А. Практика з документознавства
РОБОЧА ПРОГРАМА
виробничої практики студентів
спеціальності 6.020100 “Документознавство та інформаційна діяльність”
Київ – 2013
Укладачі: Микитась Надія Дмитрівна, к.філ.н., доц.
Рецензенти: : Палеха Юрій Іванович, к.і.н., професор
Кириленко Олександр Григорович, к.і.н., доцент
Розглянуто і затверджено на засіданні кафедри
протокол № 2 від “27” вересня 2013 р.
Завідувач кафедри __________ проф. Палеха Ю.І.
Схвалено вченою радою факультету інформаційних систем і технологій ПВНЗ «Європейський університет» (протокол від 28 вересня 2013 року № 2)
Голова
к.т.н. доц._________В. В. Рябцев
Розділ І. Загальні положення
Мета практики.
Метою практики є поглиблення та закріплення теоретичних знань з документознавчих дисциплін та інформаційно-аналітичної діяльності установ, підприємств та організацій, а також набуття необхідних практичних навичок самостійної роботи.
Зміст виробничої практики визначається діючим навчальним планом, кваліфікаційною характеристикою бакалавра, освітньо-професійною програмою підготовки фахівців та відповідними програмами з основних курсів за спеціальністю "Документознавство та інформаційна діяльність ".
Завдання практики.
У період проходження виробничої практики студенту необхідно глибоко засвоїти систему організації документознавчих операцій на підприємствах та ведення в них інформаційно-аналітичної діяльності.
Студенту треба ознайомитись:
- зі структурою, завданнями та особливостями діяльності діловодної служби, архівного, інформаційно-аналітичного підрозділу чи офісу;
- законодавчими та нормативними актами, щодо роботи з документної інформацією;
- функціями і завданнями діяльності основних та суміжних відділів підприємства. Необхідно у повному обсязі оволодіти нормативно-правовою базою, яка регулює та контролює діяльність діловодної служби, офісу чи інформаційно-аналітичного підрозділу підприємства. Зібрати необхідний матеріал для виконання в подальшому дипломної роботи.
Студент-практикант повинен знати:
- методологічні принципи ведення документознавчих та інформаційно-аналітичних операцій в підрозділах підприємства;
- правила складання документів, їх обробки та пересування;
- особливості роботи офіс-менеджера та основні види інформаційного обслуговування.
Студент-практикант повинен вміти:
- працювати з первинними документами, уміти їх складати, обробляти і групувати в однорідні за складом групи;
- документально відображати господарсько-договірні операції, які мають місце на підприємстві, складіть документи з кадрових питань;
- вести організаційно-розпорядчу та інформаційно-довідкову документацію, контролювати документообіг;
- проводити стратегічне та оперативне планування роботи офісу, здійснювати необхідні офісні комунікації;
- визначати інформаційну інфраструктуру організації, вивчати попит на релевантну інформацію;
- робити інформаційні запити та класифікувати інформаційні потреби;
- користуватись ресурсами наявних інформаційних систем та користуватись Інтернет-технологіями;
- складати звітність по результатах діяльності визначеної служби установи.
1.3. Організація та керівництво практикою.
Методичне керівництво виробничою практикою здійснюється кафедрою документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності, яка погоджує з факультетом професійної адаптації і підприємництва університету відповідні бази для проходження практики та здійснює відповідний контроль за її проходженням студентом.
Керівник практики від кафедри:
- видає індивідуальні завдання студентам;
- консультує студентів про порядок оформлення щоденника та звіту щодо проходження практики;
- здійснює контроль за відвідуванням студентами науково-практичних семінарів;
- підтримує зв’язок із керівником практики від підприємства;
- перевіряє правильність оформлення щоденників за підсумками виробничої практики та забезпечує передачу їх на факультет професійної адаптації та підприємництва.
Відповідальність за організацію практики на підприємствах покладається на керівника виробничої практики студентів від університету та керівника виробничою практикою від підприємства. Керівники практики мають забезпечувати проведення всіх організаційних заходів щодо проходження і контролю за виконанням програми практики.
Перед початком практики студент зобов’язаний отримати направлення на практику, програму виробничої практики та щоденник в деканаті факультету проходження практики професійної адаптації і працевлаштування.
Керівник практики від підприємства:
- створює необхідні умови для проходження студентами виробничої практики згідно з програмою у відділі документального забезпечення, канцелярії, відділі кадрів, офісі чи інформаційно-аналітичній службі підприємства;
- за необхідності призначає відповідних спеціалістів підприємства для безпосереднього керівництва практикою;
- створює умови для отримання студентами необхідних інструктивних, методичних та нормативних матеріалів, надання консультацій та отримання інформації з питань, які повинні бути засвоєні студентами під час проходження практики;
- організовує проведення інструктажу з техніки безпеки праці; контролює виконання студентами внутрішнього трудового розпорядку в установі;
- несе відповідальність за нещасні випадки зі студентами, що проходять виробничу практику в відділах підприємства; відповідає за якість проходження студентами практики та її відповідність цій програмі;
- здійснює необхідні заходи щодо усунення недоліків в організації проходження практики;
- розглядає звіти студентів про практику, дає відгук про їх роботу, надає завідувачу кафедри документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності університету письмовий звіт щодо пропозицій по вдосконаленню практичної підготовки майбутніх фахівців.
Обов’язки студента-практиканта:
Обов’язки студента-практиканта наведені в “Щоденнику студента з виробничої практики”.
Студент на виробничій практиці виконує роботу як позаштатний працівник.
За дозволом деканату факультету інформаційних систем та технологій університету допускається робота студента-практиканта як штатного працівника підприємства, за умови, що вона відповідає вимогам програми практики та чинному трудовому законодавству.
1.4.Підведення підсумків виробничої практики та звіт студента.
Студент-практикант, після закінчення виробничої практики зобов'язаний подати на кафедру документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності письмовий звіт, в якому мають бути відображені результати його практичної діяльності на підприємстві згідно з програмою практики. У додатки до звіту необхідно включити копії документів, розробки, таблиці, відомості, з якими працював студент – практикант на підприємстві, упорядковані згідно програми практики.
Обсяг звіту не повинен перевищувати 50-60 аркушів формату А-4. Структура звіту мусить відповідати переліку всіх тем, які викладені в розділі ІІ “ Зміст тем виробничої практики”. Обов'язковим додатком до звіту має бути перелік нормативно-правової і організаційно-розпорядчої документації та виконані практичні завдання (графіки, таблиці, схеми) з кожного розділу програми.
Одночасно керівник практики від підприємства складає відгук на студента, в якій дає оцінку: виконання програми виробничої практики; рівня дотримування трудової дисципліни; ступеня оволодіння навичками практичної роботи. В кінці відгуку виставляє оцінку за проходження студентом практики.
Відгук підписується керівником підприємства, його заступником або начальником відділу, де проходив практику студент, та засвідчується відбитком печатки. Після закінчення практики студент захищає звіт.
Звіт студента приймає комісія, призначена завідувачем кафедри документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності. До складу комісії входять провідні викладачі кафедри. Залікова оцінка за підсумками практики повинна бути диференційованою.
При оцінюванні проведеної студентом роботи враховується також відгук, наданий йому керівником практики від підприємства та активність студента на науково-практичних семінарах.
Звіт про виробничу практику, щоденник та характеристику студента-практиканта викладач-керівник здає на кафедру документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності університету.
Студент, який не виконав програми практики і отримав незадовільний відгук про роботу, або незадовільну оцінку під час захисту звіту, відраховується зі складу студентів університету.
Підсумки виробничої практики обговорюються на засіданні кафедри документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності, оформлюються протоколом, який затверджується завідуючим кафедри, і в тижневий термін після захисту звітів подається кафедрою до факультету професійної адаптації і працевлаштування.
1.5. Основні етапи виконання завдань програми виробничої практики .
Згідно з метою виробничої практики на підприємствах всіх форм власності України, студентам-практикантам необхідно закріпити набуті ним у процесі навчання теоретичні знання.
Вивчаючи кожну з тем, що вводиться до програми виробничої практики, студент-практикант має послідовно розглянути:
- організаційну структуру документаційного забезпечення управління на підприємстві, та місце підрозділу (канцелярії, архівного підрозділу, відділу кадрів чи офісної служби), де він буде проходити практику;
- форми ведення службової документації на даному підприємстві;
- нормативно-правові, організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, та кадрові документи підприємства;
- роботу зі зверненнями, заявами і скаргами громадян;
- особливості побудови інформаційного органу та методи вивчення інформаційних потреб, які використовуються в організації;
- ресурсну базу реалізації режимів інформування, електронні публікації, структуру інформаційного обслуговування;
- структуру програмного та інформаційного забезпечення офісної діяльності, схеми роботи з конфіденційною інформацією;
- посадові інструкції зав. канцелярією, начальника відділу кадрів, архіваріуса, офіс-менеджера.
Копії вищезазначених документів, розробки та інші опрацьовані матеріали прикладаються до звіту про виробничу практику.
РОЗДІЛ ІІ. Зміст тем виробничої практики з діловодства
А. Практика з документознавства
Тема 1.1. Ознайомлення з нормативно-правовою базою діловодства в установі та галузі (1 тиждень)
Нормативно-правові акти вищих органів управління. Закон як нормативно-правовий акт, що має найвищу юридичну силу. Класифікація законів. Види підзаконних нормативно-правових актів: укази і розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, розпорядження, рішення та нормативні ухвали органів державного самоврядування на місцях.
Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:
а) Законами України: “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, «Про звернення громадян», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис».
б) Постановами КМУ: «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну таємницю, що є власністю держави» від 27.11.1998 № 1893, а також «Про затвердження типової інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 30.11.2012 № 1242.
Тема 1.2. Організаційна структура служби документаційного забезпечення та здійснення документообігу в організаціях.
Обробка вхідних та вихідних документів. Книга реєстрації. Датування та індексація документів. Адресування та оформлення тексту документа. Погодження та засвідчення документів. Проставлення позначок на документах. Службові листи, вимоги до їх складання та оформлення. Особливості використання реквізитів у міжнародному листуванні. Організація документообігу в організації.
Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:
Стандартами: ДСТУ 4163-2000 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Та ДСТУ 2732 – 2004. «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять».
Тема 1.3. Організація роботи канцелярії (1 тиждень)
Структура та штатний розпис канцелярії архіву. Контроль за виконанням службових документів. Організація прийому працівників установи. Скерування документів згідно резолюцій.
Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:
ДК-003, класифікатором професій та змінами та доповненнями до нього.
Тема 1.4. Робота зі зверненнями громадян(1 тиждень)
Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян. Організація особистого прийому громадян. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян. Особливості передавання завершених справ в архівний підрозділ.
Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:
а) Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (Постанова КМУ від 14.04.1997)
б) Законом України «Про звернення громадян» зі змінами і доповненнями внесеними Законами України від 13.05.99 № 653-ХІV, від 20.11.2003 № 1294-ІV та від 20.01.2005 № 2384-ІV.
Тема 1.5. Організаційно-розпорядчі документи в діяльності підприємства (1 тиждень)
Правила організаційної діяльності підприємства. Складання Статуту та положень про структурні підрозділи. Складання функціональних обов’язків працівників. Статут як юридичний акт. Підготовка інструкцій, що регулюють організаційні, фінансові, науково-технічні та інші стосунки службових осіб. Розробка правил внутрішнього розпорядку в установі. Підготовка наказів з загальних питань, розпоряджень, рішень, вказівок, приписів. Документація діяльності колегіальних органів.
Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:
а) Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98.
б)Типовими формами організаційно-розпорядчих документів, затвердженими наказом Мінстату України від 09.10.95 № 253.