ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ОРГАНИЗАЦИИ.
Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то конкретные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей. Формулируя цели, проектирующая группа указывает конкретные состояния отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.
Проектирующая группа формулирует как краткосрочные, так и долгосрочные цели. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными. Следует помнить, что краткосрочные цели выводятся из долгосрочных, являются конкретизацией и детализацией долгосрочных целей. Они “подчинены” им и определяют деятельность организации в краткосрочной перспективе. Краткосрочные цели как бы устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных целей. Именно через достижение краткосрочных целей организация шаг за шагом продвигается в направлении достижения своих долгосрочных целей.
Формулировка целей деятельности организации осуществляется по следующим направлениям::
1)прибыльность, отражаемая в показателях, типа величина прибыли, рентабельность, доход на акцию и т.п.;
2)положение на рынке, описываемое такими показателями, как доля рынка, объем продаж, относительная по отношению к конкуренту доля рынка, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж и т.п.;
3)производительность, выражающаяся в издержках на единицу продукции, материалоемкости, отдаче с единицы производственных мощностей, объеме производимой в единицу времени продукции и т.п.;
4)финансовые ресурсы, описываемые показателями, характеризующими структуру капитала, движение денег в организации, величину оборотного капитала и т.п.; мощности организации, выражаемые в целевых показателях, касающихся размера занимаемых площадей, количества единиц техники и т.п.;
5)разработка, производство продукта и обновление технологии, описываемые в таких показателях, как величина затрат на выполнение проектов в области НИР, сроки введения в действие нового оборудования, сроки и объемы производства продукта, сроки введения нового продукта, качество продукта и т.п.;
6)изменения в организации и управлении, отражаемые в показателях, устанавливающих задания по срокам организационных изменений и т.п.;
7)человеческие ресурсы, описываемые с помощью показателей, отражающих количество прогулов , текучесть кадров, повышение квалификации работников и т.п.;
8)работа с покупателями, выражаемая в таких показателях, как скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей и т.п.;
9)оказание помощи обществу, описываемое такими показателями, как объем благотворительности, сроки проведения благотворительных акций и т.п.
Осуществляя процесс целеполагания, проектирующая группа должна учитывать специфику своей организации, выбирая направления для постановки целей.
2.3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ «ДУХОВНОЙ» ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
Под «духовным» аспектом в данном курсе понимается внутрифирменная идеология, внутрифирменная система ценностей, стандарты предприятия, организационная культура. Эти элементы являются слагаемыми организационного климата. Организационный климат – это структурно-функциональная характеристика организационной деятельности, которая раскрывает специфику иерархических связей, их состояние и уровень развития; особенности динамики социально-психологических процессов, сопровождающих совместную деятельность; процессы интеграции, координации и концентрации. В задачу проектирующей группы входит разработка всех указанных элементов организационного климата
Внутрифирменная идеология- это система семантических фильтров, которые формируют систему ценностей и на ее базе осуществляют высшее руководство. Семантические фильтры бывают 5-х видов:
1.Экономический- средства производства.
2) Социальный- тип работника.
3) Политический- тип организации.
4) Духовный- технологии (знания).
5) Экологический – отношения с внешней средой (природной и
социальной)
Формируя внутрифирменную идеологию, проектирующая группа должна в сжатом виде определить свои позиции по каждому из указанных семантических фильтров.
Внутрифирменная система ценностей представляет собой детализированную расшифровку основных элементов внутрифирменной идеологии.
Например: Тип работника - универсал. (Социальный семантический фильтр внутрифирменной идеологии). Внутрифирменные ценности: - наличие нескольких высших образований; - взаимозаменяемость; - высокие способности к адаптации и т.д.
Каждому семантическому фильтру должны соответствовать не менее трех внутрифирменных ценностей.
На основании анализа целевых ориентаций организации и внутрифирменной системы ценностей проектирующая группа составляет Кодекс поведения сотрудника организации. В нем в виде тезисов излагаются основные требования, которые предъявляет организация к своим членам, и описываются ожидаемые организацией образцы поведения.
Далее группа разрабатывает стандарты предприятия – перечень требований которые организация предъявляет к своей продукции.
Описание стандартов предприятия должно быть представлено в табличной форме. Наименование столбцов таблицы:
· Вид деятельности организации
· Стандарты деятельности организации:
- расходы материалов
- стандарты на оборудование
- квалификация сотрудников
- качество обслуживания
Организационная культура - это набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявляемых организацией ценностях, задающих людям ориентиры их поведения и действий. Эти ценностные ориентации передаются индивидом через “символические” средства духовного и материального внутриорганизационного окружения. Проектируя организационную культуру, можно опираться на модель Э.Шайна. Эта модель предусматривает описание трех уровней организационной культуры:
- глубинный (базовые предположения, которые включают отношения с природой, понимание пространства и времени, отношение к человеку, отношение к работе);
- подповерхностный (ценностные ориентации и верования);
- поверхностный (внешние факты – технологии, архитектура, наблюдаемые образцы поведения).
РАЗДЕЛ 3. ОСНОВНОЙ ЭТАП: ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОРФОЛОГИЧЕСКОЙ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ.
ПРОЕКТИРОВАНИЕ РАБОТЫ
На данном этапе проектирующая группа осуществляет процесс создания как формальной, так и неформальной спецификации выполнения тех задач, которые будут ставиться перед работниками проектируемой организации, включающей ожидаемые межличностные отношения и взаимозависимость конкретно данной задачи с другими задачами, решаемыми как внутри, так и вне организации, т.е. проектирование работы является дизайном работы. Определенная работа появляется тогда, когда организация испытывает потребность в решении какой-либо задачи. С этого момента работа начинает создаваться, проектироваться.
Проектирование работы предполагает получение ответа на вопросы: что делается и как делается. Необходимо представить деятельность организации в виде исчерпывающей совокупности функций, затем объединить близкие по направленности функции и определить наименование должности сотрудника, который их будет выполнять, отдел, в котором он будет работать.
Следующий этап проектирования работы включает анализ работы и описание ее содержания, а также требований к ней и ее окружению. Для описания работы используется система параметров, включающая в себя масштаб, сложность и отношение по работе.
Осуществлять все операции, описанные в пунктах 4.1.1 – 4.1.3, необходимо относительно должностей высших руководителей, руководителей подразделений и всех сотрудников одного отдела организации (на выбор).
АНАЛИЗ РАБОТЫ.
Цель анализа работы - это дать объективное описание самой работы, т.е. ее содержания, требований к ней и ее окружения или контекста. Анализ работы включает в себя следующие элементы:
1.Содержание работы охватывает действия, которые должны быть выполнены в рамках данной работы. В зависимости от выбранного метода анализа работы, описание ее содержания может быть широким или узким, т.е. может быть простым заявлением о том, что надо делать, или детальным разъяснением каждой отдельной операции, каждого движения руки или тела. Данный подход к отношению содержания работы называется функциональным анализом работы (ФАР). Он включает в себя описание того:
а) что работник делает по отношению к другим работникам и другим работам;
б) какие методы и операции следует использовать;
в) какие машины и оборудование используются при выполнении данной работы;
г) какой продукт/услуга производится в процессе выполнения работы.
Первые три позиции связаны с действиями, четвертая - с результатом работы. ФАР обеспечивает описание работы, основанное на классификации работ по каждой из четырех позиций. Данный метод широко используется на практике для подготовки так называемых штатных расписаний.
2.Требования к работе отражают необходимые для ее выполнения качества индивида, такие, как навыки, способности, образование, опыт, здоровье, воспитание и другие индивидуальные качества. Для составления списка этих требований в условиях конкретной организации используется метод должностного аналитического вопросника (ДАВ). Этот метод предполагает описание указанных характеристик индивида путем анализа следующих
параметров работы: 1)информационные источники, важные для выполнения работы; 2)обрабатываемая информация и принимаемые решения, необходимые для выполнения работы; 3)физические действия и умения, требуемые для выполнения работы. 4)характер межличностных отношений, желательных для работы; 5)характер реакции индивида на условия работы.
Данный метод применяется для всех видов работ, в том числе и для управленческой.
3.Контекст работы – это внешние по отношению к работе факторы физического, социального и другого характера, описывающие условия, в которых она должна выполняться, а также права и ответственность.