Доминирование горизонтальной структуры
Ø распределение задач, полномочий;
Ø нестрогая иерархия,
Ø минимум правил;
Ø горизонтальная коммуникация,
Ø непосредственное общение;
Ø множество команд и рабочих групп;
Ø децентрализованное принятие решений
Доминирование вертикальной структуры
Ø специализация задач;
Ø жесткая иерархия,
Ø множество правил;
Ø вертикальная коммуникация,
Ø формальная система отчетности;
Ø централизованное принятие решений.
Организация может экспериментировать, чтобы найти такую степень централизации и децентрализации, которая удовлетворяла бы ее потребностям.
Вертикальные информационные связи
Вертикальные связииспользуются для координации действий верхнего и нижних уровней организации и преимущественно предназначаются для контроля.
Работники, занимающие нижние уровни организаций, в своей деятельности должны руководствоваться целями, задаваемыми сверху, а лица, занимающие руководящие должности, должны получать информацию о деятельности и ее результатах низового уровня.
Для обеспечения вертикальных связей организации может быть использовано много различных приемов, включая:
Ø иерархические переадресации;
Ø правила и планы;
Ø формализованные вертикальные системы управления информацией.
Иерархические переадресации
Основным инструментом вертикальной организации служит иерархия, или цепь управляющих связей.
Если возникает проблема, способ решения которой работникам неизвестен, ее можно переадресовать вышестоящему уровню иерархии.
Когда проблема решается, ответ снова опускается на нижележащие уровни.
Линии структурной схемы организации соответствуют каналам коммуникации.
Правила и планы
Одним из инструментов вертикальной связи служат правила и планы.
Когда проблемы и их решения повторяются, для работников могут быть выработаны правила и процедуры, дающие возможность не обращаться к менеджеру по каждому поводу.
Правила – это стандартный источник информации, позволяющий работникам действовать координировано, не используя коммуникацию по поводу частых видов деятельности.
Разновидность каналов устойчивой информации для работников представляют из себя планы.
Так, например, самым широким планом организации является ее бюджет. Если бюджет тщательно разработан, низовые сотрудники могут работать самостоятельно в рамках представленных им ресурсов.
Вертикальные системы информации
Вертикальные системы информации – это еще одна стратегия, увеличивающая возможности передачи информации по вертикали.
Вертикальная система информации включает в себя периодические отчеты, текстовую информацию и компьютерное общение менеджеров.
Такая система делает разнонаправленную коммуникацию в иерархии более продуктивной.
Горизонтальные информационные связи
Связь по горизонтали – это коммуникация и координация, осуществляемая между подразделениями организации по горизонтали.
Она позволяет преодолевать барьеры между подразделениями и дает возможность координировать работу сотрудников и объединять их усилия.
Важность такой связи очень велика. Отсутствие ее значительно снижает эффективность работы организации.
Механизмы горизонтальных связей просматриваются на структурных схемах организации не всегда, тем не менее, они соответствуют части ее структуры.
Рассмотрим некоторые решения, способствующие горизонтальной координации и передачи информации.
Информационные системы
В современных организациях важным инструментом обеспечения горизонтальной связи служат кроссфункциональные информационные системы.
Компьютерные информационные системы позволяют менеджерам и непосредственным исполнителям постоянно обмениваться информацией о работе, проблемах, возможностях, или решениях.
Так, например, компания Daimler Chrysler использует систему FastCar, позволяющую всем сотрудникам, занимающимся разработкой, получать информацию и отслеживать текущие издержки, качество, особенности производства и другие аспекты работы над будущим автомобилем на различных этапах его изготовления.
Прямые контакты
Высший уровень горизонтальных связей – прямые контакты между менеджерами или работниками, решающими определенную проблему.
Такие контакты надо поощрять и создавать специально. Для этого можно использовать следующие приемы:
Создание специальной должности «связного». Этот сотрудник – «связной» может работать в определенном подразделении, но отвечать за коммуникацию и координацию с другим подразделением.
Так, например, связные могут координировать работу проектировщиков и производственников, так как проектировщики должны разрабатывать свои новые изделия с учетом ограничений накладываемых технологией производства.
Другой прием – это расположение людей в непосредственной близости друг от друга.
Известны примеры, когда для разработки новых изделий в сжатые сроки собирались в одном помещении разработчики изделия и технологии его производства, снабженцы, координаторы обучающих программ, маркетинг-менеджеры и финансовые аналитики для создания тесных повседневных контактов (Toyota, BMW – модель 300 и т.д.)
Рабочие группы
Связные обычно согласовывают работу только двух подразделений.
Когда работа требует участия нескольких подразделений, необходимы более сложные структуры, например, рабочие группы.
Рабочая группа – это временное подразделение, составленное из работников всех подразделений, участвующих в решении проблемы.
На заседаниях рабочей группы осуществляется прямая горизонтальная координация работы этих подразделений.
Постоянный интегратор
Укреплению горизонтальных связей способствует создание специальной должности или подразделения, занятого только координацией.
Постоянным интегратором могут быть менеджеры, ответственные за определенный вид продукции:
Ø менеджер проекта,
Ø менеджер программы и т.п.
Интегратор не отчитывается ни перед одним из функциональных подразделений, работу которых он координирует.
Его рабочее место находится вне этих подразделений, и он отвечает за общую координацию их работы.
Интеграторы должны обладать прекрасными коммуникативными качествами. Обычно они несут огромную ответственность, располагая незначительной властью.
Команды
Команды решения проблем служат наиболее надежным инструментом горизонтальных связей.
Они представляют собой постоянные рабочие группы, создаваемые обычно для решения крупных проблем.
Так для разработки и производства своей 777-й модели компания Boeing использовала более 250 команд. Некоторые из них работали над отдельными секциями самолета, например, крылом или двигателем, другие были созданы для работы с особыми клиентами, такими как United Airlines или British Airways.
Лекция 7
Организационные структуры
Общие положения
Внутреннюю структуру организации невозможно увидеть, как мы видим ее производство, офисы, изделия, сотрудников, выполняющих свои обязанности и т.п.
Чтобы понять и описать взаимодействие этих компонентов и, тем самым, организационную структуру часто используют графический способ в виде так называемой структурной схемы.
Она представляет различные части организации, их взаимоотношения и положение каждой должности и подразделения в организации в целом.
Когда говорят об организационной структуре подразумевают обычно три параметра:
Ø необходимые виды работ,
Ø отношение отчетности,
Ø принцип формирования подразделений.
Что подразумевают под ними?
Необходимые виды работ
Для решения задач, имеющих для организации стратегическое значение, создаются от-дельные структурные единицы – подразделения.
В типичной производственной компании виды деятельности этих подразделений группируются по функциональному принципу, что позволяет организации достигать своих целей.
Отдел кадров нанимает и работает с персоналом, отдел снабжения получает материалы и комплектующие, производственный отдел занимается подготовкой производства и производством и т.п.
С ростом организации и ее усложнением приходится выполнять все больше функций.
Для решения новых важных задач открываются новые отделы.
Так в настоящее время во многих организациях появляются подразделения по информационным технологиям, оценке рисков, электронному бизнесу и т.п.
Отношения отчетности
После того как определены виды деятельности и созданы соответствующие подразделения, встает вопрос, как они должны согласовывать свою деятельность в иерархии организации.
Отношения отчетности, часто называемые цепью инстанций, в структурной схеме организации представляют вертикальными линиями.
Властные отношения в ней не должны прерываться. Только так обеспечивается связь всех людей в организации и системе отчетности.
Для небольших организаций при отображении отношений отчетности не возникает проблем и достаточно обычно одной структурной схемы.
В больших же компаниях, типа ОАО «Евраз ЗСМК» для отображения отношений отчетности тысяч сотрудников могут потребоваться десятки и сотни структурных схем.