ПОРІВНЯННЯ 1S0 15489-1 ТА ІSО 15489-2 У ЧАСТИНІ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІИНИМИ ПРОЦЕСАМИ
У таблиці А.1 наведено зв'язок між двома документами ІSО 15489-1 та ІSО 15489-2, щоб користувачі могли легко встановити:
а) де в ІSО 15489-2 наведено додаткові рекомендації з питань керування документаційними процесами, описаними в ІSО 15489-1,
в) конкретний структурний елемент в ІSО 15489-1, якого стосується структурний елемент, наведений у ІSО 15489-2.
Ця частина ІSО 15489 не надає додаткових настанов до кожного розділу або пункту ІSО 15489-1.
Таблиця А.1 —Порівняння ІSО 15489-1 та 150 15489-2 у частині керування документаційними процесами
| ІSО 15489-1 (Основні положення) | 13015489-2 (Настанови) | ||
| № структурного елемента | Назва структурного елемента ! короткий опис | № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис |
| Сфера застосування Для ДСТУ ІSО 15489-1 | Сфера застосування Для Настанов | ||
| Нормативні посилання Наведено стандарти, використані у ДСТУ ІSО 15489-1 | — | Бібліографія Подано список публікацій, на які є посилання у тексті | |
| Терміни та визначення понять | Немає додаткових термінів або визначень | ||
| Переваги керування документаційними процесами | Немає додаткових настанов | ||
| Вимоги регулятивного середовища | Немає додаткових настанов | ||
| Політика та обов'язки | Політика та обов'язки | ||
| 6.1 | Загальні засади Встановлено необхідність політики щодо керування документаційними процесами | 2.1 | Вступ Підкреслено, що настанови поширюються на визначені та встановлені типи обов'язків |
| 6.2 | Політика Визначено цілі та взаємозв'язок між діяльністю та вимогами регулятивного середовища | 2.2 | Положення політики з керування документаційними процесами Описано функції, взаємозв'язки з іншими документами та забезпеченням |
| 6.3 | Обов'язки Наведено визначення та встановлювання відповідальності за політику | 2.3 | Обов'язки |
| 2.3.1 | Цілі визначання обов'язків та повноважень Описано цілі та обсяг ділових правил, потрібних для визначання обов'язків розпорядників документами | ||
| 2.3.2 | Повноваження та обов'язки в межах організації Встановлено обов'язки різних категорій персоналу щодо керування документаційними процесами | ||
| Вимоги до керування документаційними процесами | — | Немає додаткових настанов | |
| Розробляння та впроваджування документаційних систем | Немає подібного заголовка | ||
| 8.1 | Загальні засади | Немає додаткових настанов | |
| 8.2 | Характеристики документаційних систем | Немає додаткових настанов |
Продовження таблиці А.1
| 15015489-1 (Основні положення) | 150 15489-2 (Настанови) | ||
| № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис | № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис |
| 8.3 | Розробляння та впроваджування документаційних систем | Немає додаткових настанов | |
| 8.4 | Методологія розробляння та впроваджування документаційних систем | Стратегія, розробляння та впроваджування | |
| 3.1 | Вступ Зазначено, що у розділі 3 ґрунтовніше викладено тільки положення підрозділу 8.4 | ||
| 3.2 | Розробляння та впроваджування документаційної системи Зазначено відповідність між номерами підрозділів у підрозділі 8.4 та назвами етапів у підрозділі 3.2 | ||
| 8.4 а) | Попереднє дослідження | 3.2.2 Етап А | Попереднє дослідження Ґрунтовніше викладено мету етапу та його зв'язок з іншими етапами |
| 8.4 Ь) | Аналізування ділової діяльності | 3.2.3 Етап В | Аналізування ділової діяльності Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
| 8.4 с) | Встановляння вимог до службових документів | 3.2.4 ЕтапС | Встановляння вимог до службових документів Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
| 8.4 сі) | Оцінювання наявних систем | 3.2.5 ЕтапО | Оцінювання наявних систем Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
| 8.4 є) | Визначання стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до службових документів | 3.2.6 ЕтапЕ | Визначання стратегії виконання вимог до службових документів Зазначено чинники, які впливають на стратегію, описано можливі стратегії та можливу документацію |
| ВАГ) | Розробляння документаційної системи | 3.2.7 ЕтапР | Розробляння документаційної системи Пояснено взаємозв'язок між етапом Р та іншими етапами і подано список можливої документації |
| 8.4 д) | Впроваджування документаційної системи | 3.2.8 ЕтапО | Впроваджування документаційної системи Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
| 8.4 п) | Аналізування після впровадження системи | 3.2.9 ЕтапН | Аналізування після впровадження системи Перелічено дії, які треба виконати, та описано переваги |
| 8.5 | Припинення функціонування документаційних систем | — | Немає додаткових настанов |
| Керування документаційними процесами та їх контролювання Тільки заголовок | Документаційні процеси та їх контролювання | ||
| 4.1 | Вступ Пояснено послідовність керування документаційними процесами, відмінності між мета-даними документів, де інформація записана на паперових носіях, та документів у електронних системах, а також побудова розділу 4 у Настановах |
Продовження таблиці А.1
| ISО 15489-1 (Основні положення) | ІSО 15489-2 (Настанови) | ||
| № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис | №структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис |
| 4.2 | Засоби | ||
| 4.2.1 | Основні засоби Подано перелік засобів, використовуваних в операціях керування документаційними процесами та відбирання, описаних у Настановах (класифікація напрямків ділової діяльності, номенклатура справ, схеми класифікації рівнів доступу та безпеки, тезаурус та глосарій термінів) | ||
| 4.3 | Керування документаційними процесами Вступ та перелік процесів | ||
| 9.1 | Визначання службових документів, що підлягають долучанню до документа-ціпної системи Аналізування ризиків щодо долучання, динамічний характер документів та необхідність метаданих | 4.2.4 | Номенклатура справ Пояснено, що долучання документів треба здійснювати систематично |
| 4.2.42 | Визначання службових документів, які треба долучати до документаціпних систем Описано, що процес визначання документів для долучання потребує визначання функцій та напрямків ділової діяльності. Зазначено процеси, необхідні для визначання потреби у долучанні. Підкреслено необхідність використання аналізу ризиків для прийняття рішень про долучання документів | ||
| 4.3.6 | Встановляння статусу службових документів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування Вказано процеси, необхідні для визначання статусу документів для передавання до архіву або вилучання для знищування на рівні долучання, особливо в електронному середовищі | ||
| 9.2 | Визначання строків зберігання службових документів Описано чинники, що впливають на строки зберігання, підстави для визначання строків зберігання та види документів, що потребують тривалого зберігання | 4.2 | Засоби |
| 4.2.1 | Основні засоби Згадано номенклатуру справ | ||
| 4.2.2 | Класифікування напрямків ділової діяльності Наголошено на тому, що номенклатуру справ розробляють на підставі схеми класифікації напрямків діяльності | ||
| 4.2.4 | Номенклатура справ Описано номенклатуру справ | ||
| 4.2.4.2 | Визначання службових документів, які треба долучати до документаційних систем Пояснено, що визначання строків зберігання службових документів вимагає визначання функцій та напрямків діяльності. Підкреслено необхідність чітко встановлених строків зберігання | ||
| 4.2.4.3 | Визначання строків зберігання службових документів Проведено аналізування, необхідне для визначання строків зберігання, з прикладами. Надано опис строків зберігання |
Продовження таблиці А.1
| ІSО 15489-1 (Основні положення) | ІSО 15489-2 (Настанови) | ||
| № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис | № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис |
| 4.3.6 | Встановляння статусу службових документів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування Наведено процеси, пов'язані з класифікуванням, основаним на напрямках діяльності, із статусом для передавання до архіву або вилучання їх для знищування, особливо в електронному середовищі | ||
| 4.3.9 | Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Пояснено, як передавати службові документи до архіву або вилучати їх для знищування | ||
| 9.3 | Долучання службових документів до документаційних систем Подано перелік цілей та методика | __ | Див. також 4.2.4.2 Визначання службових документів, які треба долучати до документаційних систем |
| 4.3.2 | Долучання службових документів Описано процеси долучання, наведено приклади документів, які не треба долучати як службові. Описано методи долучання до паперових та електронних документаційних систем та необхідні метадані | ||
| . 9.4 | Реєстрування Визначено процеси реєстрації та пояснено мету | 4.3.3 | Реєстрування Деталізовано процес, описано метадані та визначено необхідний мінімум метаданих |
| 9.5 | Класифікування | 3.2.2 | Етап А. Попереднє дослідження Описано роботу, що передує розроблянню схеми класифікації напрямків ділової діяльності |
| 9.5.1 | Класифікування напрямків ділової діяльності Пояснено використання схеми класифікації напрямків ділової діяльності | 3.2.3 | Етап В. Аналізування ділової діяльності Пояснено мету аналізування ділової діяльності для розробляння документаційної системи; схему класифікації напрямків діяльності пов'язано з іншими видами документування ділових процесів. Надано перелік засобів, які можна розробити на основі схеми класифікації напрямків ділової діяльності |
| 9.5.2 | Системи класифікації' Підкреслено взаємозв'язок з напрямками ділової діяльності | 4.2.1 | Основні засоби Зазначено основний засіб |
| 4.2.2 | Класифікування напрямків ділової діяльності Пояснено характер та мету схеми класифікації напрямків діяльності | ||
| 4.2.2.2 | Класифікування напрямків ділової діяльності організації Пояснено, як проаналізувати та побудувати ієрархічну структурну схему. Подано перелік питань для настанови щодо розробляння схеми класифікації напрямків діяльності організації |
Продовження таблиці А.1
.
| ІSО 15489-1 (Основні положення) | ІSО 15489-2 (Настанови) | ||
| N8 структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис | № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис |
| 9.5.3 | Словниковий контроль Зауважено, що це допоміжний засіб до схем класифікації та індексації | 4.2.3 | Словник |
| 4.2.3.1 | Словниковий контроль — перелік санкціонованих заголовків Описано перелік санкціонованих заголовків | ||
| 4.2.3.2 | Тезаурус Подано опис тезауруса | ||
| 4.3.4.2 | Словниковий контроль Обумовлено рівні словникового контролю, необхідні в різних ситуаціях | ||
| 9.5.4 | Індексування Висловлено заувагу щодо можливості ручного або автоматичного індексування та надано посилання на міжнародний стандарт | 4.3.4.3 | Індексування Зазначено мету та засоби індексування. Подано перелік джерел позначення індексів |
| 9.5.5 | Розміщування номерів та індексів Описано значення індексів для ідентифікації' документів | — | Немає додаткових настанов |
| 9.6 | Зберігання та обробляння Викладено засади зберігання документів у стані, придатному для користування | 4.3.7 | Зберігання |
| 4.3.7.1 | Рішення про зберігання службових документів Роз'яснено підстави для прийняття рішень про зберігання службових документів та використання аналізування ризиків. Описано чинники, які беруть до уваги під час вибору умов зберігання та обробляння документів | ||
| 4.3.7.2 | Критерії оцінювання сховища Описано чинники, які беруть до уваги під час вибору сховища | ||
| 4.3.7.3 | Зберігання у цифровому форматі Описано додаткові чинники, які беруть до уваги під час зберігання у цифровому форматі | ||
| 9.7 | Доступ Доступ пов'язано з регулятивними вимогами та пояснено необхідність регулювання доступу. Визначено вимоги до контролювання доступу | 4.2.5 | Схеми класифікації рівнів доступу та безпеки Визначено схему рівнів доступу та безпеки |
| 4.2.5.2 | Розробляння класифікації рівнів безпеки та доступу Описано причини обмеженого доступу. Подано перелік джерел інформації про вимоги до забезпечування безпеки та доступу до службових документів. Пояснено необхідність створювання засад для визначання категорій працівників, рівнів доступу до документів та впроваджування контролю доступу та дотримання безпеки | ||
| 4.3.5 | Класифікування рівнів доступу та безпеки Описано етапи, необхідні для впроваджування схеми класифікації рівнів доступу та безпеки і підкреслено необхідність постійного відстежування та контролювання |
Продовження таблиці А.1
| ІSО 15489-1 (Основні положення) | ІSО 15489-2 (Настанови) | ||
| № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис | № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис |
| 4.3.8 | Користування службовими документами та контроль за їх обігом і виконанням Пояснено необхідність контролю за використанням та взаємозв'язок історії використання і забезпечення збереженості службових документів | ||
| 9.8 | Контроль руху службових документів та користування ними | 4.3.8 | Користування службовими документами та контроль за їх обігом та виконанням Зазначено основу для керування використанням службових документів шляхом контролю. Пояснено, як контроль може сприяти забезпеченню збереженості службових документів та показувати приклади використання службових документів Підкреслено необхідність систем контролю для виявляння місцезнаходження службових документів та відстежування їх використання |
| 9.8.1 | Загальні засади Встановлено причини проведення контролю | ||
| 9.8.2 | Контроль строків виконання дій зі службовими документами Визначено підстави для контролю строків виконання дій зі службовими документами | ||
| 9.8.3 | Контроль за місцезнаходженням службового документа Встановлено підстави для контролю за місцезнаходженням службового документа | ||
| 9.9 | Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Описано виконання рішень про передавання службових документів до іншого сховища або під інший контроль або вилучання їх для знищування. Встановлено принципи, яких треба дотримуватися під час знищування службових документів | 4.3.9 | Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Описано процеси передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування |
| 4.3.9.2 | Тривале зберігання Обов'язки та стратегії для тривалого зберігання | ||
| 4.3.9.3 | Фізичне знищування Описано процеси фізичного знищування службових документів | ||
| 4.3.9.4 | Передавання прав контролю за службовими документами або права власності на них Роз'яснено обставини, за яких може відбутися передавання прав контролю або власності. Описано питання звітності та контролю, яких треба дотримуватися | ||
| 9.10 | Документальне оформлювання керування документаційними процесами Наголошено на вимозі документування та наявності повноважень для всіх процесів керування документаційними процесами | 4.2.4 | Номенклатура справ Підкреслено необхідність формальної номенклатури справ |
| 4.2.4.3 | Визначання строків зберігання службових документів Розглянуто номенклатуру справ та точно визначені строки передавання службових документів до архіву або вилучання для знищування | ||
| 4.3.2 | Долучання службових документів Згадано про формальну номенклатуру справ |
Кінецьтаблиці А.1
| ІSО 15489-1 (Основні положення) | ІSО 15489-2 (Настанови) | ||
| № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис | № структурного елемента | Назва структурного елемента і короткий опис |
| Відстежуваня та здійснювання перевіряння Викладено вимоги | Відстежування та здійснювання перевіряння | ||
| 5.1 | Загальні засади Встановлено причини, переваги та обов'язки програм відстежування | ||
| 5.2 | Перевіряння відповідності Підкреслено необхідність показати, що доку-ментаційна система функціонує належним чином | ||
| 5.3 | Сила доказовості Описано необхідність забезпечування того, щоб службові документи були прийняті судами | ||
| 5.4 | Відстежування продуктивності праці Згадано про необхідність встановити рівні продуктивності праці під час оцінювання продуктивності системи | ||
| Навчання Викладено вимоги | Навчання | ||
| 6.1 | Вступ Викладено цілі навчальних програм | ||
| 6.2 | Вимоги до навчальних програм Описано засоби створення навчальних програм | ||
| 6.3 | Персонал, який треба навчати Зазначено категорії персоналу | ||
| 6.4 | Навчання фахівців з керування документа-ційними процесами У загальних рисах викладено ознаки фахово-навченого штату | ||
| 6.4.2 | Методи навчання Подано методи навчання | ||
| 6.5 | Оцінювання та переглядання навчання Визначено методи та переваги |
ДОДАТОК В