Текст 4 Писем-запросов: Типы и Контексты
Существует два вида писем-запросов: запрошенных и нежелательных.
Вы пишете : запрошенная письмо-запрос, когда организация или агентство рекламирует свою продукцию или услуги. Например, если производитель программного обеспечения объявляет о некоторых новых пакеты, которые он разработал, а вы не можете проверить его локально, написать письмо о том, что производитель задает конкретные вопросы. Если вы не можете найти информацию по технической тематике, запрос, письмо компании участвуют в этой теме может поставить вас на правильный путь. В том, что компания может предоставить гораздо больше помощи, чем вы ожидали (конечно, при условии, что вы написать хорошее письмо-запрос).
Ваше письмо-запрос является нежелательным, если получатель не сделал ничего, чтобы было письмо запрос. Например, если вы читаете статью эксперта, вы можете иметь дополнительные вопросы или вы хотите получить больше информации. То ищешь помощи у этих людей, в несколько иной форме написания письма. В качестве меры и руководящими принципами для обоих типов писем-запросов, вы должны построить нежелательные типы более тщательно, поскольку получатели нежелательных писем с запросами обычно не готово обрабатывать такие запросы.
В начале письма, определить цель - получить помощь или информацию (если это запрос письмо, информация о рекламируемом товаре, услуге или программе).
В неофициальном письме, определите, кто вы, чем занимаетесь, и почему вам нужна запрашиваемая информация, и как вы узнали об личности. В неофициальном письме также укажите источник, который побудил ваш запрос, например, журнальная реклама.
В письме, список вопросов или информации, необходим в четком, конкретном и удобном для чтения формате. Если у вас есть целый ряд вопросов, рассмотрите возможность составить анкету, в том числе и маркированный конверт с обратным адресом.
В неофициальном письме, попробовать найти какой-то способ, чтобы компенсировать получателю неприятности, например, предлагая оплатить копирование и почтовые расходы, чтобы принять Звонок за счет собеседника", признать получателя в отчет, либо отправить его или ее копию вашего отчета. В нежелательном письме, рекомендуем отправить получателю брошюры или каталоги.
В заключение нежелательных письмо, выразить благодарность за любую помощь, которую получатель может обеспечить вас, признаете неудобства вашему запросу, но не благодарит адресата "заранее." В неофициальном письме, тактично предложить получателю принесет пользу, помогая вам (например, через будущих покупок у компании получателя).
Текст5Complaint Letters
A complaint letter requests some sort of compensation for defective or damaged merchandise or for inadequate or delayed services. While many complaints can be made in person, some circumstances require formal business letters. The complaint may be so complex that a phone call may not effectively resolve the problem; or the writer may prefer the permanence, formality, and seriousness of a business letter. The essential rule in writing a complaint letter is to maintain your poise and diplomacy, no matter how justified your gripe is. Avoid making the recipient an adversary.
- In the letter, identify early the reason you are writing — to register a complaint and to ask for some kind of compensation. Avoid leaping into the details of the problem in the first sentence.
- State exactly what compensation you desire, either before or after the discussion of the problem or the reasons for granting the compensation. (It may be more tactful and less antagonizing to delay this statement in some cases).
- Provide a fully detailed narrative or description of the problem. This is the "evidence."
- Explain why your request should be granted. Presenting the evidence is not enough: state the reasons why this evidence indicates your requested should be granted.
Suggest why it is in the recipient's best interest to grant your request: appeal to the recipient's sense of fairness, desire for continued business, but don't threaten. Find some way to view the problem as an honest mistake. Don't imply that the recipient deliberately committed the error or that the company has no concern for the customer. Toward the end of the letter, express confidence that the recipient will grant your request.
Текст 5 Письма С Жалобами
Письмо-жалоба просит какую-то компенсацию за неисправные или поврежденные товары или за ненадлежащее или задержки услуг. В то время как многие жалобы могут быть сделаны лично, некоторые обстоятельства требуют формальных деловых писем. Жалоба может быть настолько сложной, что телефонный Звонок не может эффективно решить проблему или писатель может предпочитает постоянство, формализации и серьезности делового письма. Существенное правило, в письменной форме жалобы письма является то, чтобы поддерживать вашу уверенность в себе и дипломатии, неважно, насколько обоснованы ваши претензии. Избегайте делать получателя противником.
• В письме, выявления ранних причина того, что вы пишете - зарегистрировать жалобу и требовать какую-то компенсацию. Избегайте переходящие в подробности о проблемах в первом предложении.
• Уточните, какую компенсацию вы желаете, либо до или после обсуждения проблемы или причины предоставления компенсации. (Это может быть более тактичным и меньше конфликтов отложить в заявление в некоторых случаях).
• Обеспечить полностью подробный рассказ или описание проблемы. Это "доказательство".
• Объясните, почему ваш запрос должен быть предоставлен. Представление фактических данных недостаточно: указать причины, по которым эти доказательства, показывает, ваша просьба должна быть удовлетворена.
Предложить почему в этом заинтересован адресат в том, чтобы предоставить вашему запросу: обращение получателя чувство справедливости, стремление к продолжению бизнес, но не угрозу. Найти какой-нибудь способ, чтобы посмотреть на проблему как добросовестное заблуждение. Не подразумевает, что получатель умышленно совершил ошибки, или что компания не имеет никакого отношения к клиенту. К концу письма, выражают уверенность в том, что получатель сможет удовлетворить вашу просьбу.