VIII. Организация контроля и проверки исполнения
Документов и поручений
1. В министерстве контролю исполнения подлежат:
поручения министра к федеральным законам, указам, распоряжениям и поручениям Президента Российской Федерации, постановлениям, распоряжениям и поручениям Правительства Российской Федерации и иным документам федеральных органов государственной власти, поступающим в министерство с поручениями (распорядительными резолюциями) Губернатора Ростовской области из Правительства Ростовской области;
организационные планы по реализации посланий Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской федерации;
поручения планерных совещаний Губернатора Ростовской области;
решения коллегии министерства;
протоколы совещаний министерства под председательством министра или с его участием;
поручения министра по итогам приема граждан и распорядительные резолюции к их письменным обращениям;
распорядительные резолюции по рассмотрению и исполнению письменных обращений граждан, поступающих в министерство.
2. Контроль исполнения документов и поручений осуществляют должностные лица, на которых возложен контроль непосредственно в тексте документа или резолюциях по его исполнению, и отдел делопроизводства, писем и обращений.
Контроль исполнения документов включает в себя подготовку проектов поручений (резолюций), их утверждение и передачу на исполнение, организацию исполнения, контроль за ходом исполнения, информирование руководителей структурных подразделений министерства о состоянии исполнения документов, а также снятия исполненного документа с контроля.
3. Если организация исполнения возлагается на нескольких должностных лиц, то определение порядка работы, созыв и отчетность о реализации контрольного документа, а также ответственность за его своевременное и надлежащее исполнение возлагаются на должностное лицо, указанное первым (ответственный исполнитель), если не указано иное.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю необходимые материалы не позднее 7 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения. Ответственный исполнитель определяет порядок подготовки и согласования доклада (письма) об исполнении поручения.
В случае если срок исполнения поручения составляет 14 дней и менее, ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке.
4. Заместители министра, заместитель министра – начальник управления по труду и руководители структурных подразделений министерства являются ответственными за фактическое исполнение документов и поручений в установленные сроки и несут ответственность за неисполнение контролируемых документов в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
5. Сроки исполнения документов указываются в текстах документов или поручений (резолюций) руководителей.
5.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты регистрации в отделе делопроизводства, писем и обращений.
5.2. Документы, по которым сроки исполнения не указаны, исполняются в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документа.
5.3. Поручения с пометкой «Весьма срочно» исполняются в течение 3-х рабочих дней, «Срочно» - в течение 5 рабочих дней.
5.4. Если в ходе исполнения документа, поручения возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока направляет на имя руководителя, давшего поручение по исполнению документа, докладную записку с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.
Если в процессе исполнения документа, поручения выясняется объективная невозможность или нецелесообразность его исполнения, то ответственный исполнитель направляет докладную записку на имя руководителя, давшего поручение по исполнению документа, с указанием причин, препятствующих его исполнению и предложением о снятии его с контроля.
Документы, в которых срок исполнения устанавливает министр, продлеваются или снимаются с контроля только министром. Целесообразность изменения сроков или снятия с контроля необходимо обосновать.
5.5. В случае если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле.
Ответственный исполнитель в течение 3-х дней после истечения срока исполнения представляет объяснения о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения министра. Объяснения, представляемые министру, визируются заместителем министра в соответствии с распределением обязанностей.
При выполнении поручения позже установленного срока оно признается исполненным с нарушением срока.
5.6. Служебные проверки по фактам выявленных нарушений проводятся отделом по работе с персоналом с участием отдела делопроизводства, писем и обращений.
5.7. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
6. Порядок подготовки проектов поручений (резолюций), протоколов поручений.
6.1. Проекты поручений (резолюций) министра готовятся и передаются на исполнение соответствующим должностным лицам:
к федеральным законом, указам, распоряжениям и поручениям Президента Российской Федерации, постановлениям, распоряжениям и поручениям Правительства Российской Федерации и иным документам федеральных органов государственной власти, поступающим в министерство с поручениями (распорядительными резолюциями) Губернатора Ростовской области из Правительства Ростовской области по системе «Дело» - не позднее 3-х рабочих дней;
по итогам личного приема граждан – помощником министра или отделом делопроизводства, писем и обращений не позднее 2-х рабочих дней;
на критические материалы, в том числе открытые письма в средствах массовой информации – отделом делопроизводства, писем и обращений не позднее следующего рабочего дня от даты выхода материала.
Проекты поручений (резолюций) министра готовятся отделом делопроизводства, писем и обращений и пересылаются по системе «Дело» помощнику министра для дальнейшего утверждения.
6.2. Проекты протоколов поручений министра с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей готовятся и передаются на утверждение:
по итогам рабочих поездок – помощником министра, присутствовавшим на мероприятии, не позднее 2 рабочих дней с даты завершения мероприятия;
по планерным совещаниям министра – отделом организационно-аналитической работы не позднее следующего рабочего дня после планерного совещания министра;
по итогам проведения заседаний коллегии и совещаний министерства под председательством министра или с его участием – ответственным за подготовку и проведение заседания, совещания не позднее следующего рабочего дня от даты завершения мероприятия.
7. Контроль за ходом исполнения документов, поручений и нормативных правовых документов.
7.1. Отдел делопроизводства, писем и обращений анализирует доклады, отчеты о ходе исполнения контрольных документов, поручений, ведет учет отчетов по срокам в системе «Дело», а также осуществляет контроль за своевременным внесением исполнителями и соисполнителями поручений, отчета о ходе исполнения документов и поручений в систему «Дело».
Отчет об исполнении документов и поручений должен быть конкретным и полным по каждому вопросу с указанием принимаемых мер по его реализации, иметь четкий и исключающий возможность двоякого толкования текст. При нарушении хода исполнения должны быть указаны причины нарушения и приняты меры по их устранению.
Если поручение было дано нескольким должностным лицам, то доклад, отчет об исполнении должен быть ими завизирован или согласован устно, о чем ответственный исполнитель (первый в списке) должен сделать соответствующую запись.
Еженедельно, по понедельникам, отдел делопроизводства, писем и обращений предоставляет заместителям министра, заместителю министра – начальнику управления по труду и руководителям структурных подразделений справки - напоминания о ходе и о сроках исполнения документов находящихся на контроле, с разбивкой по структурным подразделениям.
7.2. Контроль за исполнением всех поступающих в министерство нормативных правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области, а также поручений и указаний Президента Российской Федерации, поступающих из Контрольного управления при Губернаторе Ростовской области (далее – Контрольное управление) осуществляется отделом организационно-аналитической работы.
При этом в проектах поручений (резолюций) министра к нормативным правовым актам Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области, в обязательном порядке указывается отдел организационно-аналитической работы для внутреннего контроля.
В проектах резолюций к поручениям и указаниям Президента Российской Федерации, поступающим в министерство из Контрольного управления, отдел организационно-аналитической работы указывается для осуществления контроля своевременного предоставления информации структурными подразделениями в Контрольное управление о ходе исполнения поручений.
Ответственные исполнители, определенные в резолюциях министра, осуществляют организацию исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поступивших из Контрольного управления, в порядке, установленном Указом Президента Российской Федерации от 28.03.2011 № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации».
Вопросы, касающиеся исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и состояния исполнительской дисциплины, рассматриваются на заседаниях Правительства Ростовской области.