Понятие и функции документа
Прежде чем приступить к обсуждению конкретных вопросов создания внутрикорпоративных документов и документооборота, следует уяснить связанные с ними ключевые понятия: устное, письменное и электронное общение, (коммуникация), информация и ее материальные носители, документ, функции документа, документооборот.
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения, как уже говорилось, является коммуникация, т.е. информационный обмен между людьми посредством определённых знаков или символов. Материально зафиксированная по определенным правилам с помощью графических знаков информация может приобрести значение документа. Понятия «материальный носитель», «информация» и «документ», таким образом, взаимосвязаны. Посмотрим, каковы значения этих важнейших терминов в текущем употреблении и в чем выражается эта связь.
Звучащая речь как средство информационного взаимодействия является исторически исходной формой общения. Живая устная речь и в современном информационном обществе играет первостепенную роль при непосредственном контакте участников общения. На телевидении, в театре, в кино, а теперь и в Сети роль звучащей речи расширилась.
При этом звуки, их последовательности (слова, фразы) играют роль двусторонних знаков. Эти знаки, с одной стороны, имеют материальную, аккустическую форму выражения и, с другой стороны, несут определенную семантику, то есть языковую информацию. Следовательно, звучащая речь - это семантико-информационная система, существующая в словесно-акустической материальной форме. Телефонный разговор, личная беседа, разного рода совещания, переговоры – все это устные формы реального делового общения, и их никто не может «отменить», заменив, например, компьютерным или письменно-документальным обменом. Устная деловая речь не противоречит «прогрессу». Все формы делового общения активно взаимодействуют, дополняют друг друга, создавая богатое и разнообразное коммуникативное поле деятельности современного человека.
Непосредственное общение обладает рядом преимуществ: немедленная обратная связь, эмоционально-этическая полнота, возможность «по ходу пьесы» добиться полного взаимопонимания и т.д.У звучащей речи, однако, есть, наряду с прочими, и один существенный «недостаток»: она исчезает сразу после произнесения, не сохраняется как материальный носитель информации во времени и пространстве. Однако этот «недостаток» исправим: устную речь можно записать на магнитный или бумажный носители (стенографировать). Существуют и активно используются электронные средства фиксации звучащей речи.
В некоторых спорных ситуациях, например, в суде, фонографическая запись может приобрести значение документа. Достоверность фонограммы может быть подтверждена экспертами, содержание фонодокумента может оказаться существенно важным для данного дела, поэтому запись приобретает в этом случае логико-правовую доказательную силу, силу аргумента. Стенограмма или видеозапись переговоров или совещаний, переложенные на письмо, также будут являться документальным свидетельством и о самом факте, и о содержании, и результатах этих устных деловых акций. К тому же официальные совещания и переговоры могут протоколироваться, в этом случае протокол документально закрепляет договоренности. Взаимодействие устной, письменной и компьютерной форм речи (коммуникации) в современной деловой среде, таким образом, несомненно.
Появление письменности ознаменовало собой рождение новой знаковой системы, переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта речи и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей - не контактной - передачи во времени и пространстве потребителю информации. В результате появилась документированная информация, т.е. документ. Сам термин многозначен и иногда используется в разных толкованиях, что существенно затрудняет взаимопонимание людей. Раскроем семантику этого термина, чтобы ориентироваться в разных ситуациях его применения.
«Словарь русского языка» так толкует значение этого слова: ДОКУМЕНТ, -а, м. 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-л., подтверждающая право на что-л. Оправдательный документ. 2. Письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя. Кто-то сказал, что на конечной остановке будут выпускать по одному, проверять документы. 3. Письменный акт, грамота, рисунок, какое-либо произведение и т.п., имеющее значение исторического свидетельства, показания. Исторические документы. ( В 4-х т. / АН СССР, Ин-т рус. яз. – М.: Русский язык, 1981. Т. 1. А – Й., С. 421). Как видно из этого авторитетного толкования слова «документ», первым названо значение «деловая бумага», что говорит о том, что такое понимание слова наиболее значимо в современном употреблении, а само это значение является первичным.
Информация, зафиксированная на письме, выполняла и в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово “documentum” произошло от “doceo” – “учу” или “извещаю” и означало как раз “свидетельство”, “доказательство”. Важно заметить, что термин “документ” более старый, нежели термин “информация”. К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений.
В России термин “документ” был переведён Петром Первым именно как “письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия “документ” выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: “акт”, “дело”, “бумага”.
Однако понятия, находясь в «динамическом равновесии», постоянно изменяются, уточняются, наполняются новым содержанием. Это происходит, главным образом, потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, об их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как “всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство” (Толковый словарь живого великорусского языка: Т. 1-4. М.: Русский язык, 1978. – Т. 1. – С. 459).
К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы “Словаря современного русского литературного языка”, изданного в 1954 г., выделили “исторические документы – летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.”
В 20-м столетии было также существенно пересмотрено содержание понятия “информация”. Смысловое наполнение этого термина раскрывается во множестве вариантов толкования, которые, однако, могут быть сведены к следующим основным формулировкам:
1. Информация – неотъемлемый атрибут материи, информация – отраженное многообразие.
2. Информация – это то, что образуется в аппарате мышления у человека. Это субъективное понятие, синонимичное понятию «знание», «значение», «смысл».
3. Информация – это средство передачи знания, значения, смысла. В этом случае синонимом термина «информация» является термин «данные».
4. Информация – это интегрированное понятие, которое можно рассматривать то в значении «смысл», если речь идет о познании, управлении, обучении, то в значении «данные», если речь идет о средствах передачи этого смысла.
Первое определение, как видно, философское, оно связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. Второе и третье определения отражают две разные стороны: смысл и «данные» как некий материальный объект. Четвертое определение представляет двусторонне-знаковое понимание термина «информация»: 1)некий материальный объект, несущий 2) определенный смысл.
Во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его содержания. Однако все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Появилось понятие электронного документа.
Документ выполняет в соответствующих ситуациях роль средства коммуникации, то естьсредства взаимопонимания, доверия, убедительности, логической аргументированности, одинаково принимаемой обеими сторонами общения. Документальный словесный текст, чтобы быть убедительным по содержанию, должен отвечать требованиям актуальности, полноты, достоверности информации. Как материальный носитель информации это должен быть письменный, графический или аудио-визуальный завершенный текст, построенный из строго определенных элементов по стандартам, правилам и нормам, по обычаям, принятым в деловой среде. Структура такого текста должна быть узнаваемой, привычной, и уже своим внешним видом вызывать доверие и, если хотите, уважение.
Кроме своего стандартного построения, текстовой нормы, документ должен отвечать и языковой норме, принятой в деловой среде. Это касается и отбора слов, и правил их сочетания, грамматических и текстовых правил. От правильных и стилистически удачных формулировок зависит полнота и адекватность смысла, зависит доверие к тексту, его убедительность. Любой договор, например, чтобы служить предпосылкой плодотворного взаимодействия сторон, должен быть тщательно отработан с языковой стороны. «Бог», как и «дьявол», скрывается в деталях словесных формулировок.
Таким образом, к настоящему времени понятие “документ как форма коммуникации” вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. В разных научных дисциплинах и сферах практики термину «документ» придается специфическое значение.
В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается “любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе”. Это широкое определение включает в объем понятия документа одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы, и правовые акты, и архивные рукописные материалы, и компьютерную графическую, а также текстовую и видеоинформацию и т.п. Звучащая информация, закрепленная по своим правилам на магнитных носителях, также становится документированной.
Информатика понимается сегодня как техническая наука, «занимающаяся вопросами систематизации приемов и методов создания, хранения, воспроизведения, обработки и передачи данных средствами вычислительной техники». В информатике документ определяется как “материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде».
Общественные науки, в зависимости от их предмета, целей и задач, при определении понятия документа выделяют какие-то отдельные его стороны. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовой стороне. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства в правовых отношениях. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке, в архивистике документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.
Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной, как мы выяснили, на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном, электронном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием. При этом еще раз важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: словесный текст, звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ и т. д.
С понятием «документ» связан ряд сопутствующих понятий. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения и назначения.
Документы, таким образом, выполняют ряд важных общественных функций:
коммуникативную: помогают организовывать качественное информационное взаимодей- ствие, деловое общение между людьми;
информационную: являются носителем и источником информации;
управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
учетную: накапливают сведения за определенное время и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее, конкретнее и семантически богаче других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое личностей, событий, стран и народов.
Резюмируя сказанное в данном рассуждении, отметим:
1. Понятие документа в современной практике делового общения весьма актуально и трактуется очень широко. В каждой профессиональной системе знания и практики этот термин, сохраняя общие черты, приобретает и специфическое содержание.
2. Функции документов многообразны: коммуникативная, информационная, управленческая, правовая, учетная, социальная, культурная, историческая.
В дальнейшем при подробном раскрытии разных сторон нашей темы мы будем говорить преимущественно о коммуникативной, правовой и управленческой функциях документов по управлению персоналом организации.
6.2. Классификация документов
Классифицирование документов— процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью прояснения отношений между ними и составления классификационной схемы. Создание порядка в документах офиса начинается с понимания того, какой именно порядок будет наиболее рациональным, а значит, удобным для пользования. Р азберемся в толкованиях классификаций, содержащихся в научных рекомендациях по документоведению, а также в требованиях официальных источников на эту тему. Итак.
Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов— это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.
Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практического общения с помощью документов.
Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:
- признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия — членами деления;
- одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);
- сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность делений недопустимы (требования соразмерности);
- члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);
- члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).
Как правило, классифицировать документы — значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое (парное) деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) —это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационных можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. Если хотим разделить документы по форме, это будет одна классификация, если по их содержанию — другая. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации.
Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему — видами (в этом состоит дихотомия). Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс «кинофотофонодокументы» является видом по отношению к классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы».
Приведем обобщенный перечень способов деления деловых документов по разным признакам.
По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото-, кино-, видеодокументы и электронные.
По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.
По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма и т. д.
По видам бывают документы типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
По месту составления различают документы внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция).
По срокам исполнения выделяются документы срочные и несрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).
Постепени гласности бывают документы для общего пользования и для служебного пользования (конфиденциальные) и секретные (строго конфиденциальные).
По юридической силе различают подлинные и подложные документы.
По стадиям создания документы подразделяют на оригиналы (подлинники, первые экземпляры) и копии. Среди копий выделяют отпуск — полная копия исходящего документа, выписку — копия части документа и дубликат — второй экземпляр, выдаваемый взамен утраченного.
По срокам хранения выделяют документы: постоянного срока хранения, свыше 10 лет и временного — до 10 лет. ГОСТом 6.10.1-88 в Республике Казахстан по роду деятельности установлены «Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения» (Алма-Ата, 1992 г.). Этим государственным стандартом предусмотрено 16 УСД: плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, финансовая и бухгалтерско-отчетная, расчетно-денежная, организационно-распорядительная, по ценообразованию, по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле, по внешней торговле, проектная для строи-тельства, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению, по труду и социальным вопросам, по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла, по бытовому обслуживанию населения.
В «Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан», утвержденных в 2003 году, указывается, что в каждой организации составляется свой собственный классификатор.
«При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу (см. Приложение…).
Кроме того организация, используя Типовые правила, разрабатывает унифицированную систему составления документов. Она заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде сборника.
Необходимый и достаточный минимум документов, единообразие их составления (разумеется, в пределах одного жанра) позволит высвободить время для живой работы. При этом не следует, конечно, впадать в другую крайность — полное пренебрежение документами. Таким образом, оптимальная система письменного управления фирмой отрабатывается со временем и должна поддерживать ее постоянную юридическую и коммуникативную (информационную) состоятельность.
6.3. Реквизиты и формуляр
В документировании и документообороте используются понятия «реквизит», формуляр», или форма документа. Эти понятия взаимосвязаны. Но необходимо разбираться конкретно в каждом из них. Начнем с понятия «реквизит».
Составная часть оформления документа называется реквизитом.
В документах стандартной формы используется не беспорядочное множество составных его частей, а ограниченное правилами их число. При этом каждый реквизит имеет строго очерченное содержание и занимает на рабочем поле документа (формат А4) установленное место. Последовательно - по индексам (номерам) и содержанию - рассмотрим состав реквизитов по «Правилам документирования и документообората» в РК. Итак.
Индексы и содержание реквизитов по «Типовым правилам документирования и документооборота в РК»
Герб Республики Казахстан
Изображение герба РК могут воспроизводить только организации, которым дано такое право официальным правовым актом, - это, как правило, предприятия со 100% госсобственностью.
Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименований предприятия, а на бланках с продольным расположением – в центре верхнего поля.
Диаметр изображения герба должен быть не более 20мм.
На бланках с продольным расположением, составленных на казахском и русском языках, герб располагается на верхнем поле бланка в середине, т.е. между разноязычными наименованиями предприятия.
Изображение наград
Изображению на бланках подлежат только награды Республики Казахстан.
Не рекомендуется на бланках печатать одновременно герб, эмблему и изображение правительственных наград. Допустимо сочетание наград и эмблем.