Организация справочно-кодификационной работы в органах ПФР
В работе органов ПФР важное значение имеет правильное применение действующего законодательства, что требует его всестороннего и глубокого знания работниками Фонда. Поскольку удержать в памяти многочисленные нормативные акты практически невозможно, необходимо обеспечить надлежащий учет, систематизацию и хранение материалов с тем, чтобы в ходе работы быстро найти конкретную норму закона и дать правильный, исчерпывающий ответ на любой правовой вопрос. Большую помощь в этом оказывает справочно-кодификационная работа.
Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 3.03.1989 г. № 42 «О справочно-кодификационной работе по законодательству о соцобеспечении в органах соцобеспечения» определены основные формы кодификации, обязательные для ведения в органах ПФР: хронологические журналы регистрации нормативных актов, контрольные экземпляры нормативных актов, хронологические и тематические подшивки.
В хронологическом журнале регистрации нормативных актов регистрируются все документы, имеющие отношение к правовому и организационному обеспечению пенсиями, ИПУ и др. Журнал должен содержать следующие графы: дата издания документа, его номер, название, кем издан, куда подшит (номер тематической подшивки). Документы в журнале регистрируются в строго хронологическом порядке, в зависимости от даты издания документа. На титульном листе журнала указывается перечень тематических подшивок. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписью руководителя отдела и печатью.
В отделах органов ПФР ведутся контрольные экземпляры нормативных документов. На титульном листе делается надпись «контрольный экземпляр» и отмечается дата начала его ведения. Изменения и дополнения в официальный текст контрольных экземпляров вносят в полном объеме, аккуратно, со ссылкой на первоисточники. При этом зачеркивается старая редакция статьи закона или пункта положения, вносится новая редакция. В контрольный экземпляр, помимо изменений редакции официального текста, не следует приобщать разъяснения и инструктивно-методические материалы, которые должны храниться в тематических подшивках.
В отделах органов ПФР ведутся контрольные экземпляры:
ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ»;
ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в РФ»;
ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»;
ФЗ «О погребении и похоронном деле»;
ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и др.
Хронологические подшивки являются основной систематизацией. Документы в них подшиваются в строго хронологическом порядке в одну папку отдельно за каждый год.
Тематические подшивки ведутся по основным разделам законодательства. По желанию можно вести более углубленную тематику, по статьям закона, пунктам положения. Например, в органах ПФР в отделе назначения, перерасчета пенсий ведется следующий перечень подшивок:
по ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» (страховой стаж, размер пенсий, правила применения Списков № 1, 2 и др.);
по ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в РФ» (условия назначения пенсий, размеры пенсий, выплата пенсий и др.).
Документы в них подшиваются в хронологическом порядке в разные папки до отмены основного нормативного акта. Страницы подшивок нумеруются. При отсутствии достаточного количества экземпляров нормативного акта он подшивается в тематическую подшивку, а в хронологической подшивке делается ссылка на этот акт с указанием его даты, номера названия, а также дела, в котором он подшит.
Если какая-либо статья или пункт нормативного акта относятся одновременно к нескольким темам, то приобщать их следует к каждой из соответствующих тематических подшивок. Обязательные взаимные ссылки на наличие данной информации в том или ином разделе.
Отметки об изменениях, дополнениях и утративших силу документах в тематические подшивки вносятся со ссылкой на основание. Изменение нужно вносить внимательно, так как не всегда утрачивает силу весь прежний текст, а могут быть изменены или отменены только отдельные слова, предложения. В этом случае также следует зачеркнуть утратившее силу слово или предложение, но текст должен при этом прочитываться.
По возможности подшиваются и консультации из специальных изданий (журналы «Пенсия», «Социальное обеспечение», газета «Ваше право») или «Российской газеты».