Подготовительная работа к завершению учетного цикла

Цикл учетной работы охватывает очередной месяц с 1 по 28 (29,30,31) число. Все учетные документы за отчетный месяц должны быть оформлены и сданы в бухгалтерию.

Иногда приемка документов завершается за 2-3 дня до окончания месяца, чтобы бухгалтера успели сделать все расчеты.

Так бухгалтера материального отдела должны своевременно затребовать у материально ответственных лиц приходные и расходные документы, проконтролировать остатки по сырью и материалам в карточках складского учета по состоянию на конец месяца.

Там, где ежемесячно проводится инвентаризация незавершенного производства, должны быть вовремя сданы в бухгалтерию инвентаризационные описи для таксировки количества незавершенной продукции и получения ее стоимостной оценки. Следует выявить брак, определить его стоимость и затраты по исправлению. Кассир должен заполнить и сдать кассовый отчет, финансист – получить в банке последние выписки из расчетного счета и другое.

Особенно тщательно идет подготовка по завершению учетного цикла в конце года. Предприятие за квартал начинает проводить проверку всех средств и расчетов с тем, чтобы убедиться в реальности тех показателей, которые вносятся в баланс и другие формы отчетности.

Данные бухгалтерского учета иногда расходятся с действительностью по следующим причинам:

1. Естественные причины – изменение веса или качества вследствие брожения, отстоя, температуры, влажности воздуха, порчи грызунами, насекомыми, микробами. Это называют: привес, усушка, распыление, раструска и т. п.

2. Неточности при приеме или отпуске средств – промеры, просчеты, провесы, замена одного сорта на другой (пересортица).

3. Ошибки в учете – описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных.

4. Хищения (обвесы, обмеры, обсчеты).

Все эти расхождения выявляются периодическими проверками путем специальных переписей, которые называются инвентаризациями.

Инвентаризация – это способ бухгалтерского учета, служащий для обеспечения соответствия учетных данных о средствах хозяйства их фактическому наличию.

Она подразделяется на 2 вида:

1. Полная инвентаризация - охватывает все без исключения средства хозяйства по состоянию на 1 января, перед составлением годового отчета. Здесь имеются следующие ограничения:

а) основные средства инвентаризуются не ранее 1 ноября;

б) капитальные работы – не ранее 1 декабря;

в) сырье, материалы, готовая продукция, незавершенное производство – не ранее 1 октября.

2. Частичная инвентаризация – охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, проводится помимо полной инвентаризации несколько раз в году:

· расчеты с финансовыми органами по платежам в бюджет – 1 раз в квартал;

· расчеты с дебиторами и кредиторами – не реже 2 раз в год;

· расчеты с банками – по мере получения выписок;

· денежные средства, ценности и документы строгой отчетности (бланки трудовых, квитанционные книжки и т. п.) – не менее 1 раза в месяц.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на:

а) плановые – осуществляются в заранее намеченные сроки исходя из целесообразности;

б) внезапные – проводятся по распоряжению руководителей предприятий, а также следственных и контрольных органов.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порче имущества;

· в случаях стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

· при ликвидации или реорганизации предприятия;

· в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.