Долучання службових документів

Долучання службового документа — це визначання того, що службовий документ треба створити і зберігати його. Цей процес поширюється як на службові документи, створені органі­зацією, так і на ті, які вона отримала. Цей процес поширюється на прийняття рішення про те, які службові документи долучати до документаційної системи, що, у свою чергу, впливає на рішення про те, хто може мати доступ до цих службових документів та як довго їх необхідно зберігати.

Рішення про те, які службові документи треба долучати, а які ні, базуються на аналізуванні діяльності та звітності організації. Організація може використати формальний засіб, такий, як номенклатура справ (див. 4.2.4), або інструкції, що визначають, які службові документи не по­трібно зберігати.

Прикладами службових документів, які не потрібно долучати, можуть бути такі, що

а) не зобов'язують організацію чи працівника до певної дії,

b) не документують жодних зобов'язань або обов'язків, або

с) не містять інформацію, пов'язану з діяльністю організації, про яку вона зобов'язана звітувати.

У документаційних системах, де інформація записана на паперовому носієві, долучання здій­снюють шляхом фізичного розміщування службового документа у досьє або теки, де є заголо­вок, у хронологічній послідовності. Таке групування пов'язує окремий службовий документ з інши­ми службовими документами відповідно до теми та надає можливість будь-кому, хто прийшов одержати інформацію, зробити висновки про зміст документа. Службовий документ може бути пов'язаний з іншими документом часом створення, фізичним сусідством, власником або заголов­ком досьє чи теки.

Формальна документаційна система, де інформація записана на паперовому носієві, кон­тролює, які справи створювати та як їх називати. Долучання службових документів до справи (долучання службового документа) є результатом визначання, до якого класу належить конкрет­ний службовий документ згідно з класифікацією, та розміщення його у наперед визначеній послі­довності серед інших службових документів. Службові документи, що поступово долучають до справ, можна послідовно датувати або нумерувати, щоб забезпечити додаткову безпеку під час визначання послідовності дій. Згодом справу можна додатково проіндексувати, щоб можна було визначити місцезнаходження конкретного службового документа та відшукати його. Умови передавання на зберігання та доступу можна зазначати додаванням позначок на справі або у системах контролю.

Долучання службового документа до визначеної наперед системи дій або робочого процесу також є формою долучання службового документа. Такий процес визначає місцезнаходження службового документа відповідно до контексту дії, яку здійснюють після його створення або одержання, та є підтвердженням того, що він бере участь у робочій операції.

До електронних документаційних систем службові документи долучають у результаті ретель­но розробленого процесу, що за своїми завданнями та цілями є реєструванням.

До систем, що містять службові документи, також необхідно долучати метадані, пов'язані з ними у спосіб, що

а) описує як зміст службового документа, так і контекст діяльності, що відбувається,

b) робить службовий документ основним свідченням виконаних дій та

с) надає можливість знайти та відтворити службовий документ.

Ці аспекти часто розглядають як контекст, зміст та структуру службового документа.

Інформацію про людей, задіяних в операції, виконану діяльність та службові документи, що є результатом цієї діяльності, можна записати з різним ступенем деталізації. Рівень необхідної деталізації залежить від потреб діяльності та сфери застосування службового документа. Наприклад:

а) службові документи, що стосуються однієї особи, можна згрупувати в прості системи, використовуючи мінімальну інформацію, орієнтовану на пошук, зокрема в такі системи, як персо­нальні, довідкові досьє з копіями інструкцій та законів;

b) службові документи, що ніколи не використовують за межами одного підрозділу, потре­бують лише документування деталей, які достатньо зрозумілі у межах підрозділу;

с) службові документи, які виходять за межі певного підрозділу, потребують надання більшої інформації, яка ідентифікує цей підрозділ і задіяних виконавців у контексті діяльності всієї організації;

d) службові документи, створені у публічній сфері, такій як World Wide Web, вимагають більшої інформації відповідно до контексту, оскільки можна передбачити, що користувачі будуть розгля­дати документ з неоднаковим розумінням операцій, в контексті яких його було створено. Стандарт ISO 690-2 надає рекомендації, як робити посилання на електронні документи.

4.3.3 Реєстрування

Мета реєстрування в тих системах, де його застосовують, — засвідчити, що службовий до­кумент було створено або долучено до документаційної системи. Реєстрування охоплює запис короткої описової інформації про службовий документ у реєстрі та надання цьому документу уні­кального умовного позначення.

Національний відхил

Вилучити речення «Є приклади, коли традиційно під час керуваннядокументаційними процесами для документа-ційних систем, де інформація записана на паперовому носієві, реєстрування не застосовують».

Реєстрування — це спосіб формалізації долучання службового документа до документацій­ної системи. Службові документи можна реєструвати більше ніж на одному рівні узагальнення в документаційній системі, наприклад, у системах кореспонденції реєстрування може здійсню­ватися на рівні справи та на рівні «документа» або «аркуша» (аркуш бухгалтерської книги) залежно від вимог до свідчення.

У ручних, паперових системах контролю реєстр зазвичай є окремим документом. У комп'ю­теризованих системах реєстр може містити комбінацію елементів даних. В електронних докумен-таційних системах процес реєстрування може містити класифікацію і визначання статусу дос­тупу та передавання службових документів на зберігання або вилучання для знищування. Елек­тронні документаційні системи можна розробити таким чином, щоб вони реєстрували службові документи автоматично, прозоро для користувача галузевої системи, з якої ці документи над­ходять, та без втручання фахівця з керування документаційними процесами. Навіть якщо реє­стрування автоматизовано не повністю, елементи процесу реєстрування (особливо деякі ме-тадані, потрібні для реєстрування) можуть автоматично надходити з комп'ютерного і ділового середовища, з якого походить службовий документ.

Якої б форми не набувало реєстрування, загальним правилом є його незмінність. Проте, якщо зміни потрібні, це фіксують під час перевіряння і результати цих змін зберігають.

Реєстрування встановлює, як мінімум, такі метадані:

а) унікальне умовне позначення, визначене системою;

b) дату і час реєстрування;

с) заголовок або скорочений опис;

d) автора (особу або корпоративний орган), відправника або одержувача.

Детальніше реєстрування пов'язує службовий документ з описовою інформацією про кон­текст, зміст та структуру документа і показує його зв'язки з іншими спорідненими документами. Кожний службовий документ або група документів мають містити інформацію про контекст та зміст документа й інших споріднених документів. Специфічні правові засади функціювання можуть встановлювати вимоги до метаданих для документів з повною і точною інформацією. Деякі з цих вимог можна задовольнити через первинне реєстрування документа та його взає­мозв'язків.

Залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог організації до свідчень та застосовуваної технології, до унікального умовного позначення службового документа можна долучати таку інформацію:

а) назву документа або його заголовок,

b) опис або короткий виклад тексту,

с) дату створення,

d) дату і час передавання та отримування,

e) вид службового документа — вхідний, вихідний, внутрішній,

f) автора (із співавторами),

g) відправника (із його/її належністю до організації),

h) одержувача (із його/її належністю до організації),

i) фізичну форму,

j)класифікування згідно із схемою класифікації,

k) зв'язки зі спорідненими службовими документами, що документують ту саму послідовність робочих дій або належать до тієї самої особи або справи, якщо документ є частиною справи,

l) систему ділової діяльності, з якої службовий документ долучено,

m) програмне забезпечення та версію, за якими службовий документ створено або долучено,

n) стандарт, з яким узгоджується структура службового документа (наприклад, ЗіапсІагсІ СепегаІізесІ Магкир І_апдиаде — 86МЦ ЕхіепзіЬІе Магкир І_апдиаде — ХМІ_),

о) відомості про долучені документи, охоплюючи програмне забезпечення та версію, за якою приєднаний документ було створено,

p) шаблони, необхідні для пояснення структури документа,

q) доступ,

r) строк зберігання та

s) іншу інформацію про структуру та контекст, необхідну для керування.

Якщо використовують схему класифікації, файл (документ) найкраще класифікувати одно­часно з реєструванням. Тип та складність схеми класифікації залежить від виду компанії чи організації.

4.3.4 Класифікування

4.3.4.1 Загальні принципи

Класифікування — це процес визначення категорії або категорій ділової діяльності та служ­бових документів, створених у процесі його здійснення, їх групування, якщо це прийнятно, у спра­ви, щоб полегшити описування, контроль, встановляння зв'язків та визначання статусу досту­пу та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування.

З використанням систем класифікації на основі напрямків діяльності процес містить такі етапи:

а) визначання дії або напрямку діяльності, які документують;

b) визначання місця дії або діяльності згідно з системою класифікації в організації;

с) перевіряння класу вищого рівня, до яких належить дія або напрямок діяльності, для правильного вибору рівня класифікації;

d перевіряння класифікації за напрямками діяльності стосовно структури організації, щоб встановити, що вона відповідає підрозділу, до якого належить службовий документ;

e) закріплення ототожненої класифікації службового документа на рівнях, що відповідають вимогам організації.

Кількість рівнів схеми класифікації та описових статей, зафіксованих під час класифікуван­ня (як на рівні дії, так і вище), залежить від таких чинників:

а) звітність організації;

b) характер діяльності;

с) розмір організації;

d) складність структури організації;

e) оцінення ризиків критичності швидкості та точності контролю й пошуку службових документів;

f) застосовна технологія.

4.3.4.2 Словниковий контроль

Подальші описові та контролювальні характеристики службового документа можна додати, застосовуючи словниковий контроль, а саме список санкціонованих заголовків або тезаурус

(див. 4.2.3.1 та 4.2.3.2). Необхідність контролю за наданням заголовків та описуванням залежить від розміру та складності структури організації' і наявності специфічних документаційних систем. Чим вище рівень звітності і (або) громадського перевіряння, тим більшою є потреба точного та швидкого визначання місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

4.3.4.3Індексування

Відповідне закріпляння індексів розширює можливості пошуку документів за допомогою класифікування, категорій та носіїв. Індексування можна зробити вручну або виставити автома­тично для електронної сукупності параметрів чи тексту електронних документів.

Спочатку індексування було ручним, сьогодні воно загалом комп'ютеризоване. Системи вільного пошуку тексту (пошуку повного тексту) встановлюють місцезнаходження службових документів через їхній зміст. Інші пошукові засоби забезпечують пошук на основі сукупності даних про профіль користувача, службового документа та теми, змісту документа, а також застосованих програмованих засобів. Складні засоби індексування прийнятні для певного типу службових документів, характеру діяльності та ресурсів, необхідних для їх впроваджування та функціювання.

Встановлювання складу термінів для індексування може бути обмежене термінологією, прийнятою у схемі класифікації, або іншим видом словникового контролю. Джерелами для вибору термінів, застосовуваних під час індексування зазвичай є:

а) вид або характер службового документа,

b) назва або головний заголовок службового документа,

с) теми змісту службового документа, зазвичай відповідно до напрямку діяльності,

d) анотація до службового документа,

e) дати, пов'язані з дією, задокументованою у службовому документі,

f) імена клієнтів або назви організацій,

g) певні вимоги до опрацювання службових документів і даних,

h) додаток до документації, якщо її не ідентифікують іншим способом, або

i) способи користуванням службовим документом.