожно», которые приписываются к общей карте отправки ф.ПС16
Перед заделкой в страховые мешки отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью приписываются карте отправки ф.ПС16, которая составляется в двух экземплярах(Один экземпляр карты отправки ф.ПС16 вместе с отправлениями письменной корреспонденции с объявленной ценностью вкладывается в страховой мешок, а второй остаётся в ОПС места приёма.). В карте отправки ф.ПС16 указывается подавательский номер отправления со стикера штрихкода, место назначения сумма объявленной ценности и особые отметки (если таковые имеются). .Если отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью принято с наложенным платежом, то в карте отправки ф.ПС16 указывается сумма наложенного платежа. В карте отправки ф.ПС16 подводятся итоги, количество принятых отправлений указывается прописью. Карта отправки ф.ПС16 подписывается работником, осуществившим заделку мешка
Страховые мешки с отправлениями письменной корреспонденции с объявленной ценностью заделываются следующим порядком: верхняя часть мешка туго свертывается и охватывается двойным оборотом льняного шпагата, под который предварительно подкладывается оформленный адресный ярлык ф.ПС18. Концы шпагата перекрещиваются и один конец пропускается под оба оборота шпагата, после чего он туго затягивается и завязывается двойным узлом. Перевязь делается с таким расчетом, чтобы вложение мешка не перемещалось. Мешок опломбируется или оклеивается этикеткой несанкционированного вскрытия. Оттиск печати (пломба) размещается в непосредственной близости от узла. Ярлык ф.ПС18 подписывается тем же работником, который осуществлял составление накладной ф.16 (карты отправки ф.ПС16).