Ділові наради підрозділяються на інструктивні, оперативні (диспетчерські), проблемні
Цілі інструктивних нарад – передача необхідних відомостей і розпоряджень зверху вниз по схемі управління для швидкого їхнього виконання. До відома учасників наради доводяться прийняті керівником організації рішення, розподіляються задачі з відповідним інструктажем, роз’яснюються неясні питання, визначаються терміни і способи виконання доручень.
Інструктивні наради доцільно використовувати у разі відсутності часу для письмових розпоряджень або при бажанні керівника емоційно впливати на підлеглих.
Цілі оперативних (диспетчерських) нарад – отримання інформації про поточний стан справ. На відміну від інструктивних нарад інформація надходить знизу вгору по схемі управління. Учасники такої наради повідомляють відомості про хід роботи на місцях. Оперативні наради проводяться регулярно, завжди в один й той же час, список учасників постійний, спеціального порядку денного немає, вони присвячуються невідкладним завданням поточного і наступних 2-3 днів.
Цілі проблемних нарад – пошук найкращих вирішень проблеми в найкоротші терміни, винесення на обговорення господарських проблем, розгляд організаційних перспектив, обговорення інноваційних проектів.
Оптимальне рішення можна отримати, використовуючи наступні способи:
· знаходження рішення без попередньої підготовки на основі обговорення всіх пропозицій, внесених учасниками в ході засідання;
· вибрати оптимальне рішення з двох або декількох варіантів, заздалегідь підготовлених до обговорення;
Прийняти рішення, знайдене керівником до засідання, за допомогою переконання присутніх, які сумніваються в його правильності.
Проблемна нарада може включати таку форму групового прийняття рішень, як дискусія, яка передбачає спілкування на основі доказів і аргументів з метою знайти істину шляхом зіставлення різних думок. Суть дій у дискусії полягає в захисті або спростуванні тезису.
Використання дискусії в проблемній нараді ставить перед керівником три групи взаємопов’язаних завдань: завдання по відношенню до проблеми, завдання по відношенню до групи учасників дискусії, завдання по відношенню до кожного окремого учасника. Згідно з цим функції ведучого дискусії визначаються типом розв’язуваних завдань.
Завдання по відношенню до проблеми: сформулювати мету і тему дискусії; стежити за регламентом, направляти дискусію в русло; зібрати максимум пропозицій з обговорюваної проблеми, намагаючись висвітлити всі її аспекти; аналізувати пропозиції і думки, що надходять; підвести підсумки дискусії, зіставивши її цілі з отриманими результатами.
На якість рішення, прийняте групою, помітний вплив чинить послідовність кроків у розгляді поставленого питання. У теорії управління використовується модель „рефлексивної рамки”, яка представляє собою схему прийняття групового рішення, що складається з декількох взаємозалежних блоків питань. Відповіді на ці питання дозволяють групі збільшити ефективність прийнятого рішення. До базових категоріях питань відносяться наступні: