Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах
4.1. У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових
регістрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
4.2. Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах,
що створені ручним способом, виправляються коректурним способом,
тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим
надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється од
нією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене,
4.3. Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період ви
правляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгал
терської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) зано
ситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком
"мінус", а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься
чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням
цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, лі
квідується неправильний запис та відображається правильна сума і коре
спонденція рахунків бухгалтерського обліку.
4.4. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом
"виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей доку
мент, із зазначенням дати виправлення.
4.5. У документах, якими оформлені касові і банківські операції та
операції з цінними паперами, виправлення не допускається.
4.6. Порядок виправлення помилок у документах і регістрах, що
створені машинним способом, встановлюється вказівками з організації
бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.
Організація документообороту
5.1. З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для
записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керів
ника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в
якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств
та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до
архіву,
5.2. Графік документообороту на підприємстві, в установі повинен
забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які про
ходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його
знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи,
посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню
рівня його механізації та автоматизації.
5.3. Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або
переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що вико
нуються кожним підрозділом підприємства,, установи, а також усіма ви
конавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.
5.4. Працівники підприємства, установи створюють і подають пер
винні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком до
кументообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графі
ка. У витязі наводиться перелік і документів, що відносяться до функціо
нальних обов'язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підпри
ємства, установи, до яких передаються ці документи.
5.5. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообо
роту на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером, ви
моги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на
обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'я
зковими для усіх підрозділів і служб підприємства.
Зберігання документів
6.1. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли оброб
ку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до ар
хіву.
6.2. Первинні документи та облікові регістри, ідо пройшли оброб
ку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства,
установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях
або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним
бухгалтером.
6.3. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, метале
вих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схорон
ність.
6.4. Порядок зберігання первинних та вихідних документів на ма
шинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтер
ського обліку з використанням обчислювальної техніки.
6.5. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку
ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, ком
плектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і
супроводжуються довідкою для архіву.
6.6. Строки зберігання документальних матеріалів, що утворюють
ся в діяльності підприємств і установ, затверджуються Головним архів
ним управлінням при Кабінеті міністрів України.
6.7. Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що
пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бух
галтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпе
чує головний бухгалтер підприємства, установи.
6.8. Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтер
ських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи пра
цівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рі
шенням головного бухгалтера.
6.9. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгал
терських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено
тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокура
тури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відпо
відно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється про
токолом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадо
вій особі підприємства, установи,
З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.
Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).
Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства.
У разі повернення вказаними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких документи були вилучені та й яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.
6.10. У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний термін.