Процес підготовки і проведення наради вимагає значно більших, порівняно з іншими видами управлінської діяльності, витрат часу і коштів

Успіх наради залежить від того, як її учасники приходять до розуміння завдання. Ретельне планування таких елементів, як мети, склад учасників, порядок денний і місце проведення, – ключ до продуктивної наради.

На етапі визначення мети важливо продумати, чи дійсно потрібне ухвалення групового рішення. Досвід показує, що вирішення проблем групою доцільно у випадках, коли:

· проблема є складною, а ймовірність, що одна людина володіє всією інформацією, яка необхідна для вирішення, невелика;

· розумно поділити відповідальності за вирішення цієї проблеми;

· бажані також і потенційні рішення, а не тільки одне;

· корисна перевірка різних поглядів;

· керівник хоче, щоб підлеглі відчули себе частиною демократичного процесу, або хоче отримати їх довіру;

Членам групи необхідно краще пізнати один одного.

Ефективність нарад залежить від керівництва ними. На всіх етапах наради необхідно впливати на учасників з тим, щоб вони ототожнювали себе з обговорюваною проблемою і прагнули до її вирішення. Завдяки цьому виникає відверта і доброзичлива конструктивно-критична атмосфера, що сприяє зміцненню довіри.

На практиці ефективність наради зменшується через нечітко сформульовану мету наради; недостатньо відповідального ставлення учасників наради до своїх обов’язків; безапеляційного викладу керівником своєї позиції, що не залишає місця для розгортання творчої дискусії.

Уникнути цих помилок дозволить врахування наступних рекомендацій:

· забезпечення початку роботи наради в точно призначений час, представлення учасників, оголошення порядку денного і виклад предмету і мети наради;

· чіткий і зрозумілий всім присутнім виклад висунутої на обговорення проблеми, постановка питань, виділення основних моментів, що сприяють виникненню на нараді творчої дискусії;

· ретельна фіксація виступів учасників наради, які розкривають труднощі й перешкоди, що показують шляхи їх подолання. Визначення, питання, вимоги, аргументи, альтернативні рішення, які відносяться до цього слід формулювати так, щоб спонукати учасників до розбору цієї проблеми і пошуків шляхів її вирішення; прагнення до досягнення мети наради з позиції економії часу;

· коректне переривання тих виступів, які повторюють в загальних рисах вже викладені факти, носять нераціональний, просторовий, суперечливий і поверхневий характер або позбавлені конкретності;

· періодичні узагальнення вже досягнутого, чітке формулювання завдань, які ще належить вирішити, негайне з’ясування всіх непорозумінь, які виникають між учасниками наради;