Гриф утверждения документа
После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так, утверждения требуют почти все организационные документы, а также планы, отчёты, инструкции, правила, некоторые акты.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа) или специальным оформлением (проставлением грифа утверждения).
Резолюция
Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. Четкость, конкретность, краткость – вот основные требования, предъявляемые к резолюции. Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством.
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.
Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «О чём?» и обычно начинается с предлогов «О» или «Об», например, «О проведении инвентаризации…», «О выплате…» и т.д. В правилах и инструкциях заголовок может отвечать на вопрос «Чего?»: «Журнал регистрации входящих документов» или «Почему?»: Положение по бухгалтерскому учёту «Учётная политика».
Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор должны сочетаться в падеже с названием вида документа, например: «Акт сдачи-приёмки дел», «Протокол заседания Совета директоров».
Отметка о контроле
Отметка о контроле обозначается буквой «К» или в виде контрольной даты и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах.
Общие правила составления текста
Подпись
В состав реквизита входят: наименование должностного лица, подписавшего документ: личная подпись и расшифровка подписи.
Например:
Директор подпись Н.В. Глазунов
Гриф согласования документа
Гриф согласования может иметь два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование документом. Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Совета директоров
от «___» 2008
Визы согласования документа
Согласование – это проверка целесообразности и своевременности документа, соответствие его действующим нормативным актам и т.д. Согласование может быть внутренним, то есть проводиться компетентными должностными лицами внутри учреждения, и внешним, которое проводится подчиненными или сторонними организациями, интересы которых затрагиваются в документе. Например:
ВИЗЫ:
Главный бухгалтер (подпись) И.Т. Касабекова
Юрист (подпись) В.С. Сотников
Печать
Круглая (гербовая – для госучреждений) печать удостоверяет подпись первого руководителя. Проставляется при расходовании денежных средств и материальных ценностей, заверении договоров, чеков, личных документов сотрудников и т.д.
Отметка о заверении копии
Копия подлинного (первого) экземпляра документа (или другие экземпляры) заверяется уполномоченным должностным лицом. Например:
Верно
Референт (Подпись) К.А. Азизов
26.01.2008
Отметка об исполнителе
Указывается полное имя сотрудника, готовившего документ или следящего за его исполнением. Например:
Блинова Елена Николаевна 265-45-23
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка свидетельствует о том, что работа над документом окончена. Например:
Ответ направлен 16.01.08
В дело 13 -23 К.Захаров 18.01.08