Методичні принципи організації економічного аналізу

Брак цілісної теорії перехідної економіки, недосконалість методологічних підходів до реалізації ринкових трансформацій значною мірою спричинилися до глибокої кризи та безладдя, що в них поринула національна економіка. Ставка наших ідеологів-реформаторів на засадні основи західних економічних теорій, які чудово працювали в розвинутому ринковому господарстві, не виправдалася в Україні: стару економічну систему демонтували, а створити нову так і не спромоглися. Це можна пояснити несформованістю нових економічних теорій, зосередженням економічних досліджень переважно на прикладних аспектах реформи, недостатнім урахуванням специфічності трансформаційного процесу в нашій країні, прямими помилками уря­довців-реформаторів та багатьма іншими причинами.

Загальним наслідком цього стала фрагментарність і неефективність економічної політики, у тому числі її складових — стратегії і тактики, які розроблялися і втілювалися в життя протягом останнього десятиріччя.

Процес створення нової економічної системи в Україні, запровадження нових методів і засобів управління суспільним господарством потребують від економічної науки (і від економічного аналізу також) створення оптимального механізму прийняття рішень, пов’язаних із ринковим реформуванням економіки нашої країни для розв’язання цілої низки проблем.

Різноманітність сфер матеріального виробництва певною мірою визначає особливості економічного аналізу господарської діяльності, які випливають зі специфіки відповідних галузей. Проте в рамках кожної з них зберігаються основні методичні засади, які забезпечують комплексний підхід до вивчення суб’єктів господарювання.

Тип сучасної змішаної економіки, де співіснують як державна, так і приватна власність, ставить перед економічним аналізом велику кількість нових завдань.

Переважна більшість суб’єктів господарювання змішаної економіки, незважаючи на різні умови й обставини, які склалися навколо них, функціонує за майже однаковою програмою. Уна-
слідок цього і ситуації, що в них суб’єкти господарювання можуть потрапити (банкрутство, збитки, конкурентна боротьба), підлягають типізації та систематизації. Це дає змогу розробляти типові схеми проведення економічного аналізу, що уможливлює спрощення його організації як на рівні мікросистем, так і на макроекономічному рівні (у тому числі регіональному).

Коли кажуть про організацію економічного аналізу на макроекономічному рівні, мають на увазі передовсім те, що господарська діяльність здійснюється на території певної адміністративно-територіальної одиниці, яка не має статусу суб’єкта господа­рювання, хоч на території району, області, регіону постають специфічні господарські проблеми, наприклад щодо забезпечення й використання трудових ресурсів, розвитку інфраструктури, спільного створення й використання виробничих потужностей, проведення активної державної політики зайнятості, спрямованої на розробку та реалізацію ефективних національних і регіональних програм сприяння самозайнятості, підприємництву, збільшенню конкурентоспроможності малих фірм, на ліквідацію таких негативних явищ, як приховане безробіття та нерегламентована (тіньова) діяльність. Без організації відповідного економічного аналізу успішна реалізація цих програм є неможливою.

Методологічну основу економічного аналізу становить діалектичний метод, який забезпечує об’єктивність, комплексність, всебічність і конкретність розгляду досліджуваного предмета (об’єкта), ураховує вплив як ендогенних, так і екзогенних змінних, що, у свою чергу, уможливлює отримання адекватних висновків за наслідками проведеної роботи.

Організуючи аналітичну роботу, необхідно передовсім створити такі умови, які б забезпечили вивчення взаємозв’язків між окремими показниками діяльності суб’єкта господарювання. Досвід аналітичної роботи підказує, що в багатьох випадках резерви виробництва погано використовуються не тому, що бракує можливостей для їх реалізації, а тому, що їх своєчасно просто не було виявлено.

Організація аналітичної роботи на підприємствах включає розробку загальних планів та планів (програм) конкретних аналітичних робіт: порядок проведення аналізу; матеріальне, методичне й наукове забезпечення; загальне керівництво, способи виконання аналітичних робіт, контроль за впровадженням у вироб­ництво виявлених резервів.

Аналітична робота на підприємстві розпочинається з планування. Розрізняють загальний план аналітичної роботи та план (програму) конкретних аналітичних робіт.

Загальний план такої роботи складається на рік. Його структура включає розділи господарської діяльності; об’єкти, що мають вивчатися; періодичність і терміни проведення аналізу; коло виконавців та осіб, відповідальних за певні розділи аналізу; джерела інформації і способи її поповнення. Обсяг аналітичної роботи, терміни її проведення, склад виконавців визначають, виходячи із завдань аналізу.

Плани окремих робіт складаються відповідно до загального плану аналітичної роботи і передбачають визначення об’єктів та етапів аналізу, термінів виконання робіт, визначення конкретизованих завдань та відповідальних технічних виконавців.

Програма включає розгорнутий та деталізований перелік питань, які передбачено вивчити, послідовність проведення аналізу; методику аналізу окремих факторів; комплект форм, схем, аналітичних таблиць та графіків, які треба обов’язково опрацювати під час аналізу. Якісне складання програми забезпечує цілісність і повноту проведення аналітичного дослідження.

Визначаючи зміст аналітичної роботи та терміни її проведення, необхідно врахувати наявність готового матеріалу для аналізу, трудомісткість збирання та опрацювання додаткової інформації, а також час, потрібний для виконання окремих робіт за етапами.

Виконання завдань економічного аналізу на всіх стадіях вироб­ничо-господарської діяльності підприємства потребує повного охоплення аналітичною роботою всіх служб і дільниць.

Тому необхідно розподілити обов’язки й відповідальність між структурними підрозділами та окремими спеціалістами (виконавцями), ураховуючи кількість, територіальну цілісність структурних підрозділів і систем управління, структуру виробництва, структуру й технічну оснащеність управлінського апарату; організацію планування та обліку.

Провідними в організації та здійсненні аналізу виробничо-господарської та фінансової діяльності підприємства і його підрозділів є планово-економічний, бухгалтерський і фінансовий відділи. Ці функціональні служби під керівництвом головного економіста (заступника директора з економічних питань) розробляють методи аналізу окремих об’єктів і показників; проводять попередній, оперативний і наступний (завершальний) аналіз діяльності підприємства в цілому і окремих його підрозділів; здійснюють контроль за проведенням аналізу іншими відділами підприємства та економічними службами окремих цехів; готують висновки і розробляють заходи для прийняття управлінських рішень за результатами проведеного аналізу.

Розподіл обов’язків між функціональними службами підприємства щодо виконання аналітичних робіт передбачається робочою програмою. Він може мати такий, наприклад, вигляд.

Планово-економічний відділє відповідальним виконавцем і за участю інших економічних і технічних служб здійснює:

¾ розробку плану аналітичної роботи і контроль за його виконанням;

¾ методичне забезпечення аналізу;

¾ комплексний огляд узагальнюючих показників виробничо-господарської діяльності, метою якого є оцінка кількісних та якісних показників виконання виробничої програми, використання ресурсів, оцінка рівня організаційно-технічного, економічного й соціального розвитку виробництва та економічної ефективності господарської діяльності;

¾ конкретний аналіз виконання виробничої програми, оцінку впливу основних факторів на показники обсягу виробництва, зміну структури і якості продукції;

¾ аналіз використання основних та виробничих потужностей;

¾ аналіз собівартості за техніко-економічними факторами її зниження;

¾ аналіз ефективності економічного стимулювання;

¾ узагальнення результатів аналізу господарської діяльності підприємства і його структурних підрозділів;

¾ розробку заходів за результатами аналізу.

Фінансовий відділпроводить аналіз показників використання плану реалізації, показників прибутку та рентабельності, взаємовідносин з Державним бюджетом (фінансування з бюджету і розрахунки з бюджетом та з позабюджетними фондами).

Відділ бухгалтерського обліку аналізує виконання кошторису витрат на виробництво, собівартість продукції, виконання плану прибутку і його використання, фінансовий стан і платоспроможність підприємства.

Відділ матеріально-технічного забезпеченняконтролює своє­часність і якість матеріально-технічного забезпечення виробництва, виконання планів поставок за обсягом, номенклатурою, строками, якістю, стан збереження складських запасів, дотримання норм відпуску матеріалів, транспортно-заготівельних витрат.

Відділ праці і заробітної платианалізує рівень організації праці, виконання плану заходів щодо його поліпшення, забезпечення підприємства трудовими ресурсами за категоріями та професіями, рівень продуктивності праці, використання фонду робочого часу та фонду заробітної плати.

Відділ збуту вивчає виконання договірних зобов’язань і планів поставок продукції споживачам за обсягом, якістю, строками, номенклатурою, стан складських запасів і збереження готової продукції.

У комплексному аналізі виробничо-господарської діяльності беруть участь також і технічні служби: відділ якості продукції або відділ технічного контролю (ВТК), виробничий відділ, відділи головного технолога, головного механіка, головного енергетика, конструкторський відділ та ін. Ці служби здебільшого здійснюють техніко-економічний аналіз, який уможливлює пов’язання виробничо-технологічних факторів із кількісними та якісними показниками роботи окремих дільниць і підрозділів підприємства.

Виробничий відділ —аналізує виконання плану випуску продукції за обсягом та асортиментом, ритмічність роботи, підвищення якості продукції, запровадження нової техніки та технологій, комплексної механізації та автоматизації виробництва, робо­ту обладнання, витрачання матеріальних ресурсів, тривалість технологічного циклу, комплектність випуску продукції, загальний технічний та організаційний рівень виробництва.

Відділ головного механіка — вивчає стан експлуатації машин та обладнання, виконання планів-графіків ремонту й модернізації обладнання, якість і собівартість ремонту, повноту використання обладнання та виробничих потужностей, раціональність потреби в енергоресурсах.

Відділ технічного контролю — аналізує якість сировини та готової продукції, брак і втрати, рекламації покупців, розробляє заходи щодо зменшення браку, підвищення якості продукції, дотримання технологічної дисципліни.

Комплексний економічний аналіз треба проводити щоквартально, опрацьовуючи заходи для реалізації виявлених резервів. Проте з деяких питань необхідно проводити аналіз за місяць, декаду, навіть окрему зміну (дотримання графіків виконання робіт, стан матеріально-технічного постачання, фінансовий стан, випуск продукції підсобними виробництвами). За підсумками аналізу цих господарських процесів рекомендується приймати відповідні рішення, не чекаючи результатів за квартал.

Керівник підприємства контролює проведення аналітичної роботи.

Об’єктом такого контролю є цифровий матеріал, висновки та пропозиції, опрацьовані в результаті аналітичної роботи.

Отже, організація економічного аналізу передбачає оптимальний вибір і використання великої кількості різних показників діяльності будь-якого колективу, чого, у свою чергу, можна досягти тільки глибоким вивченням технології, економіки й організації виробництва, стану обліку і звітності, особливостей взаємо­зв’язків об’єктів економічного аналізу.

Створення таких умов як на мікро-, так і на макрорівні забезпечить повну реалізацію економічним аналізом своєї практичної функції, дасть можливість скоротити розрив у часі між демонтажем адміністративних методів управління економікою та становленням (формуванням) ринкових інструментів регулювання.

Охоплюючи всі сторони діяльності підприємства, економічний аналіз має бути постійною складовою економічної роботи в цілому. Вимога безперервності аналітичної роботи відповідає реальній дійсності процесу відтворення.

Дальше становлення економічного аналізу повинно враховувати особливості розвитку кожного суб’єкта господарювання і водночас базуватися на вже досягнутому науковому рівні методології, методики й організації аналітичної роботи.

6.2. Головні етапи аналітичної роботи
та їх характеристика

Значне місце в організації аналітичної роботи належить визначенню змісту і послідовності окремих її етапів.

Перелік етапів економічного аналізу в підручниках різних авторів і навчальних посібниках коливається в межах від трьох до восьми.

Наявність у суб’єктів господарювання різноманітних як технічних, так і економічних засобів досягнення цілі — випуску продукції (товарів) — впливає, у свою чергу, на особливості планування аналітичної роботи, кількість та послідовність етапів.

У попередніх розділах давалося обґрунтоване визначення предмета й методу економічного аналізу. Визначення методу економічного аналізу дає змогу сформулювати ті головні елементи, які характеризують етапи аналітичної роботи:

— вивчення і попередня оцінка досягнутого підприємством рівня (проти запланованого);

— вимірювання взаємозв’язку показників і факторів та визначення на цій основі причин розбіжностей планових і фактичних показників;

— підсумкова оцінка, підрахунок резервів підвищення ефективності господарювання.

Ці головні елементи майже повністю збігаються з найбільш практично поширеною організацією аналітичної роботи за трьома етапами: підготовчим, основним і завершальним.

Підготовчий етап:

1. Розробка плану та програми аналітичної роботи.

2. Вибір і визначення загального стану об’єкта аналізу.

3. Формування цілей та завдань аналізу і напрямків використання його результатів.

4. Розробка системи синтетичних та аналітичних показників, за допомогою яких характеризується об’єкт аналізу.

5. Розподіл роботи між аналітиками.

6. Розробка макетів і форм аналітичних таблиць, графіків, схем.

7. Перевірка достовірності джерел інформації та вивчення матеріалів попередніх обстежень.

8. Визначення конкретних виконавців та розподіл обов’язків між ними, а також інші організаційні питання.

Основний етап:

1. Збирання та опрацьовування необхідної інформації.

2. Перевірка повноти й вірогідності звітних даних, проведення арифметичного, логічного і балансового зведення показників.

3. Визначення загальних відхилень величини показників виконання завдань від базових величин.

4. Виявлення взаємодіючих факторів і обчислення їхнього впливу на зміну величини показників.

5. Виявлення зайвих витрат і невикористаних можливостей (перспективних резервів) підвищення ефективності виробництва.

Завершальний етап:

1. Проведення підсумкової оцінки діяльності і узагальнення результатів аналізу.

2. Розробка висновків і пропозицій щодо прийняття належних управлінських рішень за результатами аналізу, відповідно до його цілей і завдань. Ці висновки та пропозиції оформляються у вигляді пояснювальної записки до звіту чи доповідної записки на ім’я керів­ника підприємства або особи, за доручення якої проводився аналіз.

3. Розробка організаційно-технічних заходів щодо усунення недоліків, підвищення ефективності використання виявлених резервів (за виконанням заходів слід встановити дійовий повсякденний контроль).

4. Підготовка розпорядчих актів, призначення осіб, відповідальних за виконання прийнятих рішень.

5. Контроль за впровадженням у виробництво пропозицій, що їх було висунуто за результатами аналізу.

У процесі аналітичної роботи окремі складові названих етапів можуть повторюватися. Така ситуація стає можливою, наприклад, тоді, коли на якомусь із етапів дослідження виникає необхідність розширити факторне поле аналізу, що потребує нової допоміжної роботи.

Зрозуміло, що межі етапів мають певною мірою умовний характер і є дуже рухливими: за рахунок інтенсифікації робіт на одному з етапів відбувається скорочення на якомусь іншому
і т. п. Отже, головним завданням такої поетапної регламентації економічного аналізу є забезпечення дійового поточного контролю за дотриманням якості аналітичної роботи і термінів її
виконання.

6.3. Сукупність джерел інформації
економічного аналізу.
Методика перевірки їхньої достовірності

Ефективність організації проведення економічного аналізу багато в чому залежить від наявності інформації, її обсягів, можливостей її оперативного отримання, її достовірності.

У перші роки існування економічного аналізу як сфери наукових знань, його головною інформаційною базою був бухгалтерський баланс. І тільки в п’ятдесяті роки, коли аналіз балансу трансформувався в економічний аналіз, він почав відносно широко використовувати дані бухгалтерського, оперативного й статистичного обліків, а також технічну, технологічну інформацію, інформацію про організацію виробництва і праці, навіть дані соціального, психологічного і правового характеру.

Для ефективного управління та прийняття відповідних рішень використовується передовсім економічна інформація як частина соціальної, котра є систематизованим відображенням соціальної дійсності (реальності), життєдіяльності суспільства у відповідних документах.

Сучасний стан обліку в достатній мірі забезпечує потреби економічного аналізу, що розширює можливості останнього щодо своєчасного виявлення багатьох видів резервів виробництва.

Слід мати на увазі, що аналізуються не окремі показники, а їхня сукупність, система показників, яка адекватно характеризує господарську діяльність суб’єкта в цілому й окремі її сторони.

В аналізі використовуються:

¾ планові джерела — усі типи планів, що розробляються на підприємстві, а також нормативні матеріали, кошториси, проектні завдання;

¾ облікові джерела — усі дані, які є в документах бухгалтерського, статистичного та оперативного обліків, а також усі види звітності, первинна облікова інформація;

¾ позаоблікові джерела — документи, що регулюють господарську діяльність підприємства.

Повну і всебічну характеристику джерел інформації економічного аналізу було дано в попередньому розділі.

Нагадаємо лише, що відповідно до Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, вона має відповідати таким вимогам:

¾ бути зрозумілою для користувачів за умови, що останні мають необхідний рівень знань з бізнесу, фінансів, економічної діяльності, бухгалтерського обліку, інших економічних дисциплін і заінтересовані у сприйманні цієї інформації. Спроби спрощення звітності до елементарного рівня є недопустимими. З другого боку, необхідно повно і всебічно пояснити природу і зміст окремих показників, особливо структурно складних. Водночас і виключати інформацію зі звітності тільки тому, що вона є занадто складною для розуміння, не дозволяється;

¾ інформація має бути потрібною, тобто основною для прийняття рішень користувачами і такою, що дає можливість своєчасно оцінювати минулі, поточні й майбутні події, підтвердити або заперечити їхню оцінку, зроблену в минулому. Потрібність бухгалтерської звітної інформації визначається її своєчасністю, змістовністю, порівнянністю, придатністю для прогнозування.

На прийняття рішень користувачами впливає лише суттєва інформація. Суттєвість — це, власне, рівень точності інформації, що потрапляє до звітності. Цей рівень можна визначати на підставі як кількісних, так і якісних факторів. Найпростішим прикладом застосування кількісного обмеження рівня точності є складання звітності у тис. грн з одним знаком після коми. У цьому разі суми в десятки та одиниці гривень у ній відображені не будуть. Достовірність інформації передбачає брак у ній суттєвих помилок, упередженості та перекручень, які можуть негативно вплинути на рішення користувачів звітності. І нарешті, порівнянність інформації означає її придатність для порівнювання діяльності як одного суб’єкта господарювання в різні періоди, так і різних суб’єктів, що, у свою чергу, забезпечить прогнозування тенденцій фінансового розвитку окремих підприємств і економіки в цілому.

Отже, зміст інформації має задовольняти всі необхідні для прийняття управлінських рішень і регулювання діяльності підприємства потреби користувачів інформації.

Після проведення аналізу всіх документів і усних повідомлень нескладно буде визначити обсяги потоків інформації в розрізі функцій аналітичної роботи.

Для визначення окремих характеристик несистематизованої інформації, спричиненої виробничими збуреннями, необхідний попередній аналіз частоти виникнення й передавання інформації про виробничі збурення за допомогою фотографії і самофотографії робочого дня, які проводяться в різні проміжки часу, у різні зміни та на різних виробничих дільницях. Необхідно враховувати, що на практиці в документах фіксується незначна частина збурень, передовсім ті, які мають довгостроковий характер або призводять до великих виробничих витрат (невиправний брак, аварія устаткування та ін.). Оформлення відповідних документів відбувається, як правило, через заздалегідь обумовлений період часу. При цьому необхідно використовувати лише ту інформацію, яка потрібна для визначення стану об’єкта управління і підготовки відповідного управлінського рішення. Здебільшого для цих цілей достатньо інформації про місце, причину і час події. Такий підхід застосовується не лише в аналітич­них дослідженнях.

Органічною складовою аналітичної роботи є перевірка вірогідності джерел інформації. Достовірність аналітичних висновків за результатами проведеного економічного аналізу залежить передовсім від якості звітних матеріалів. Помилки, недоліки, неузгодженості, які іноді мають місце у звітності, можуть негативно і суттєво вплинути на результати аналітичної роботи, у процесі якої можна користуватися тільки об’єктивними, реальними даними.

Об’єктивність інформації забезпечується її періодичним контролюванням (ревізіями), а також установленням відповідальності за перекручування (фальсифікацію) звітності.

Уся сукупність інформаційних джерел підлягає ретельній перевірці за формою і змістом: з’ясовують точність арифметичних підрахунків та обчислень, відповідність правилам заповнення звітності, наявність необхідних підписів, узгодження даних у різних формах звітності, дотримання термінів її подання, повноту, якість і техніку проведення інвентаризацій; встановлюють відповідність звітних даних чинному стану підприємства, діяльність якого аналізується, доброякісність інформаційних джерел.

6.4. Узагальнення та оформлення
результатів аналізу

Узагальнення та оформлення результатів аналізу — кінцевий етап аналітичної роботи. На цьому етапі відбувається процес синтезу результатів господарської діяльності залежно від факторів, які на неї впливають, крім того, визначається «ціна» досягнення цих результатів. Що більше таких факторів, то складніше підготувати якісь практичні висновки. У цьому разі необхідно зосередити увагу на групуванні факторів за певними озна­ками і вибрати головні.

Щоб очікувані наслідки аналізу забезпечували реальні практичні потреби, обумовлювали пошук і застосування цивілізованих шляхів сталого й ефективного господарювання, аналітикові необхідно знати загальні методологічні принципи аналізу, найважливішими з яких є визнання: взаємозв’язку, взаємозумовленості всіх явищ та процесів, їхнього розвитку; взаємодії кількісних факторів; єдності цілого й частки, тобто єдності одиничних явищ і процесу в цілому; єдності динаміки явищ, що аналізуються, і їх статистичного стану в окремі моменти часу.

Систематизовані та оброблені результати аналізу можуть оформлятися як безтекстовим способом — у вигляді таблиць, схем, діаграм, графіків, номограм, так і описовим — у вигляді текстів довідок, актів перевірок, аналітичних та доповідних записок, пояснювальних записок до звітів, у яких послідовно й логічно викладено результати аналізу згідно з передбаченим планом аналітичної роботи.

Працівниками зовнішніх установ наслідки аналізу оформляються, як правило, у вигляді висновків.

Зміст аналітичних довідок і висновків має бути конкретним, слід зосереджувати увагу на відображенні недоліків або вагомих позитивних моментів, виявленні резервів і способів їх реалізації.

Пояснювальна записка має включати перелік заходів щодо реалізації виявлених резервів, визначати терміни та конкретних виконавців, обумовлювати види та кількість ресурсів, які потрібні для усунення недоліків, містити висновки з результатів господарської діяльності і пропозиції щодо її поліпшення з урахуванням загального рівня розвитку підприємства, умов господарювання, імовірних змін у діяльності суб’єкта господарювання тощо. Треба завжди пам’ятати, що за умов ринкової економіки ефективність господарювання в кінцевому підсумку визначається оптимізацією витрат на виготовлення одиниці продукції.

За наслідками аналізу складається наказ за підписом керівника підприємства. Він є обов’язковим для всіх працівників підприємства, і за його виконанням встановлюється дійовий і повсякденний контроль, що, певною мірою, забезпечить ефективне функціонування господарюючих суб’єктів.

Питання для самоперевірки

1. Поясніть вплив економічного аналізу на прийняття управлінських рішень.

2. Поясніть особливості організації аналітичної роботи на макро- і на мікрорівні.

3. Обґрунтуйте оптимальний вибір форми організації економічного аналізу та його етапів залежно від суб’єктів господарювання.

4. Покажіть взаємозв’язок між видами економічного аналізу та його організацією.

5. Дайте всебічну характеристику джерел інформації економічного аналізу.

6. Назвіть способи перевірки вірогідності джерел інформації економічного аналізу.

7. Поясніть зміст підготовленого проекту управлінських рішень за наслідками проведеного економічного аналізу.

8. Поясніть суть організації та методичного керівництва аналітичною роботою на підприємстві.

9. На чому ґрунтується вимога безперервності аналітичної роботи?

10. Поясніть роль та функції окремих служб в організації та проведенні аналізу.

11. Що таке безтекстове оформлення результатів аналізу?

12. Поясніть, коли доцільно організовувати окремий відділ економічного аналізу на підприємстві.