Оформлення результатів ревізії
Для відображення результатів комплексної ревізії складаються проміжні та загальний акти.
Акт- це достовірний документ, в якому наводять перелік фактів виявлених порушень та недоліків і об'єктивно відображають наслідки ревізії (перевірки) фінансово-господарської діяльності підприємства. Складають акт за формою, затвердженою відомчими положеннями та інструкціями.
* * *
Проміжні акти складаються для оформлення:
• результатів інвентаризації коштів, товарно-матеріальних цінностей,
розрахунків з дебіторами і кредиторами;
• результатів контрольного запуску сировини у виробництво;
• фактів порушення чи зловживання, коли вони можуть бути приховані
до закінчення комплексної ревізії;
• фактів, на підставі яких треба вжити термінових заходів, щоб усунути
порушення чи притягти винних у зловживанні осіб до відповідальності.
Підписуються проміжні акти в такому порядку:
• акт ревізії каси підписує ревізор, головний (старший) бухгалтер і ма
теріально відповідальна особа (касир);
• проміжні акти інших ділянок, де здійснюється перевірка, підписує ре
візор та безпосередньо відповідальна посадова особа.
* * *
Загальний акт слугує для оформлення результатів комплексної ревізії в цілому. Його складають після проведення ревізії, але до закінчення відведеного на ревізію строку. Це роблять з метою точного та об'єктивного відображення змісту виявлених порушень. До надрукування акта трапляються випадки вмотивованих заперечень та документально підтверджених пояснень, за якими ревізор переглядає зафіксовані в акті факти, а при необхідності змінює викладені наслідки перевірки.
В загальний акт ревізії слід записувати всебічно перевірені і доку-• .ментально обгрунтовані факти. По кожному з них повинне бути посилання та порушення відповідного Закону, інструкції, наказу, положення, ін-діого регламентуючого документа чинного законодавства.
Правило.В акті не можна відображати факти на підставі усних заяв та не підтверджені документами.
Зміст акта слід викладати простими, чіткими реченнями. Якщо до акта вносяться виправлення, вони мають бути засвідчені підписами ревізора, керівника підприємства та головного бухгалтера. Не бажано загромаджувати загальний акт зайвими численними плановими і звітними показниками, розписуванням дрібних порушень, що їх було усунено під час проведення ревізії.
Ревізор не має права припускатись тлумачення виявлених порушень висловами "злочин", "крадіжка1, "шахрай", "сфабрикував", "привласнив", тощо. Кваліфікаційну оцінку зафіксованих в акті фактів дадуть слідчі і судові органи.
Зміст загального акту охоплює наслідки перевірки всіх передбачених програмою ревізії питань, в тому числі і тих, що викладені в проміжних актах. Його умовно розподіляють на кілька частин:
А. Загальні відомості.
В цьому розділі вказують, що слугувало підставою для проведення ревізії; склад ревізійної групи; тема ревізії; повне найменування підприємства та його підпорядкованість; за який період діяльності підприємства проведено ревізію; прізвища та посади керівників і період, протягом якого вони відповідали за стан бухгалтерського обліку; вказуються об'єкти перевірки, по яких ревізію проведено суцільним порядком; фіксується дата початку і закінчення ревізії; зазначаються термін та суб'єкт проведення попередньої ревізії, стан виправлення виявлених нею порушень; додається перелік перевірок, які здійснено після попередньої ревізії. В цій частині загального акта окремо вказуються порушення, зафіксовані в акті попередньої ревізії, для виправлення яких не було вжию належних заходів.
Б. Виробничо-фінансова діяльність.
В цьому розділі акту наводиться перелік основних показників діяльності підприємства протягом одного - двох років. Тут приводиться аналіз фінансових результатів, розрахунків з бюджетом, з дебіторами, кредиторами, підзвітними особами, тощо. Відображаються наслідки ревізії касових операцій, операцій по рахунках в банку; дотримання умов збереження коштів та матеріальних цінностей; результати перевірки всіх ділянок діяльності підприємства відповідно до програми ревізії.
Всі виявлені факти порушень описуються з дотриманням об'єктивності точно, чітко, лаконічно і тільки ті, що підтверджені документами та
безпосередньо перевірені ревізорами в ході комплексної ревізії. Викладають факти за окремими розділами в залежності від програми перевірки та специфіки діяльності об'єкта. Наприклад: ревізія каси і касових операцій; ревізія операцій за рахунками в банках та інших коштів; ревізія основних засобів; ревізія розрахунків з оплати праці; ревізія формування і використання прибутку.
В. Бухгалтерський облік і звітність.
Цей розділ може бути останнім із підрозділів попередньої частини акту, але його можна виділити й окремо в залежності від виявленого в процесі ревізії. Якщо встановлено велику кількість порушень та стає зрозуміло, що матеріали ревізії передаватимуться до слідчих органів, то в акті записують кожний епізод зафіксованих порушень в бухгалтерському обліку, кожний факт зловживань.
Загалом в цьому розділі (частині) акту аналізується стан бухгалтерського обліку фінансово-господарських операцій на підприємстві за період перевірки та достовірність складених за цей час звітів.
В разі виявлення масових порушень, наприклад, переплати чи недоплати по відрядженнях, по оплаті праці, тощо їх записують в накопичувальні відомості та додають до акта ревізії. В загальному ж акті викладають зміст порушення, підсумкові дані та роблять посилання на додаток. Накопичувальні відомості з масових порушень підписує ревізор, головний бухгалтер та посадова особа відповідної ділянки діяльності підприємства.
До загального акта додаються проміжні акти, описи, відомості, розрахунки, довідки. До першого примірника загального акта, що залишається у ревізора, додають також пояснення в вигляді розшифровки збитків і до-нарахувань. Узагальнююча цифрова довідка необхідна для подальшого контролю за виправленням порушень, підготовки рішень за наслідками ревізії та для складання звітів про контрольно-ревізійну роботу.
Загальний акт складається, як правило, в трьох примірниках. При необхідності передачі матеріалів ревізії слідчим органам добавляється їх кількість по одному примірнику в кожен адрес. При врученні акта ревізії керівникові підприємства відбирається його розписка на першому екземплярі акта: "Один примірник акта комплексної ревізії з усіма додатками отримав", - підпис, дата.
Відмовитись від розписки керівник не може, як не може відмовитись і від підписання акта ревізії. Тож загальний акт комплексної ревізії підписують ревізори, керівник та головний бухгалтер підприємства.
В разі виникнення неузгоджень керівник і головний бухгалтер підписують акт із відповідним застереженням. Письмові пояснення та мотива-
цію незгоди з приводу кожного конкретного порушення вони передають безпосередньо ревізорові, або ж надсилають керівникові суб'єкта ревізії.
Керівник ревізійної бригади повинен ретельно перевірити доказовість фактів, зауважень, заперечень, викладених в поясненнях, і скласти письмовий висновок. В разі необхідності слід здійснити додаткову перевірку. Текст письмового висновку ревізор повинен узгодити з безпосереднім своїм керівником і затвердити підписом керівника контрольно-ревізійного відділу.
Трапляються випадки невмотивованої відмови керівника підприємства або головного бухгалтера від підписання акта. Якщо ревізор впевнений в правильності проведення процесу перевірки та її наслідків, то в такому разі він складає акт про відмову керівника і головного бухгалтера від підпису.
В разі відмови керівника від підпису з усним викладанням мотивів, ревізор вказує їх в акті. Для прикладу можна навести схему акта відмови (схема 3.1).
АКТ
Дата
Назва населеного пункту
Мною, головним контролером-ревізором КРУ в_______________
області___________________ , в присутності
П І. Б. П І.Б працівника підприємства
ознайомлено керівника підприємства_________________ із загальним
п і Б
актом документальної ревізії фінансово-господарської діяльності за пері
од з___________ до_________ ..
Підписати акт.______________ відмовився без якихось мотивів чи
П [ Б керівника
заперечень. (Або: "за таких мотивів". І далі йде перелік мотивів, заперечень, зауважень).
Один примірник загального акта керівникові залишено під розписку.
Головний контролер - ревізор:____________
Присутній: підпис_____________
П.І.Б.