Работа с версиями документов

У каждого документа имеется хотя бы одна версия, и количество версий не ограничено. Версия документа не является самостоятельным объектом системы, поэтому на все версии документа переносятся свойства самого документа: права доступа, тип документа.

Нельзя настроить для отдельной версии свои права доступа или создать ссылку на версию. Возможно одновременное редактирование разных версий одного и того же документа.

Создание новой версии

Версия документа создается в том случае, если текст документа необходимо исправить, но при этом желательно сохранить и текущий вариант документа. Например, разработали проект договора с поставщиком. После согласования всеми сторонами возникли замечания, и текст договора необходимо исправить. Для этого создается вторая версия электронного документа с пометкой «С учетом замечаний партнеров», куда заносится измененный текст договора. Обе версии документа доступны для дальнейшей работы. Версия окончательного варианта подписывается ЭЦП, и тем самым защищается от изменений.

Создание версии:

• главное меню Действие/Создать версию',

• контекстное меню Создать версию.

Получение информации о версиях

Получить информацию о документе по каждой его версии можно в окне «Состояние документа».

Состояние документа

В окне состояния электронного документа содержатся сведения о документе и о версиях документа: количество и состояние версий, подписанность каждой версии, размер версии, автора версии.

В окне можно выполнить следующие действия:

• изменить состояние версии документа;

• подписать версию;

• получить информацию о подписях;

• изменить примечание к версии;

• удалить версию документа;

• сделать версию скрытой;

• изменить вид документа;

• изменить тип карточки документа;

• изменить стадию жизненного цикла документа.

Чтобы открыть окно состояния электронного документа, необходимо выделить ссылку на документ и воспользоваться одним из способов:

• выбрать в главном меню пункт Файл/Состояние документа;

• в контекстном меню выбрать пункт Состояние документа;

• нажать клавиши <Alt> + <Enter>;

• нажать кнопку *М на панели инструментов.

Действия с версиями документа

В окне «Состояние документа» возможно выполнение определенных действий с версиями документа.

1. Изменение примечания к версии документа, для этого нужно выделить требуемую версию и выбрать пункт меню Файл/Изменить примечание, нажать на панели инструментов &-~ или выбрать в контекстном меню пункт Изменить примечание.

2. Подписание версии электронного документа, для этого нужно выделить требуемую версию и выбрать пункт меню Подпись/Подписать, на панели инструментов нажать кнопку или в контекстном меню выбрать пункт Подписать.

3. Получение информации о подписях, для этого нужно выделить требуемую версию и выбрать пункт меню Подпись/Информация о подписях, нажать на панели инструментов кнопку или выбрать в контекстном меню пункт Информация о подписях. В результате на экране появится окно, содержащее информацию о подписях выделенной версии документа.

4. Удаление версии электронного документа, для этого необходимо выделить версию, которую нужно удалить и воспользоваться одним из способов:

• в главном меню выбрать пункт Фат/Удалить',

• в контекстном меню выбрать пункт Удалить',

• нажать клавиши <Ctrl>+<Del> или <Del>.

Чтобы удалить версию, необходимо наличие полных прав на данный документ.

5. Установка или снятие отметки скрытой версии, для этого необходимо в строке с требуемой версией установить или снять флажок в поле Скрытая. Скрытая версия видна только тем пользователям, у которых есть права хотя бы на изменение документа.

6. Изменение состояния версии, для этого нужно выделить версию и выбрать в меню Файл один из пунктов: В разработке, Действующая или Устаревшая, на панели инструментов нажать одну из кнопок или или в контекстном меню выбрать один из пунктов: В разработке, Действующая или Устаревшая.

Примечание. Количество действующих версий (одна или несколько) определяется в зависимости от вида документа и указывается в справочнике Виды электронных документов.

Жизненный цикл документа

С течением времени состояние документов изменяется. Практически для всех документов можно выделить несколько основных стадий жизненных циклов:

1. Сначала идет подготовка проекта документа, т. е. документ разрабатывается.

2. Далее документ согласовывается и утверждается.

3. Затем документ вступает в силу и непосредственно используется в работе.

4. По истечении срока действия документа или в случае появления нового документа, предназначенного для тех же целей, документ устаревает.

Для жизненного цикла может быть настроено различное количество стадий жизненного цикла, возможности перехода от одной стадии к другой и отображение наименования документа в списке в зависимости от стадии жизненного цикла, на которой находится данный электронный документ. Данные настройки производятся администратором системы.

В зависимости от стадии жизненного цикла наименование электронного документа в проводнике системы и в других списках может отображаться различным шрифтом (курсивом, прямым или зачеркнутым) и различным цветом: черным, зеленым, красным, голубым, оранжевым или лиловым.

Стадии жизненного цикла документа

Количество и наименование стадий жизненного цикла определяется видом жизненного цикла электронного документа, который настраивается администратором системы. Если настроена возможность ручного изменения стадии жизненного цикла, то это возможно сделать в поле *Стадия жизненного цикла окна «Состояние документа».

Схему жизненного цикла электронного документа и возможности перехода от одной стадии жизненного цикла к другой можно посмотреть в окне «Состояние документа» одним из следующих способов:

• выбрать пункт главного меню Файл/Схема',

• нажать кнопку на панели инструментов.

⇐ Назад

Далее ⇒