Структура текста делового письма
Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.
Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма.
При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения…»
В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д.
Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение…
Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Уважаемая Ирина Петровна, я крайне редко обращаюсь к Вам за поддержкой.
Но в данном случае чувство ответственности перед ветеранами, перед нашими потомками побуждает меня обратиться к Вам за помощью.
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации:
С наилучшими пожеланиями,
Генеральный директор Л.И. Сидоров
В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается:
С наилучшими пожеланиями, Л.И. Сидоров
По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, одной проблеме. Многоаспектное письмо содержит однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии.
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого-получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-адресанту. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование предшествует изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить: Просим Вас предоставить…Просим Вас сообщить и т.п. Просьба может формулироваться и без глагола просить. Например: Надеемся на положительное решение вопроса…Надеемся в скором времени получить положительный ответ.
Акционерный коммерческий банк
«ПРОМЭКСИМ» Исполнительному директору
Институт проблем инвестирования российско-швейцарского
Загородная ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия
Тел.: 241901 Факс: (095) 243000 «Russian Trust & Trade Ltd»
ОКПО ОГРН ИНН/КПП г-ну Г,П. Сидорову
22.04.2004 №01-17/10 Волоколамское ш., 10,
На №_____ от _____ Москва, 215080
О предоставлении документов
Уважаемый господин Савельев!
В связи с поручением президента Банка «Промэксим» г-на Лебедева П.Л. разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам института возможность ознакомиться с материалами по данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов.
С уважением,
директор института Личная подпись Е.Б. Коновалов
И.К. Сабанеев
143-22-87
Инструктивные (циркулярные) письма. Такие письма направляются вышестоящими организациями и содержат указания и разъяснения подведомственным организациям.
Герб субъекта Российской Федерации
ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
Красный проспект, д. 18, г. Новосибирск, 630011
Тел.: 231-16, факс: 231-00-16,
е-mail: ld@lic/ru
30.09.2004 № Т / 4419 Главам муниципальных
На № _____ от ______ образований области
О проведении осенней уборки
территорий
5 октября 2004 г. в г. Новосибирске проводится санитарный день по очистке территории.
В целях улучшения санитарного состояния и благоустройства населенных пунктов территорий, руководствуясь статьей 6 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской федерации» и поддерживая инициативу мэрии Новосибирска, прошу Вас совместно с органами местного самоуправления, руководителями предприятий, организаций, представителями общественных организаций наметить план мероприятий по организации осенней уборки территорий, установить срок осенней уборки с 1 по 31 октября 2004 г. Рекомендую провести 5 октября санитарный день во всех населенных пунктах районов области.
Для освещения подготовки и проведения мероприятий по благоустройству и санитарной очистке населенных пунктов прошу привлечь средства массовой информации.
Личная подпись В.А. Толоконников
Анисимов
222-38-06
Письмо-извещение, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:
•информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;
•приложения с картой и анкетой участника, программой мероприятия;
•другие сведения организационного характера.
Письмо-извещение подписывает руководитель организации или ответственное за проведение данного мероприятия лицо.
Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-приглашения, которое отличается от письма-извещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый…».
Главное архитектурное управление Генеральному директору
Москомархитектуры (ГлавАПУ) ГУП ОАО «Стройинвест»
Триумфальная пл., д. 1, г-ну И.Е. Николаеву
Москва, 123001 ул. Гарибальди, д.23,
Тел. / факс 000-00-00 Москва, 119335
23.05.2005 № 0-0 / 00
На № ______________ от _____________
Уважаемый Игорь Евгеньевич!
Мы будем рады видеть Вас на конференции «Современные проблемы жилой застройки», которая состоится 30 мая 2005 г. по адресу: Триумфальная пл., д. 1
Время регистрации участников – 9.30 – 10.00.
Начало конференции – 10.30.
Справки по тел. 000-00-00.
Приложение: тезисы докладов участников конференции на 5 л. в 1 экз.
Начальник организационного отдела Подпись И.О. Фамилия
В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…
Гарантийные письма – это письма, дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств: оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работ и др. В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Подпись заверяется печатью.
ЗАО «Каскад» Государственное учреждение
«Всероссийский научно-
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Московская ул., д. 33,
Санкт-Петербург, 730002
Тел. / факс: 731-00-01, е-mail: sachf@sts. ru
ОКПО ___, ИНН / КПП ___, ОГРН ___
15.03.2005 № 154-12 / 01
На № ________ от __________
О направлении перечня
Прошу направить в наш адрес «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» в количестве 35 штук.
Оплату гарантируем.
Управление делами ЗАО «Каскад»:
ИНН / КПП _____,
БИК _______,
Р / С _______, К / с ______, ОГРО ______,
Код по ОКПО ______
Управляющий делами Личная подпись Д.Б. Пономарев
Главный бухгалтер Личная подпись Н.Л. Суворова
Н.Ю. Анохина 181-14-36
ЗАДАНИЯ ПО ТЕМЕ
Задание 1.Назовите слова, принадлежащие письменной деловой речи.
Десять, тождественный, подлежит изъятию, чуть-чуть, домовладелец, тетрадь, истец, мешанина, инвентаризация, местожительство, жульничать, текущий, период, нынешний, безотлагательно, уведомление, в самом деле, нижеизложенный, немножко, бюрокрад.
Задание 2.Объясните значение слов, называющих различные виды служебных документов. При необходимости обращайтесь к толковому словарю. Запомните написание этих слов.
Абонемент, аккредитив, аттестат, анкета, бюллетень, ведомость, декрет, директива, извещение, коммюнике, лицензия, меморандум, облигация, патент, прейскурант, реестр, резолюция, рекламация, сертификат, ультиматум, ходатайство.
Задание 3.Подберите к данным существительным глаголы, с которыми они сочетаются в деловой речи.
Приказ, выговор, служебное письмо, счет, оклад, порицание, контроль, акт, благодарность, апелляция.
Слова:предъявить, осуществить, направить, составить, установить, возложить, объявить, вынести, издать, подать, предъявить.
Задание 4. Замените слова и словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля, нейтральными синонимами.
Аннулировать, администрация, взимать, виза, порицание, предписание, содействовать, уведомить, ходатайство, бригадный подряд, занимаемый пост, конструктивный диалог, превентивные меры, предоставить слово, санкция руководителя, юридическое лицо.
Задание 5.Образуйте устойчивые сочетания, имеющие окраску официально-делового стиля: а) именные, подобрав согласованные или несогласованные определения; б) глагольные, подобрав соответствующие глаголы.
а) лицо, лишение, найм, оборона, оказание, ответственность, полномочие, порядок, пособие, приговор, принятие, суд, ущерб;
б) выговор, договор, документ, исполнение, постановление, протокол, распоряжение, рекомендация.
Задание 6.Прочитайте служебные документы. Оцените, во всем ли они соответствуют требованиям деловой речи. При необходимости внесите исправления.
Уважаемый господин Гришанов!
К сожалению, в связи с повышением цен на сырье мы вынуждены поднять цену и на нашу продукцию, о чем уведомляем всех наших клиентов.
Вместе с письмом мы высылаем вам новый прейскурант, чтобы вы могли изучить его до повышения цен с 01.01.2006 г. Все заказы до 30.12. 2005 г. будут оплачиваться по старым ценам.
Нам хотелось бы поблагодарить вас за сотрудничество с нашей компанией и выразить уверенность, что вы поймете вынужденность предпринимаемой нами меры.
Начальнику цеха Стриганову В.А.
Обращаюсь к Вам с настоящей просьбой и докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных нашим участком приборов требуют иногда оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных бухгалтерией. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.
Начальник участка И. Смирнов
Задание 7. Прочитайте предложения, взятые из деловых бумаг. Найдите слова, искажающие смысл фразы. Определите характер ошибок и исправьте их.
1. Придется еще раз обсчитать все данные. 2. Осталось затвердить это на собрании. 3. Он отказал мнепод благоприятным предлогом. 4. Был провозглашен приговор суда. 5. Это достигалось самыми неугодными средствами. 6. Он дал мне взаимообразно ... рублей. 7. На заводе возникло нестерпимое положение.
Задание 8.Прочитайте предложения, взятые из различных документов. Найдите ошибки, связанные с лексической сочетаемостью слов, и исправьте их.
1. Пришлось ознакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. 2. Эта проблема с каждым днем ухудшается. 3. В этом главное место переживаемого момента. 4. Он пытался провозгласить на практике свои идеи. 5. Коллектив завода принял обязательство ускорить выпуск новой модели.
Задание 9. Прочитайте предложения и отредактируйте их.
1. Организация и участие в избирательной кампании финансируется средствами самого депутата.
2. Необходимы регламентация и строгий контроль за производством алкогольных и табачных изделий.
3. Университет ведет активную работу по подготовке и руководству аспирантами.
4. Необходимо организовать помощь и сотрудничество научно-исследовательских институтов.
5. Целью данной организации является выявление и указание на нарушения в работе предприятий.
6. Первостепенной задачей является корректировка и наблюдение за развитием передовых технологий.
7. Запрещается приносить в компьютерный класс и пользоваться посторонними носителями информации (дискеты, компакт-диски и т.д.).
8. Страховой рынок выявляет и реагирует на нарушения повышением тарифов и ужесточением условий страхования.
9. Перевозчик не возмещает и не несет ответственности за повреждения, вызванные стихийными бедствиями.
10. Необходимо обратить внимание и занести в протокол все выявленные случаи нарушения установленных правил.
Задание 10. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Задание 11.Напишите протокол одного из заседаний вашего спецсеминара или совещания вашей группы по поводу успеваемости, подготовки к празднику, олимпиаде и т.д. Обратите внимание на форму и реквизиты данного документа, на способы передачи чужой речи.
Задание 12. Найдите и исправьте ошибки в оформлении протокола.
Наименование предприятия
ПРОТОКОЛ
00.00.20__ № 00
Председатель: _____________________________________________________
(фамилия, инициалы)
Приглашенные: ____________________________________________________
(должности, фамилия, инициалы)
Повестка дня:
1. ________________________________________________________________
Слушали: ___________________________________________________________
(должность) (подробное содержание выступления)
Выступили: _________________________________________________________
(должность) (содержание выступления)
Постановили: ________________________________________________________
Секретарь: И.О. Фамилия
Задание 13. Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принимать заказы на составление программ.
Задание 14. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экосан» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности».
Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.
Остальные необходимые реквизиты укажите самостоятельно.
Задание 15.Определите, какие типы официальных писем (гарантийное, сопроводительное, напоминание, подтверждение, сообщение, приглашение, рекламация) могли бы начинаться указанными языковыми формулами. Закончите фразы.
На Ваш запрос сообщаем …
С благодарностью подтверждаем получение …
Фирма гарантирует, что …
Высылаем инструкции по сборке …
К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение о …
Сообщаем о наличии на оптовом складе нашего предприятия …
Мы официально заявляем Вам рекламацию на …
Приглашаем Вас принять участие …
Предлагаем Вам произвести оплату …
Напоминаем, что сроки поставки груза …
Задание 16.Найдите ошибки в данных заявлениях. Отредактируйте текст.
Декану экономического факультета
Технологического университета
От Иванцова Н.Ю.
Заявление.
В связи с тем что я устроился на работу в филиал фирмы «Стронг», прошу перевести меня на вечернее отделение, так как я не могу учиться в дневное время.
С уважением, Н.Ю.Иванов
11 сентября 2007 г.
Директору завода «Энергия»
г-ну Ю.И.Селину
От инспектора отдела кадров
Губиной С.С.
заявление.
Так как я находилась в больнице в течение последних двух месяцев, прошу дать мне внеочередной отпуск из-за состояния здоровья. Справка есть.
С.С. Губина
04.05.2006 г.
Директору фирмы «Мир»
госп-ну Ю.П.Афанасьеву
от Иванова С.А.
Настоятельно прошу дать мне отгул на завтра в связи с причинами глубоко личного характера.
10 марта 2006-07-24
С.А.Иванов
Задание 17. Найдите ошибки, допущенные автором при оформлении заявления. Отредактируйте текст.
Директору автобазы № 2
От Никифорова Л.Н.
Заявление
Товарищ директор, к вам обращается шофер автобазы Никифоров Л.Н. по такому вопросу.
Очень прошу Вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах. Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу представить. Очень прошу не отказаться в моей просьбе и подписываюсь
Никифоров Л.Н. 2 марта 2006 г.
Задание 18. Используя языковые конструкции официально-деловой речи, напишите заявление в профсоюзный комитет с просьбой предоставить вам путевку на базу отдыха.
Задание 19. Найдите и исправьте ошибки в оформлении доверенности. Отредактируйте текст.
Доверенность.
Я, Лынник Б.А., доверяю моему мужу Лыннику Г. А. получить мою зарплату за первую половину декабря. В связи с тем, что я лежу в больнице.
16 декабря 2005 года
Б.А. Лынник
Задание 20.Найдите ошибки в приведенной ниже доверенности. Исправьте их. Отредактированный вариант запишите.
Я, Васильева Ольга Владимировна, доверяю получить студентке инженерно-строительного факультета Симоновой Алле, паспорт 40 о2 173511, выдан 70 отделом милиции, получить мою стипендию за январь в связи с моей поездкой в Финляндию.
Васильева
Задание 21. Составьте доверенность на имя вашего друга, которому вы поручаете получение вашей стипендии.
Задание 22. Составьте объяснительную записку на имя заведующего кафедрой с указанием причины невыполнения лабораторной работы и пропусков занятий.
Задание 23. Напишите расписку в получении денег.
Задание 24.Напишите расписку в получении: а) мультимедийного проектора для проведения студенческой научной конференции, б) экспонатов музея (экспозиции) для проведения доклада, в) спортивного инвентаря.
Задание 25. Укажите, какие документы необходимо написать в следующих ситуациях.
Вы нарушили распоряжение декана факультета;
Вы получили во временное пользование дорогостоящую технику;
Вам необходимо досрочно сдать экзамены;
Вы хотите перевестись с одного отделения на другое;
Вам необходимо, чтобы Вашу заработную плату получил Ваш коллега;
Вы не успели вовремя подготовить необходимую Вашему руководству документацию;
Вы не можете получить премию, так как уезжаете на каникулы;
На время летней практики вы берете на кафедре персональный компьютер.