Особенности приемки товара с РЦ
При прибытии транспортного средства ответственное лицо магазина получает от водителя документы на поставку и проверяет их комплектность и правильность оформления:
ü Маршрутный лист – 1 экземпляр – делаются отметки о прибытии и об убытии транспортного средства из магазина, проверяются и вносятся номера пломб.
ü Товарно-Транспортная накладная – 2 экземпляра – на все товары, включенные в рейс по магазину. Указываются номера Товарных накладных формы ТОРГ12.
ü Товарная накладная формы ТОРГ12 – 2 экземпляра – на каждую заявку магазина, включенную в рейс.
Только при наличии правильно оформленного комплекта сопроводительных документов ответственное лицо магазина проверяет номер и сохранность пломбы на дверях фургона прибывшего автомобиля и при условии ее целостности снимает пломбу.
При обнаружении нарушения целостности пломбы (до ее снятия), либо при несоответствии номера пломбы номеру, указанному в маршрутном листе, к автомобилю вызывается из магазина сотрудник СПП (ЧОП), который подтверждает данный факт нарушения. Ответственным лицом оформляется «Акт нарушения целостности пломбы при приёмке товара со склада» (Приложение 2 «Акт нарушения») с приложением фотографии. Акт подтверждается подписями лица, осуществляющего приемку товара, сотрудника СПП (ЧОП) и водителя-экспедитора. В маршрутном листе делается отметка о нарушении пломбы. При этом вся поставка подлежит обязательной проверке 100% товара по количеству и качеству. Автомобиль отпускается на следующий магазин только после завершения приемки. Приемка во всех остальных магазинах по маршруту движения автомобиля должна проводиться в обязательном присутствии сотрудника СПП магазина, с проверкой 100 % товара по количеству и по качеству до убытия автомобиля. Ответственным лицом магазина фотография «Акта нарушения» направляется бухгалтеру по претензиям на электронный адрес pretenziya@netto-shops.ru
Регистрация перед началом приемки товара
При наличии правильно оформленного комплекта сопроводительных документов ответственное лицо магазина осуществляет регистрацию прибывшего транспортного средства в журнале учета поставок.
В журнале учета поставок делаются обязательные отметки:
Регистрация после окончания приемки товара
По окончании приемки товара ответственное лицо магазина регистрирует убытие транспортного средства, доставившего товар в магазин. В журнале учета поставок делаются отметки.
При принятие решения о начале разгрузки товара, необходимо выполнять следующие требования по приоритетности разгрузки поставок:
- наивысший приоритет – поставки с РЦ - мясо,
- высший приоритет – поставки с РЦ – овощи и фрукты
- высокий приоритет – хлеб и молочные поставки
- без приоритета – остальные поставки
Если на момент прибытия поставки в магазин, под разгрузкой уже находится автомобиль, то разгрузка этого автомобиля должна быть завершена вне зависимости от установленных приоритетов.
Перед выгрузкой товара с распределительного центра ответственное лицо магазина должно оценить качество доставки товара в целом по следующим параметрам:
ü Соблюдение в фургоне автомобиля температурного режима доставки товара (по показаниям термометра внутри фургона);
ü Целостность обмотки паллет стрейч-пленкой (отсутствие разрывов и свободного доступа к товару внутри паллеты)
ü Целостность укладки товара на паллетах (отсутствие «завалов» паллет);
ü Целостность коробок и упаковок с товаром.
По результатам проверки качества доставки товара, ответственное лицо магазина оформляет «Акт о доставке товара» (Приложение 3) и визирует его у водителя транспортного средства. Ответственным лицом магазина оформленный акт отправляется в бухгалтерию стандартным образом с общим пакетом документов. При наличии нарушений при доставке товара фотография Акта о доставке товара отправляется бухгалтеру по претензиям на электронный адрес pretenziya@netto-shops.ru.
Водитель автомобиля, доставивший товар с РЦ, в любом случае участвует в разгрузке, подавая товар на край борта фургона. При возникновении конфликтных ситуаций с водителем необходимо обращаться к руководителю распределительного центра.
Разгрузка транспортного средства должна производиться с соблюдением установленного норматива:
§ 30 минут для груза до 500 кг.;
§ 45 минут для груза от 500 кг до 1000 кг.
§ 60 минут для груза более 1000 кг.
При температуре улицы более +20С и менее – 5С в процессе выгрузки товара в магазине ворота (створки) фургона автомобиля могут быть в непрерывно открытом состоянии не более 5 минут.
Для поставок с РЦ прием товара и оформление претензий производится без присутствия водителя, за исключением случаев нарушения пломб по маршруту движения автомобиля и при нарушении качества доставки товара, а также при приемке товаров: бананы, помидоры, огурцы – измеряется температура внутри плода при водителе.
Температура внутри плода бананов должна быть не ниже + 9˚С, температура внутри огурцов и помидоров не ниже +5˚С
В случае несоответствия:
- Оформляется акт о доставке товара (приложение № 3).
- В маршрутном листе делаем пометку о составленном акте
- На адрес pretenziya@netto-shops.ru. Отправить фото составленного акта
- Передать оригинал Акта своему Региональному Директору, для передачи
в бухгалтерию, находящуюся в центральном офисе, в течение текущей
недели. При не поступлении документа в бухгалтерию в указанные сроки,
претензия по качеству аннулируется.
- Списание некачественного товара с остатков магазина производит
претензионный отдел (так же, как и в других случаях, подтверждения
претензий по качеству).
При отсутствии нарушений в доставке водитель сдаёт товар только количество мест - паллет.
После приёмки товара по местам и разгрузки автомобиля, лицо, ответственное за приёмку товара оформляет накладные, расписывается в них, ставит печать магазина. Водитель-экспедитор также должен поставить подпись в накладной о сдаче товара. Один экземпляр забирает водитель-экспедитор, 2 экземпляра накладных остаются в магазине (один из них магазин передает в бухгалтерию).
После разгрузки автомобиля ответственное лицо магазина пломбирует двери фургона новой одноразовой пломбой.
Ответственное лицо магазина вносит номер пломбы и время убытия автомобиля в маршрутный лист автомобиля.
Одновременно с этим, ответственное лицо магазина заполняет журнал учета поставок – в нем так же регистрируются номер пломбы, установленной на двери фургона автомобиля и время его убытия.
Получив оформленные документы по поставке и маршрутный лист, водитель автомобиля убывает на очередной магазин по маршруту.
Дальнейшая приемка товара по количеству проводится для сверки фактически поступившего товара и его количества с ассортиментом и количеством, указанным в ТТН – для сверки используется накладная ТОРГ-12. По результатам взвешивания весового товара в ТОРГ-12 ответственное лицо магазина указывает как вес нетто (в котором осуществляется учет товара), так и вес брутто (потребуется при оформлении Претензии).
При приеме товара по качеству осуществляется оценка качества поступившего товара с установленным стандартом. Полная версия стандартов – прилагается, как раздаточный материал.
Стандарты фруктов/овощей – выдаются на руки
На все выявленные при приемке несоответствия по количеству и качеству ответственное лицо магазина оформляет документ «Претензия» (Приложение 4). Документ «Претензия» создается один на все накладные с одной поставки товара.
Приложение № 4
Информация по выявленным при пересчете товара недогрузам, перегрузам, некондиции должна быть занесена ответственным лицом магазина в документ «Претензия» (установленная форма в программе Астор, на основании приходной накладной).
Предельное время для оформления и отправки «Претензии» устанавливается»:
ü В случае прибытия автотранспорта в магазин в нормальном режиме до 18.00 претензия должна быть отправлена до 21.00 дня поставки товара в магазин.
ü В чрезвычайной ситуация прибытия автотранспорта в магазин после 18.00, претензия должна быть отправлена до 12.00 дня следующего за днем поставки.
В случае не отправки Претензии в установленный срок, доставка товара считается выполненной полностью без расхождений.
Претензии аннулируются если их отправлено несколько штук по одной поставке.
В случае, если выявлен перегруз товара, то Управляющий магазином принимает решение о приеме товара в магазин или о возврате его на РЦ.
Претензия не оформляется, если расхождение между фактическим количеством товара по позиции и указанным в накладной для овощей, поступивших в сетках, составляет менее 500 гр., а для всех остальных товаров менее 200 гр. (это относится как к недостачам, так и к излишкам).
Некондиционный товар возврату на РЦ не подлежит. Претензии рассматриваются бухгалтером по претензиям и на основании его решения либо централизовано в информационной системе создается накладная на возврат товара с магазина на РЦ, либо товар списывается в магазине. Претензия по некондиционному товару в обязательном порядке должна быть подкреплена фотографиями, которые в электронном виде отправляются вместе с Претензией. Претензия по некондиционному товару без фотографий не рассматривается.
После создания документа «Претензия» в электронном виде ответственное лицо распечатывает его. Данный документ заверяется подписью ответственного лица, принимавшего товар, с обязательной расшифровкой фамилии с инициалами и архивируется в магазине.
Не позднее установленного времени ответственное лицо магазина отправляет бухгалтеру по претензиям на электронный адрес pretenziya@netto-shops.ru файл «Претензия» и относящиеся к этой Претензии фотографии.
Нормативный срок рассмотрения претензии два рабочих дня.
Претензия отклоняется:
ü При отсутствии фотографий для претензий по качеству
ü При наличии трех и более претензий на одну поставку
ü При наличии доказательств полноты отгрузки товара со склада (видеофиксация отбора, проверка/контрольное взвешивание заказов перед отгрузкой, сопоставление претензий по качеству из других магазинов, результаты контрольной приемки товара в магазинах).
Для позиций Претензии, имеющих доказательства ошибок склада, бухгалтером по претензиям создается накладная, на основании которой товар в учете перемещается с магазина на склад.
Бухгалтер по претензиям в установленные нормативные сроки информирует по электронной почте магазин о принятом по Претензии решении, с указанием для утвержденной претензии номера накладной в информационной системе. Принятое решение должно быть отражено ответственным лицом в магазине в бумажной форме Рекламации, с указанием номера накладной в информационной системе.
Электронная накладная по Претензии должна быть подтверждена ответственным лицом магазина в информационной системе.
Неутвержденные рекламации при инвентаризации в магазине не учитываются и на результаты инвентаризации не влияют.
Накладная на товар в информационной системе «Астор» автоматически поступает со склада в магазин и находится в режиме ожидания. Обработка накладной в информационной системе при поставке товара с Распределительного центра осуществляется путем ее подтверждения – только после этого действия осуществляется коррекция остатков в учете по магазину. В информационной системе установлен запрет на внесение изменений в накладную с РЦ. Все изменения возможны только на основании накладных, созданных специалистом финансово-аналитической группы.
Регистрация накладной на поставку товара с центрального склада должна осуществляться в течение часа после завершения разгрузки автомобиля.
Электронная накладная в режиме ожидания.
Приходная накладная после подтверждения
11.5.Особенности приемки и хранения спиртосодержащей продукции.
К алкогольной продукции относится:
ü Пищевая продукция с содержанием этилового спирта 0,5% от объема готовой продукции.
11.5. Правила приемки алкогольной продукции:
ü Поставщик обязан предоставить лицензию при первой поставке.
В лицензии проверяется:
Ø Срок действия
Ø Наименование поставщика
Ø Живая печать
ü В магазине также должна быть лицензия на право продажи алкогольной продукции.
ü Пакет документов необходимый при приемке алкогольной продукции:
- Сертификат соответствия
- Удостоверение качества на отечественную продукцию (сверяем дату розлива)
- ТТН – 2 экземпляра – 1 остается у поставщика, 2 остается в магазине.
- Счет – фактура – 2 экземпляра – 1 остается у поставщика, 2 передается в бухгалтерию.
- Справка к ТТН – раздел «А» и «Б» на отечественную продукцию
- Справка к ТД (таможенной декларации) на импортную продукцию, раздел «А» и «Б»
Раздел «А» - это ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Раздел «Б» - это ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
В разделе «Б» на отечественную продукцию информация должна совпадать с ТТН:
· Наименование продукции
· Объем
· Дата накладной
· Номер накладной
· Количество
ü Во время приемки алкогольной продукции на эстакаде не должно быть посторонних.
ü Вскрывается каждая коробка.
ü Выборочно из коробки достаем несколько бутылок и проверяем:
· Целостность бутылок
· Наличие ФСМ или Акцизных марок (ФСМ – Федеральная специальная марка)
Образец ФСМ
 |
· Плотность прилегания марки к бутылке.
· Наличие этикеток на русском языке (полная информация о товаре, производите, наименование товара, объем, ингредиенты).
· Отсутствие сколов и трещин на бутылке.
· Отсутствие внутри бутылки посторонних предметов (не заявленных в ингредиентах).
· Качество укупорки.
· Дата розлива (необходимо сверить с сопроводительными документами, для импортного алкоголя необходимо смотреть дату прохождения таможни).
· Проверка информации в разделах «А» и «Б»
ü Приемка по качеству и количеству согласно стандартам Компании.
ü Оформление сопроводительных документов:
· Количественные документы оформляются так же, как и любые другие на поставку товара, за исключением того, что необходимо в транспортном разделе поставить печать и подпись о прибытии товара в наш магазин.
· Качественные документы должны быть оформлены следующим образом:
Ø В разделе «Б» на отечественную продукцию необходимо поставить круглую печать магазина, должность, подпись, расшифровку подписи, дату приемки.
Ø В разделе «Б» на импортную продукцию – ставим штамп с реквизитами магазина, дату, должность, подпись с расшифровкой, круглая печать магазина.
Внимание: Справка к ТД должна оформляться на одном листе (с одной стороны раздел «А», с обратной стороны – раздел «Б»).
Справка к ТТН может быть оформлена на разных листах, т.е. отдельно раздел «А» и «Б».
Образцы справок к ТТН и ТД прилагаются, как раздаточный материал.
Не допускается реализация алкогольной продукции:
ü Без пакета качественных документов.
ü Без информации о проведении сертификации и не маркированной знаком
РСТ.
ü Без маркировки позволяющей установить предприятие изготовитель.
ü В упаковке не соответствующей требованиям нормативной документации: при содержании спирта более 18% от объема готовой продукции недопустимо использовать палистерольную тару, жестяные банки или тетропак.
ü В бутылках без этикеток, грязных, с признаками боя, с поврежденной укупоркой, имеющих помутнения посторонние включения, а так же осадок.
ü При отсутствии ФСМ или Акцизных марок.
ü Лицам, не достигшим 18 лет. Юридически, совершеннолетие наступает на следующий день, после дня рождения.
ü По ценам ниже установленных МРЦ (минимальная розничная цена)
Список документов, утвержденный МинТоргом на продажу алкогольной и табачной продукции:
· Паспорт РФ, загранпаспорт, паспорт моряка, дипломатический паспорт, служебный паспорт, паспорт иностранного гражданина
· Временное удостоверение личности гражданина РФ
· Удостоверение личности военнослужащего или военный билет гражданина РФ
· Вид на жительство в РФ
· Разрешение на временное проживание в РФ
· Удостоверение беженца
· Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ
· Ксерокопия паспорта, заверенная у нотариуса
· Справка о замене или утере паспорта или военного билета.
***Водительские права (обратите внимание на водительские права категории «А» - выдаются с 16-ти лет) – данный документ не утвержден МинТоргом, продажа осуществляется по внутреннему решению Компании.
ü Документ должен иметь фотографию, дату рождения и быть признанным удостоверением личности на территории РФ.
Правила хранения алкогольной продукции:
Технические условия в области производства и оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции в части хранения алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции, расфасованной в потребительскую тару.
ü Продукция должна храниться в стационарных конструктивно обособленных помещениях, предназначенных исключительно для осуществления приемки, хранения, отпуска и учета продукции (далее - складские помещения), которые соответствуют следующим требованиям.
ü Изолированы от служебных, подсобных и иных помещений капитальными стенами либо временными строительными конструкциями (перегородками) высотой от пола до потолка складского помещения.
ü Оборудованы приточно-вытяжной вентиляцией с механическим способом побуждения.
ü Обеспечены, центральным отоплением, либо оборудованы индивидуальными теплогенераторами.
ü Оборудованы измерительными приборами для контроля за температурно-влажностным режимом хранения продукции (гигрометрами-термометрами, гигрометрами психрометрическими, психрометрами, термометрами, иными измерительными приборами, позволяющими обеспечить контроль температуры и влажности в складском помещении). Исправность таких приборов должна быть подтверждена соответствующими отметками о поверке средств измерений в паспортах на приборы. В случае если складское помещение состоит из смежных помещений, указанные приборы должны находиться в каждом таком помещении.
ü Оборудованы стеллажами и (или) поддонами высотой не менее 15 см от пола, расположенными на расстоянии не менее 1 м от систем отопления, водопроводных и канализационных труб.
ü Оборудованы светильниками, имеющими защитные плафоны для предотвращения повреждения ламп светильников.
ü Оконные проемы (при их наличии) оборудованы защитными устройствами (жалюзи, карнизами, иными защитными приспособлениями) для защиты от облучения поверхностей и пространств, прямыми солнечными лучами.
ü Имеют систему обеспечения пожарной безопасности, в том числе оборудованы пожарной сигнализацией, первичными средствами пожаротушения.
Не допускается:
ü хранение продукции, не являющейся алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукцией, расфасованной в потребительскую тару
ü размещение на одном поддоне разных видов продукции
ü размещение продукции, не обеспечивающее свободный подход к хранящейся продукции.
Хранение продукции в зависимости от ее видов должно осуществляться с соблюдением следующих условий:
ü коньяков российских и бренди - при температуре от 5 °C до 25 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü спиртных напитков - при температуре от 10 °C до 25 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü водок и водок особых - при температуре от - 15 °C до + 30 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü напитков слабоалкогольных - при температуре от 0 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü вин и вин натуральных - при температуре от 5 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не более 85%
ü винных напитков - при температуре от 5 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü шампанских, игристых и газированных вин - при температуре от 5 °C до
ü 20 °C и относительной влажности не более 85%
ü шампанского "Советское" - при температуре от 8 °C до 16°C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü коктейлей винных - при температуре от 0 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%.
Правила хранения документов на алкогольную продукцию:
- Документы на алкогольную продукцию хранятся в отдельных папках (на каждого поставщика папка индивидуальна). Документы на алкогольную продукцию хранятся в течение 12 месяцев, после полной реализации товара из данной партии.
- При каждой поставке в папку подшиваются:
ü Накладная
ü Счет – фактура
ü Сертификат соответствия.
ü Удостоверение о качестве на отечественную продукцию.
ü Справка к ТТН раздел «А» и «Б» (на отечественную продукцию).
ü Справка к ТД раздел «А» и «Б» (на импортную продукцию).
- Все документы должны быть оформлены согласно Государственным стандартам, иначе они утрачивают свою юридическую силу.
- При заведении накладных в программу, товаровед обязан занести номер ТД (таможенной декларации), смотрим счет – фактуру.
11.6.Правила приемки и продажи табачной продукции:
- На территории РФ не допускается розничная продажа табачных изделий лицам, не достигшим 18 лет. Нарушение положения пункта 1 настоящей статьи влечет за собой привлечение к административной ответственности в соответствии с законодательством.
- Принцип приемки табачной продукции – аналогичен стандартной приемке товара.
- На импортные сигареты и табак должна предоставляться ТД.
- В местах продажи табачной продукции должен быть вывешен прайс лист.
- Оформление прайс листа:
ü Наименование на русском языке
ü Цена
ü Надпись: Цены действительны на …. (текущая дата)
ü Печать магазина
ü Подпись администрации
- По требованию покупателя мы имеем право показать пачку – это не является рекламой.
· Запрещено продавать табачные изделия, если МРЦ (максимальная розничная цена) на пачке ниже, розничной цены магазина.
· Запрещено продавать табачные изделия без специальных марок.
- Запрещено осуществлять продажу лицам, не достигшим 18 лет. Юридически, совершеннолетие наступает на следующий день, после дня рождения.
- Запрещена визуальная реклама сигарет. Сигаретные накопители не должны иметь
визуальной рекламы сигарет.
- Запрещено оснащать накопитель ценниками на сигареты.
- Ответственность Администрации в соблюдении правил приемки, продажи и хранения алкогольной и табачной продукции:
- Штрафные санкции за продажу алкогольной продукции несовершеннолетним от внешних контролирующих органов:
ü Специалист – 30000 – 50000 рублей
ü Администрация – 100000 – 200000 рублей
ü Фирма – от 50000
- При повторном выявлении правонарушения
ü Уголовная ответственность (если нарушение было совершено в течение 6 месяцев)
ü Фирма – лишение лицензии
- Штрафные санкции за продажу табачной продукции несовершеннолетним от внешних контролирующих органов:
ü Специалист – до 30000 рублей
ü Юридическое лицо – до 300000 рублей.
- Администрация магазина несет материальную ответственность пред потребителем, внешними и внутренними контролирующими органами:
ü За несоблюдение вышеизложенных правил приемки, хранения, продажи и оформления документов на алкогольную и табачную продукцию.