Стандарт телефонного общения

⇐ Назад

Важным стандартом любого средства размещения является стандарт телефонного общения, поскольку телефонная связь для средства размещения является неотъемлемой частью процесса обслуживания гостей. Любой телефонный звонок, поступивший в любое подразделение средства размещения – это потенциальный клиент. Поскольку при разговоре по телефону отсутствует визуальным контакт, телефон становится тем средством связи, при котором возникает большая часть искажений и непонимания. Однако, соблюдая телефонный этикет, персонал средства размещения избежит возможного неправильного толкования, ошибок и в соединении. Стандарты телефонного этикета должны разрабатываться с учетом специфики каждого конкретного средства размещения. При этом существуют общепринятые правила ведения телефонной беседы в ситуации гостеприимства.

Один из вариантов телефонного этикета.

Первый этап – приветствие. Телефонную трубку необходимо снять до третьего – четвертого звонка.

Если сотрудник отвечает после первого звонка, у гостя может сложиться впечатление, что клиентов в этой гостинице немного и он – первый, кто позвонил за сегодняшний день. Если трубку снимут после четвертого звонка, гость может не дождаться и решить, что, либо гостиница сменила телефонный номер, либо его неправильно информировали о номере.

Подняв трубку, следует спокойно сделать вдох и четко представиться «Доброе утро/день/вечер/ночь. Гостиница/санаторий/пансионат «Х».

Далее все зависит от корпоративных стандартов. Как правило, в средствах размещения сотрудникам принято представляться по имени. Например, «Доброе утро/день/вечер/ночь. Гостиница/санаторий/пансионат «Х» Людмила». То, как сотрудник представляется, у гостя создается предварительное мнение о средстве размещения, об отношении к клиентам.

Если абонент не говорить по-русски, приветствие следует повторить на английском языке. Представляться сразу на двух языках – русском и английском – не следует. Продолжительное приветствие только раздражает гостя, если он звонит издалека.

Второй этап – осуществление соединения. Получив от гостя информацию о его потребностях, следует обязательно повторить ее и спросить, правильно ли вы его поняли. Если для выполнения просьбы гостя вам требуется время, чтобы уточнить запрашиваемую информацию, воспользуйтесь кнопкой для блокирования звука. Гость не должен слышать посторонние разговоры, а также информацию, которая для него не предназначена.

Если по интересующему гостя вопросу необходимо соединять с каким – либо отделом, всегда сообщайте, с кем хотите его соединить. Если требует соединение с представляем звонящего, вежливо поинтересуйтесь у гостя: «Как Вас представить?». Информацию обязательно записывайте в заранее приготовленном блокноте.

Третий этап – прощание. Первым закачивает разговор гость. Если гость уже проживает в средстве размещения, пожелайте ему «Приятного пребывания в нашей гостинице/санатории/пансионате!». Если абонент не проживает в гостинице/пансионате/санатории, прощание можно ограничить фразой «До свидания, всего доброго».

Сотруднику, отвечающему на телефонные звонки, необходимо в разговоре по телефону придерживаться общих правил ведения беседы:

улыбайтесь, когда отвечаете по телефону. Даже не видя вашу улыбку, человек, позвонивший в гостиницу/пансионат/санаторий, почувствует, что вы искренне интересуетесь его звонком и рады его слушать;
при разговоре постоянно контролируйте свои эмоции. Недопустимо перекладывать свое раздражение, усталость или плохое настроение на собеседника;
избегайте в беседе следующих фраз и выражений: «нет», невозможно», «я не должен», «вы должны». Эти слова легко заменить фразами: «лучше всего сделать так….», «думаю, стоит попробовать…», «вам следует…», «я постараюсь…», «я уточню эту информацию…» и так далее;
если гостю пришлось ждать вашего ответа какое – то время, обязательно извинитесь за ожидание, и поблагодарите гостя;
говорите четко, понятно и не очень быстро. Делайте паузы, сообщая собеседнику информацию. Сложные слова говорите в разбивку, проговаривая их по буквам.

Помните, телефонный этикет – это часть культуры предприятия, на котором вы работаете, это один из важнейших компонентов имиджа предприятия. Улучшение качества общения – залог успеха в конкурентной борьбе.

Один из вариантов стандарта содержания номерного фонда средства размещения.

Первое впечатление.

Дверной косяк не должен быть обшарпан ни снаружи, ни изнутри.
Дверь не должна быть потёрта, обшарпана ни снаружи, ни изнутри.
Дверь должна быть чистой с обеих сторон.
Табличка с номером комнаты должна быть чистая.
Все металлические части двери должны быть в хорошем состоянии.
Все металлические части двери должны быть чистыми.
Все части двери из металла должны быть наполированы.
Температура воздуха в номере должна быть комнатной.
Воздух в комнате не должен быть спёртым, в комнате не должно быть неприятных запахов.

Прихожая.

1. На дверной ручке изнутри должны находиться карточки «Не беспокоить» и «Требуется уборка». Карточки должны быть чистыми и в хорошем состоянии.

2. На внутренней стороне двери должен быть план эвакуации из гостиницы. Рамка должна быть чистой и в хорошем состоянии.

Полы.

Все ковровые покрытия на полу должны быть чистыми и хорошо пропылесосены.
На коврах не должно быть легко удаляемых пятен.
Для трудноудаляемых пятен необходимо использовать пятновыводители или вымыть ковёр дисковой машиной.
Ковровые покрытия у стен около плинтусов, вокруг, под мебелью и за мебелью должны быть чистыми и без катышков.
Ковёр под кроватью должен быть чистым.

Поверхности.

Все поверхности должны быть чистыми.
Ежедневная уборка номера должна включать обязательную уборку всех поверхностей как горизонтальных, так и вертикальных.
На поверхностях столов, полок и т. д. не должно быть волос.
Все горизонтальные поверхности не должны быть пыльными.
Все поверхности должны быть в хорошем состоянии.

Потолки.

Все вентиляционные отверстия, решётки должны быть чистыми и не пожелтевшими.

Потолок должен быть чистым и не повреждённым.
В углах и на потолке не должно быть паутины.

Стены.

Все стены должны быть чистыми.
На стенах не должно быть полос и пятен.
Плинтусы должны быть чистыми.
Радиаторы должны быть с исправными регуляторами и чистыми.

Окна.

Стёкла окон должны быть чистыми, без пятен с обеих сторон.
Все уплотнители стекла должны регулярно протираться влажной тряпкой.
Оконные подоконники должны протираться при ежедневной уборке номера.
Оконные рамы необходимо регулярно протирать.
Окно должно хорошо функционировать.

Стеклянные поверхности в комнате.

На стёклах картин не должно быть пятен и разводов.
Горничная должна быть внимательной и не должна протирать стёкла картин грязной тряпкой или салфеткой, содержащей химикат для полировки мебели.
На зеркалах не должно быть засохших пятен.
На зеркалах не должно быть отпечатков пальцев.
На зеркалах не должно быть разводов и полос.
На зеркалах не должно быть пыли.
Экран телевизора должен протираться ежедневно.

Картины.

Рамы картин должны быть без пятен.
Рамы картин должны быть в хорошем состоянии, чистыми, без сколов и царапин.
Стёкла картин должны быть без пыли, пятен и разводов.
Все картины должны специально крепиться к стене.
Все картины должны висеть ровно.

Шторы.

Все шторы должны быть в хорошем состоянии.
Шторы должны быть чистыми с обеих сторон.
Шторы должны легко открываться и закрываться.
Шторы на подгибе должны быть в хорошем состоянии.
Низ штор, сгибы в особенности, не должны быть грязными.

Мебель.

Отдельные предметы мебели (стол, стулья и т. д.) должны быть устойчивыми.
Обивка мебели должна быть чистой, не затёртой.
На обивке мебели не должно быть пятен.
На обивке мебели не должно быть дефектов.
В ящиках не должно быть волос, крошек, пыли, т. е. они должны быть чистыми.
Ящики столов и шкафов должны легко открываться и закрываться.
Корзины для мусора должны быть чистыми изнутри и снаружи.
В мусорных корзинах не должно быть мусора.
Мусорные корзины должны быть в хорошем состоянии (не обшарпаны, не согнуты и т. д.).
Пепельницы должны быть чистыми.
Спички возле пепельниц должны быть согласно утверждённому стандарту.
Спичечный коробок должен быть новым и неиспользованным.

Шкаф для одежды/гардероб.

Двери гардероба должны хорошо функционировать.
Двери гардероба должны быть чистыми, не обшарпанными, без пятен и царапин.
Стены, полки в шкафу должны быть чистыми, без пятен, полос и пыли.
Рейка для вешалок должна быть чистой, аккуратно укомплектованной вешалками согласно утверждённым стандартам.
Вешалки в гардеробе должны быть в хорошем состоянии и чистыми.

Мини-бар.

Все печатные материалы по мини-бару должны быть согласно утверждённому стандарту.
На поверхности и внутри мини-бара не должно быть крошек, пятен от пищи и спиртных напитков.
На мини-баре и внутри не должно быть волос, пыли.

Матрас..

Матрасы на кроватях не должны провисать.
Пружины матраса не должны выпирать.
Матрас не должен скрипеть.
На матрасе должен быть стикер, указывающий дату, когда последний раз матрас переворачивали.

Ванная комната

Первое впечатление.

Дверь и дверной косяк не должны быть обшарпаны.
Дверь и дверной косяк должны быть чистыми с обеих сторон.
Дверь должна быть в хорошем состоянии.
Металлические части двери должны быть в хорошем состоянии.
Металлические части дверей должны быть чистыми и наполированными.
В ванной не должно быть плохого запаха.
Все лампочки в ванной должны быть в рабочем состоянии.

Раковина.

Раковина должна быть чистой.
В раковине не должно быть волос.
Кран для воды, дренажное отверстие должны быть чистыми, металл отполирован.
Заглушка в раковине должна быть чистой, без волокон на нижней части, вода должна хорошо сливаться.
Силиконовое уплотнение швов на раковине не должно быть жёлтым или грязным.
Стаканы на столешнице должны быть:

· без сколов и трещин;

· без отпечатков пальцев;

· не должны содержать на дне никакого осадка;

· без разводов;

· без засохших капель.

Стаканы должны стоять на подстаканниках или быть накрыты специальными бумажными крышками.

Зеркала в ванной и туалете.

На зеркалах не должно быть засохших пятен.
На зеркалах не должно быть отпечатков пальцев.
На зеркалах не должно быть никаких полос, разводов, мутной плёнки.
На зеркалах не должно быть пыли.

Стены.

Все стены в ванной должны быть чистыми, без пятен и полос.
Кафельная плитка должна промываться от потолка до пола.

Туалет (унитаз).

Унитаз должен быть чистым.
На поверхности унитаза не должно быть волос.
Края унитаза должны быть чистыми.
Крышка унитаза должна быть чистой снаружи и изнутри.
Кнопка спуска воды и поверхность вокруг неё должны быть чистыми.
Кнопка спуска воды должна функционировать исправно.
Внешняя сторона унитаза должна быть чистой, без потёков.
Места крепления крышки и сидения унитаза должны быть чистыми.
Щётка для унитаза, а также контейнер для щётки должны быть чистыми.
Держатель туалетной бумаги должен быть в хорошем состоянии, металл должен быть наполирован.

Ванна.

Поверхность ванны должна быть чистой.
На краях и внутри ванны не должно быть волос, пятен, пыли.
Поверхность кранов должна быть чистой и наполированной.
Дренажное отверстие должно быть чистым, наполированным.
Дренаж должен исправно работать, т.е. вода должна хорошо уходить из ванны.
Лейка душа должна быть чистой, без солевых отложений.
Душ должен хорошо функционировать.
Шторка для душа должна быть свежей и чистой с обеих сторон.
Шторка должна быть в хорошем состоянии.
Все крючки на шторке должны присутствовать.
Полка для полотенец должна быть чистой, металл должен быть наполирован.
Металлическая рейка для шторки в ванну должна быть чистой, метал наполирован.

Стены в ванной.

Кафельная плитка у ванной должна быть чистой, без минеральных отложений (осадка).
На кафельной плитке не должно быть волос.
На стенах у ванны не должно быть засохшего мыла.
Силиконовое уплотнение у ванны не должно быть грязным или пожелтевшим.
Полочка для предметов индивидуальной гигиены должна быть чистой, наполированной.
Потолок в ванне должен быть чистым, без волос, без пятен, не пожелтевшим.
Вентиляция, расположенная на потолке, должна быть чистой и исправной.

Душевые кабины.

Душевая кабина должна быть чистой.
В душевой кабине не должно быть волос.
Дренажное отверстие должно быть чистым, отполированным и хорошо функционировать.
Стены в душевой кабине должны быть чистыми, без минеральных отложений.
Мыльница должна быть чистой, без следов мыла.
Потолок в душевой должен быть чистым, без пятен.
Все металлические части душа должны быть сухими, чистыми, отполированными и хорошо функционировать.

Полы в ванной.

На полу в ванной не должно быть волос.
На полу в ванной не должно быть пыли, крошек и т.д.
Пол в ванной при уборке должен обязательно протираться влажной тряпкой.
Силиконовое уплотнение унитаза на полу должно быть чистым, непотемневшим.
Мусорная корзина в ванной должна быть чистой, сухой.

Полотенца.

Все полотенца в ванной должны быть чистыми.
Полотенца должны быть аккуратно сложены.
Полотенца не должны быть жёсткими.
Количество полотенец должно быть чётко в соответствии с утверждёнными стандартами.

Гостевые принадлежности.

В ванной должно быть 2 рулона туалетной бумаги, концы которых должны быть сложены треугольником.
Бумажные косметические салфетки должны быть аккуратно заправлены в коробку (кончик наружной салфетки сложен треугольником).
Гостевые принадлежности (мыло, шампунь, гель и лосьон для тела) должны быть аккуратно уложены в корзинку в количестве, определённом утверждёнными стандартами.
Пользуемые гостевые принадлежности должны пополняться при ежедневной уборке.
Нижеследующее оборудование ванной должно быть чистым и хорошо функционировать:

· Фен.

· Косметическое зеркало для бритья и макияжа.

· Розетка для бритвы.

Полиграфия в номерах.

Информация для гостей.

Информация для гостей представлена в:

ü Папке гостя (guest directory).

ü В папке меню ресторанов.

Полиграфия в номере.

Папка гостя должна быть чистой с обеих сторон.
Все страницы и разделители папки должны быть без пятен, заломов.
Меню ресторана должно быть в хорошем состоянии, без пятен и пыли.
Все, карточки и т.д. должны быть в хорошем состоянии, без пятен, пыли, сколов.
Стикер на телефоне и бумажная информация у телефона должны быть презентабельными и в хорошем состоянии
Телевизионная программа должна быть презентабельная и соответствовать настроенным каналам телевизора.
Комплектация папки гостя письменными принадлежностями должна осуществляться согласно утверждённым стандартам.
Бумага, конверты и другая бумажная продукция должны быть безупречно чистыми, без заломов.

Техническое оборудование

Приборы и системы.

Регуляторы систем отопления, вентиляции, кондиционирования должны быть исправны и хорошо регулировать работу этих систем.
Вентиляционные решётки должны быть чистыми.
Все розетки, электрические разъёмы должны быть чистыми.

Телевизор.

Телевизор должен отчётливо принимать все каналы, указанные в TV программе.
Экран должен иметь нормальную цветовую насыщенность.
Пульт дистанционного управления должен быть чистым.

Телефон.

Телефон должен хорошо работать.
Громкость телефонного звонка должна быть достаточной для нормального восприятия гостем.
Телефонная трубка должна быть безупречно чистой.
Телефонный аппарат должен быть чистым, без пятен и пыли.
Телефонный шнур не должен быть скручен узлом. Шнур должен быть чистым.

Должностные инструкции

Общие рекомендации по разработке должностных инструкций

Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.

При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. Первое требует метода тщательного моделирования трудовых процессов исполнителей. Второе – глубокого анализа существующих трудовых отношений у конкретного работодателя. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.

Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов:

Подготовительный этап;
Разработка проекта должностной инструкции;
Согласование проекта должностной инструкции;
Утверждение должностной инструкции.

Непосредственной разработке должностных инструкций в каждом конкретном случае должна предшествовать определенная подготовительная работа. На первом этапе разработки должностных инструкций необходимо детально изучить все нормативно-правовые документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения организационно-правовых документов. А также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, для чего необходимо утвердить Положение о должностной инструкции.

Основные нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция:

Конституция РФ;
Трудовой кодекс РФ;
«Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта российской федерации»);
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);
«Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №367);
«Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298);
«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);
Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;
Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;
Постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;
Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.
Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.
Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления (например, Решение Омского городского Совета от 23 апреля 1997 года №324 «Об утверждении Положения о порядке назначения на должность и освобождения от нее руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений» указывает на обязанность руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений утверждать должностную инструкцию для работника, с которым он заключил трудовой договор).
Локальные нормативно-правовые акты работодателя:

ü Правила внутреннего трудового распорядка;

ü Коллективный договор (Положение о персонале и другое);

ü Штатное расписание;

ü Положения о структурном подразделении;

ü Приказы о разграничении полномочий между руководителями организации;

ü Положение о должностной инструкции.

Образец Положения о должностной инструкции.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ООО «_______________»

_____________/___________/

«__»___________2011 г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ООО «__________________________»

Наименование организации

1. Общие положения.

2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции.

3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.

4. Заключительные положения.

1. Общие положения

1.1. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

1.2. Должностные инструкции разрабатываются для реализации следующих целей:

рациональное разделение труда;
повышение эффективности управленческого труда;
создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
регламентация взаимоотношений работника и работодателя;
обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;
организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;
укрепление трудовой дисциплины в организации;
составления трудовых договоров;
разрешение трудовых споров.

1.3. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего трудового распорядка, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации и иными нормативно-правовыми актами.

1.4. Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.

1.5. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции

2.1. В должностной инструкции указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

2.2. Должностная инструкция состоит из разделов:

I. Общие положения.

II. Должностные обязанности.

III. Права.

IV. Ответственность.

2.3. В разделе I «Общие положения» указывают:

1) наименование должности;

2) требования, предъявляемые к образованию и стажу работы должностного лица, замещающего данную должность (квалификационные требования);

3) непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);

4) порядок назначения и освобождения от должности;

5) наличие и состав подчиненных;

6) порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо);

7) возможность совмещения должностей и функций;

8) нормативная база его деятельности (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и реализует свои полномочия).

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

2.4. Раздел II «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.

В разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими структурными подразделениями организации и должностными лицами исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий.

Кроме того, в разделе конкретизируют права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.

2.5. Раздел III «Должностные обязанности» содержит перечень основных функций должностного лица.

Кроме того, в этом разделе указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации.

2.6. В разделе IV «Ответственность» указывают меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ.

В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица.

2.7. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется в организации и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.

3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции

3.1. Должностная инструкция разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем структурного подразделения, либо лицом, уполномоченным на то руководителем структурного подразделения. Подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком.

3.2. Должностная инструкция должна быть составлена согласно Типовой формы должностной инструкции (приложение №1 к настоящему Положению) с обязательным соблюдением реквизитов, указанных в ней.

3.3. Должностная инструкция должна быть согласована с правовым отделом (юрисконсультом) организации.

При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

3.4 Должностную инструкцию утверждает руководитель организации.

3.5. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением.

3.6. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

3.7. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится путем издания приказа руководителя либо утверждения текста должностной инструкции в целом с учетом вносимых изменений и дополнений.

4. Заключительные положения

4.1. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Срок хранения должностной инструкции после замены новой - 3 года.

4.2. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают должностному лицу, работающему в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения.

Сотрудник расписывается на обеих ксерокопиях. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие отделы организации.

Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения его руководителем ООО «_______________».

Приложение №1

к Положению о должностной инструкции

ООО «_________________»

от « ___» ___________ 2011 г.

ТИПОВАЯ ФОРМА

ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ООО «__________________»

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

______________________________

(Наименование должности и структурного подразделения)

00.00.0000 г. №____

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ООО «____________»

_____________/___________/

«__»___________200_ г.

I. Общие положения.

II. Права.

III. Должностные обязанности.

IV. Ответственность.

Настоящая Инструкция разработана ___________________________________________________

Должность, наименование структурного подразделения

___________ /______________________/

подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

ООО «______________________»

___________ /______________________/

подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

С инструкцией ознакомлен

___________/__________________/

подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

Внесение изменений в должностные инструкции.

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, они должны быть динамичными, оперативно отражающими структурно-организационные, производственные и иные изменения. Поэтому особое внимание следует уделять их своевременному обновлению. Такой подход делает должностные инструкции актуальными документами, содержание которых соответствует условиям, задачам и потребностям управления.

Как часто надо менять текст должностной инструкции? В этом вопросе возможна крайность: некоторые кадровые работники, проявляя излишнее усердие, обновляют должностные инструкции ежегодно. Это не всегда оправдано. Внесение изменений в должностные инструкции необходимо, например, в следующих случаях:

⇐ Назад