Правовой статус бухгалтерской службы и ее место в структуре
Управления организацией
Организация структурно состоит из множества взаимосвязанных
элементов, одни из которых осуществляют коммерческую (текущую,
финансовую, инвестиционную) деятельность, а другие – управление ею.
Но все они находятся в неразрывной связи и представляют в
совокупности систему управления.
Одной из составляющих системы управления хозяйствующим
субъектом является подсистема бухгалтерского учета, выделяющая в
своей структуре финансовый, управленческий и налоговый учет с
соответствующими информационными потоками, которые
характеризуются наличием прямой и обратной связей.
Бухгалтерская (финансово-бухгалтерская) служба является частью
единого механизма управления текущей, финансовой и инвестиционной
деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями
организации.
Правовой статус бухгалтерском службырегулируется
нормативными документами, организационно-правовой формой и общей
структурой управления организацией.
Задачами бухгалтерской (финансово-бухгалтерской) службы
являются:
• организация взаимоотношений организации с другими субъектами
хозяйствования;
• поиск внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных
источников финансирования, выбор наиболее оптимального
их сочетания;
• своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей
деятельности организации;
• эффективное использование финансовых ресурсов для достижения
стратегических и тактических целей организации;
• сохранение и рациональное использование основного и оборотного
капитала, собственного и заемного капитала;
• обеспечение своевременности платежей по обязательствам
организации.
Конкретными формами реализации задач финансово-бухгалтерской
службы является разработка учетной политики, элементами которой
являются:
• финансовая политика;
• кредитная политика;
• политика управления денежными потоками;
• амортизационная политика;
• дивидендная политика;
• политика формирования доходов и расходов;
• налоговая политика.
Деятельность бухгалтерской службы организации осуществляется на
основании самых разнообразных документов: организационных,
распорядительных, платежных, учетных. Так, в соответствии с
Федеральным законом «О бухгалтерском учете» все факты
хозяйственной деятельности, проводимые организацией, должны
оформляться первичными учетными документами, поэтому постановка
бухгалтерского дела в узком смысле сводится к разработке правил
оформления, приема, выдачи и хранения учетной документации на
основании организационных и распорядительных документов и
составлению ряда дополнительных, корректировке специализированных
документов – регистров бухгалтерского и налогового учета и документов
внутренней отчетности.
Таким образом, организация бухгалтерского дела предполагает:
• разработку организационно-распорядительных документов
(положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников
бухгалтерии, штатного расписания);
• составление графика документооборота организации;
• создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;
• формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации
бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения
его квалификации);
• создание технологии обработки получаемой информации
(применяемая форма ведения учетного процесса).
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным
Приказом Минфина РФ от 27 августа 1998 г. № 34н, установлено, что
ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации,
соблюдение законодательства при совершении фактов хозяйственной
деятельности несет руководитель организации.
Руководители организации в зависимости от объема работы могут:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение,
возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета
централизованной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
На практике руководитель редко ведет бухгалтерский учет лично. В
этом случае он должен создать необходимые условия для его
правильного ведения.
Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от
должности руководителем организации.
За невыполнение или недобросовестное выполнение своих
обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с
действующим законодательством.
При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую очередь
необходимо ознакомиться с положением о бухгалтерии, а при его
отсутствии – создать данный документ. В нем должны быть отражены
цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотношения с другими
структурными подразделениями организации, а также организация
учетного процесса.
Должностные инструкции составляются для каждого работника
бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и
обязанностей. Закрепление за работником участков бухгалтерского учета
позволяет избежать дублирования или сокрытия отдельных фактов
хозяйственной деятельности.
Основные должностные обязанности, требования к знаниям и
квалификации работников должны соответствовать тарифно-
квалификационным характеристикам, предусмотренным Постановлением
Минтруда России № 32 от 6 июня 1996 г.
В инструкции указывается перечень документов, получаемых
работником для обработки, дальнейшей передачи, и наличие права
подписывания. Структура инструкции соответствует положению о
бухгалтерии и отражает следующие разделы:
• «Общие положения»;
• «Функции работника»;
• «Права и обязанности»;
• «Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и
организации»;
• «Организация работы»;
• «Правила оценки результатов работы».
Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и
утверждаются руководителем организации. После ознакомления с
инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись.
Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также
фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится
дата и подпись.
Принятый на работу новый главный бухгалтер имеет право изменить
должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После
этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до
сведения работников бухгалтерии.
В штатном расписании должны быть указаны общее количество
работников бухгалтерии, наименование должностей, основные
обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной
платы. Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество
работников бухгалтерии и степень их квалификации. В дальнейшем
проводится аттестация работников бухгалтерии, по результатам которой
работник может быть уволен, переведен на другую должность и т.п.
Кроме этого, необходимо решить вопросы взаимозаменяемости
сотрудников в случае болезни, отпусков и т.п.
Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от
объемов обрабатываемой информации по каждому из объектов учета.
Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых
норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учету.
В соответствии с расчетным количеством работников бухгалтерии и
формируется ее организационная структура.
Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий
организации и технологии производства, объема учетной работы и
наличия технических средств учета.