Создание документов в МБОУ ООШ д. Ишимово
П Р О Е К Т
ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении основной общеобразовательной школы д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан (далее Школа), в том числе основные правила приема, отправления, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера.
1.3. Делопроизводство в Школе осуществляется в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией, разработанной в соответствии с:
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. №477.// Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. №25, ст.3060.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 №558// Собрание законодательства Российской Федерации от 06 октября 2010 г. №25, ст.460.
- Письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 О "Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".
1.4. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого работника Школы.
1.5. Методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, организация и проведение технической учебы, а также организация делопроизводства в Школе (не реже одного раза в год) осуществляются экспертной комиссией Школы и работником, отвечающим за состояние архива Школы как источника комплектования отдела архивной службы администрации муниципального района Мишкинский район республики Башкортостан.
1.6. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в Школе возлагается на председателя экспертной комиссии, а также работников, осуществляющих делопроизводство, и непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.
1.7. Работники Школы несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается председателю экспертной комиссии, который назначает служебную проверку. Результаты проверки представляются директору Школы.
1.8. Передача документов или их копий сторонним организациям и ведомствам допускается, только после получения официального письменного запроса в адрес директора Школы.
1.9. Прием и отправка корреспонденции, учет и регистрация издаваемых приказов, решений собраний, входящей (исходящей) почты централизованы и выполняется учителем ИКТ.
1.10. Контроль сроков исполнения документов осуществляется централизованно директором школы. Оформление и формирование документов в дела производится в соответствии с настоящей Инструкцией и утверждённой в установленном порядке номенклатурой дел Школы работниками в соответствии с выполняемым кругом должностных обязанностей.
1.11. Работники, отвечающие за формирование архивного фонда Школы, обязаны:
1.11.1. Своевременно, в день поступления или на следующий день, обеспечить доведение поступивших документов до непосредственных исполнителей.
1.11.2. Вновь принятые на работу специалисты должны быть ознакомлены с Правилами внутреннего трудового распорядка, положением об общеобразовательном учреждении, должностной инструкцией, а также настоящей Инструкцией.
1.11.3. При уходе специалиста в отпуск или выезде в командировку все неисполненные им документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающему его работнику.
1.12. При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам работников, ответственных за делопроизводство в Школе, обязанности по ведению делопроизводства возлагаются приказом директора на других работников.
1.13. При увольнении или переводе на другую работу работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый председателем ЭК.
Основные понятия
Ø документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
Ø делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Школе;
Ø документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Школы;
Ø электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
Ø автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
Ø вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
Ø оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
Ø электронная цифровая подпись– реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
Ø реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
Ø бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
Ø подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
Ø копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
Ø заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
Ø юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
Ø унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
Ø шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
Ø документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
Ø объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
Ø регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
Ø номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
Ø экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
Ø дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
Ø формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Создание документов в МБОУ ООШ д. Ишимово
Бланки документов
3.1.1. Документы Школы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения (приложения №№ 2-5). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги размером А4 (210 х 297 мм), и А5 (148 х 210мм).
3.1.2. Для подготовки приказов и других документов по учету кадров применяются бланки унифицированных форм, утвержденных постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 05 января 2004 года №1.
3.1.3. Документы, создаваемые в Школе, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Office Word 2003 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером №12-14 через 1-2 межстрочных интервала (18-24 пт).
3.1.4. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.)
3.1.5. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт Times New Roman.
3.1.6. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля.