ПОРІВНЯННЯ СТРУКТУРНИХ ЕЛЕМЕНТІВ ISO 15489-2 ТА ІSО 15489-1
Цей додаток містить перелік структурних елементів згідно з ІSО 15489-2 та відповідні їм розділи і пункти, наведені в ІSО 15489-1.
У кінці таблиці В.1 наведено структурні елементи згідно з ІSО 15489-1, до яких додаткові настанови ІSО 15489-2 відсутні.
Таблиця В.1— Порівняння ІSО 15489-2 та І80 15489-1
| 150 15489-2 (Настанови) | 15015489-1 (Основні положення) | ||
| № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис | № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис |
| Сфера застосування | Сфера застосування | ||
| Політика та обов'язки | Політика та обов'язки | ||
| 2.1 | Вступ Підкреслено, що настанови поширюються на визначені та встановлені типи обов'язків | 6.1 | Загальні засади Встановлено необхідність політики щодо керування документаційними'процесами |
| 2.2 | Положення політики з керування доку-ментаційними процесами Описано функції, взаємозв'язки з іншими документами та забезпечення | 6.2 | Політика Визначено цілі та взаємозв'язки між діяльністю та вимогами регулятивного середовища |
| 2.3 | Обов'язки | 6.3 | Обов'язки Надано визначання та встановлювання відповідальності за політику |
| 2.3.1 | Ціпі визначання обов'язків та повноважень Зазначено цілі та обсяг ділових правил, потрібних для визначання обов'язків розпорядників документами | ||
| 2.3.2 | Повноваження та обов'язки в межах організації' Встановлено обов'язки різних категорій персоналу щодо керування документацій-ними процесами | ||
| Стратегія, розробляння та впроваджування | 8.4 | Методологія розробляння та впроваджування документаційних систем | |
| 3.1 | Вступ Зазначено, що у розділі 3 ґрунтовніше викладено тільки положення підрозділу 8.4 | ||
| 3.2 | Розробляння та впроваджування документаційної системи Підкреслено відповідність між пунктами підрозділу 8.4 та назвами етапів у підрозділі 3.2 | ||
| 3.2.2, Етап А | Попереднє дослідження Ґрунтовніше викладено мету етапу та його зв'язок з іншими етапами | 8.4 а) | Попереднє дослідження |
| 3.2.3, Етап В | Аналізування ділової діяльності Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації | 8.4 Ь) | Аналізування ділової діяльності |
| 3.2.4, ЕтапС | Встановляння вимог до службових документів Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації | 8.4 с) | Встановляння вимог до службових документів |
Продовження таблиці В.1
| 18015489-2 (Настанови) | 130 15489-1 (Основні положення) | ||
| № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис | № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис |
| 3.2.5, Етап 0 | Оцінювання наявних систем Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації | 8.4 сі) | Оцінювання наявних систем |
| 3.2.6, ЕтапЕ | Визначання стратегії виконання вимог до службових документів Зазначено чинники, що впливають на стратегію, описано можливі стратегії та можливу документацію | 8.4 є) | Визначання стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до службових документів |
| 3.2.7, Етап Р | Розробляння документаційноїсистеми Пояснено взаємозв'язок між етапом Р та іншими етапами і подано список можливої документації | 8.4 т) | Розробляння документаційної системи |
| 3.2.8, ЕтапС | Впроваджування документаційної системи Ґрунтовніше викладено мету етапу таподано перелік можливої документації | 8.4 д) | Впроваджування документаційної системи |
| 3.2.9, ЕтапН | Аналізування після впровадження системи Перелічено дії, які треба виконати, та описано переваги | 8.4 п) | Аналізування після впровадження системи |
| Документаційні процеси та їх контролювання | Керування документаційними процесами та їх контролювання | ||
| 4.1 | Вступ Структура керування документаціями процесами та Настанови | — | Немає еквівалента |
| 4.2 | Засоби | Див також 9.10 Документальне оформлювання керування документаційними процесами Підкреслено необхідність документувати керування документаційними процесами | |
| 4.2.1 | Основні засоби Подано перелік засобів, використовуваних під час керування документаційними процесами та відбору, описаних у Настановах (класифікація напрямків ділової діяльності, номенклатура справ, схеми класифікації рівнів доступу та безпеки, тезаурус та глосарій термінів) | ||
| 4.2.2 | Класифікування напрямків ділової діяльності Наголошено на тому, що номенклатуру справ розробляють на підставі схеми класифікації напрямків діяльності | 9.5 | Класифікування |
| 9.5.1 | Класифікування напрямків ділової діяльності Зазначено переваги класифікування напрямків діяльності | ||
| 4.2.2.2 | Класифікування напрямків ділової діяльності організації Описано аналізування для забезпечування класифікування напрямків ділової діяльності організації та методи розробляння і схеми Див. також 8.3 «Розробляння та впроваджування документаційних систем» | 9.5.2 | Системи класифікації Визначено основу та необхідний рівень класифікації |
| 4.2.3 | Словник | 9.5.3 | Словниковий контроль Визначено мету словникового контролю |
| 4.2.3.1 | Словниковий контроль — перелік санкціонованих заголовків Описано перелік санкціонованих заголовків |
Продовження таблиці В.1
| ISО 15489-2 (Настанови) | ІSО 15489-1 (Основні положення) | ||
| № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис | № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис |
| 4.2.3.2 | Тезаурус Подано опис тезауруса | — | Див також у розділі 9.5.3 Словниковий контроль |
| 4.2.4 | Номенклатура справ Описано вимогу наявності формальних засобів | 9.2 | Визначання строків зберігання службових документів Внесено підстави для визначання строків зберігання та тривалого зберігання |
| 4.2.4.2 | Визначання службових документів, які треба долучати до документаційних систем Викладено вимоги до аналізування ділової діяльності та оцінювання ризиків | ||
| 4.2.4.3 | Визначання строків зберігання службових документів | 9.10 | Документальне оформлювання керування документаційними процесами Описано номенклатуру справ |
| 4.2.5 | Схема класифікації рівнів доступу та безпеки Викладено вимоги та рівень необхідної складності | 9.7 | Доступ Описано регулятивні засади та процеси, що забезпечують доступ |
| 4.2.5.2 | Розробляння класифікації' рівнів безпеки та доступу Викладено вимоги до аналізування регулятивних засад функціонування організації, аналізування ділової діяльності та оцінювання ризиків | ||
| 4.3 | Керування документаційними процесами Зазначено процеси (долучання, реєстрування, класифікування, визначання статусу передавання до архіву або вилучання для знищування, класифікування доступу, зберігання, користування та встановлювання місцезнаходження, передавання до архіву або вилучання для знищування) | Немає еквівалента | |
| 4.3.2 | Долучання службових документів Наведено чинники, що впливають на долучання, методи та рівень деталізації | 9.1 | Визначання службових документів, що підлягають долучанню до документа-ційної системи Надано аналіз та підстави для долучання |
| 9.3 | Долучання службових документів до документаційних систем Встановлено мету та методику | ||
| 4.3.3 | Реєстрування Викладено методи та вимоги до метаданих | 9.4 | Реєстрування Пояснено мету |
| 4.3.4 | Класифікування Наведено визначання, етапи процесу та зазначено чинники, що впливають на рівень класифікації | 9.5 | Класифікування |
| 9.5.1 | Класифікування напрямків ділової діяльності Встановлено переваги класифікування напрямків ділової діяльності | ||
| 9.5.2 | Системи класифікації Зазначено на основу та необхідний рівень класифікації |
| Продовження таблиці В.1 | ||||
| ІSО 15489-2 (Настанови) | ІSО 15489-1 (Основні положення) | |||
| № розділу абопункту | Назва структурного елемента і короткий опис | № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис | |
| 4.3.4.2 | Словниковий контроль Зазначено чинники, що впливають на рівень контролю | 9.5.3 | Словниковий контроль Визначено мету словникового контролю | |
| 4.3.4.3 | Індексування Зазначено мету та засоби індексування. Подано перелік джерел позначання індексів | 9.5.4 | Індексування Висловлено заувагу щодо можливості ручного або автоматичного індексування та подано посилання на міжнародний стандарт | |
| 4.3.5 | Класифікування рівнів доступу та безпеки Аналізування для встановляння прав доступу та відповідальності за обмежування | 9.7 | Доступ Описано регулятивні засади та процеси, що забезпечують доступ | |
| 4.3.6 | Визначання статусу службових документтів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування Описано процеси, необхідні для визначання | 9.9 | Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Подано перелік видів дій та принципів фізичного знищування документів | |
| 4.3.7 | Зберігання | 9.6 | Зберігання та обробляння Наведено огляд вимог | |
| 4.3.7.1 | Рішення про зберігання службових документів Описано аналізування ризиків для прийняття рішень щодо умов зберігання та характеристики документів, які беруть при цьому до уваги | |||
| 4.3.7.2 | Критерії оцінювання середовища Наведено чинники, які характеризують сховище для належного зберігання службових документів | |||
| 4.3.7.3 | Зберігання у цифровому форматі Описано додаткову стратегію для зберігання у цифровому форматі | |||
| 4.3.8 | Користування службовими документами та контроль за їх обігом і виконанням Наведено процеси, необхідні для організування користування та контролювання | 9.8 | Контролювання руху службових документів та користування ними | |
| 9.8.1 | Загальні засади Визначено мету документування руху та користування | |||
| 9.8.2 | Контроль строків виконання дій зі службовими документами Зазначено переваги контролювання руху службових документів під час робочих процесів | |||
| 9.8.3 | Контроль за місцезнаходженням службового документа Визначено переваги документування фізичного місцезнаходження службових документів та вимоги до нього | |||
| 4.3.9 | Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Описано процеси передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування | 9.9 | Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Описано виконання рішень про передавання службових документів до іншого сховища або під інший контроль або вилучання їх для знищування. Встановлено принципи, яких треба дотримуватися під час знищування службових документів | |
| 4.3.9.2 | Тривале зберігання Визначено обов'язки та стратегії для тривалого зберігання |
Продовження таблиці В.1
| ІSО 15489-2 (Настанови) | ІSО 15489-1 (Основні положення) | ||
| № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис | № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис |
| 4.3.9.3 | Фізичне знищування Описано процеси фізичного знищування документів | ||
| 4.3.9.4 | Передавання прав контролю за службовими документами або права власності на них Роз'яснено обставини, за яких може відбутися передавання прав контролю або власності. Описано питання звітності та контролю, яких треба дотримуватися | ||
| Відстежування та здійснювання перевіряння | Відстежування та здійснювання перевіряння Викладено вимоги "■■"-■■ | ||
| 5.1 | Загальні засади Встановлено причини для здійснювання програм відстежування | ||
| 5.2 | Перевіряння відповідності Пояснено необхідність показати, що доку-ментаційна система функціонує належним чином | ||
| 5.3 | Сила доказовості Зазначено, що службові документи мають бути прийняті судами | ||
| 5.4 | Відстежування продуктивності праці Зазначено про необхідність оцінювання продуктивності системи | ||
| Навчання | Навчання Викладено вимоги | ||
| 6.1 | Вступ Викладено цілі навчальних програм | ||
| 6.2 | Вимоги до навчальних програм Описано засоби створення навчальних програм | ||
| 6.3 | Персонал, який треба навчати Зазначено категорії персоналу | ||
| 6.4 | Навчання фахівців з керування документаційними процесами Зазначено завдання та навички, необхідні професійно навченому персоналу | ||
| 6.4.2 | Методи навчання Наведено методи навчання | ||
| 6.5 | Оцінювання та переглядання навчання Наведено методи та переваги | ||
| Бібліографія | Нормативні посилання Наведено стандарти, використані в ІЗО 15489-1 | ||
| Зауважено, що такі розділи та пункти, викладені у ІЗО 15489-1, не мають відповідників у Настановах | Терміни та визначення понять | ||
| Переваги керування документаційними процесами |
таблиці В.1
| ІSО 15489-2 (Настанови) | ІSО 15489-1 (Основні положення) | ||
| Мк розділу абопункту | Назва структурного елемента і короткий опис | № розділу або пункту | Назва структурного елемента і короткий опис |
| Вимоги регулятивного середовища | |||
| Вимоги до керування документаційними процесами | |||
| Розробляння та впроваджування документаційних систем | |||
| 8.1 | Загальні засади | ||
| 8.2 | Характеристики документаційних систем | ||
| 8.3 | Розробляння та впроваджування документаційних систем | ||
| 8.5 | Припинення функціонування документаційних систем | ||
| 9.5.5 | Розміщування номерів та індексів |
БІБЛІОГРАФІЯ
1 ІSО 690-2 Іпїогтаііоп апсі сіоситепіаііоп — ВіЬІіодгарпіс геїегепсез — Рагі 2: ЕІесігопіс сіоситепіз ог рагїз Іпегеої
2 ISO 2788 Ооситепіаііоп — (Зиісіеііпез (ог іпе езіаЬІізптепі апсі сіеуеіортепі оі топоііпдиаі Іпезаигі
3 ІSО 15489-1 Іггїогтаііоп апсі сіоситепіаііоп — Кесогсіз тападетепі — Рагі 1: бепегаї.
НАЦІОНАЛЬНЕ ПОЯСНЕННЯ
1 ІSО 690-2 Інформація та документація. Бібліографічні посилання. Частина 2. Електронні документи та їхні частини
2 ІSО 2788 Документація. Настанови щодо утворення і вдосконалювання одномовного тезауруса
3 ІSО 15489-1 Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення.
ДСТУ 4423-2:2005
УКНД 35.077.1; 01.140.20
Ключові слова:керування документаційними процесами, службовий документ, доку-ментаційна система, практична настанова, документаціинии процес, розробляння, навчання.
Редактор В. Кириленко
Технічний редактор О. Марченко
Коректор О. Ніколаєнко
Верстальник Т. Шишкіна
Підписано до друку 09.07.2007. Формат 60 х 84 1/8. Ум. друк. арк. 5,58. Зам. 2.3 & О Ціна договірна.
Відділ редагування нормативних документів ДП «УкрНДНЦ» 03115, м. Київ, вул. Святошинська, 2