Учебная ситуация 1 Формирование системы управления качеством проектов
Для того чтобы разработать изменения, необходимые для внедрения управления качеством, и оперировать ими, компания «Международные проекты» рекомендует своим клиентам организовывать непрерывное совершенствование с помощью создания групп руководства, групп собственно управления и «проектных команд». В условиях производственного объекта, например, директор завода и его непосредственные подчиненные становятся группой руководства управлением качеством, а глава каждого отдела или подразделения и его непосредственные подчиненные становятся группами собственно управления. Никаких изменений в имеющейся организационной структуре не требуется. Группа руководства и группы собственно управления являются постоянными. Проектные команды создаются и выделяются группами собственно управления для работы над конкретными процессами. Проектные команды обычно включают в себя представителей разных функциональных подразделений, и по достижении поставленной цели либо реорганизуются, либо распускаются. С течением времени каждый член организации, как правило, имеет возможность поработать в нескольких проектных командах. Внутри корпоративной структуры ее члены самоорганизуются в группу руководства корпорацией.
Компания также рекомендует клиентам и обучает их создавать и пользоваться моделью реализации непрерывного улучшения. Мы узнали, что модель реализации важна, иногда жизненно, для успешного внедрения управления качеством. Тому есть несколько причин. Во-первых, она служит «дорожной картой» для компании в ее длительном «путешествии» до полного внедрения системы непрерывных улучшений. Внедрение управления качеством требует нескольких лет, и без модели-«проводника» каждодневные проблемы и изменения в составе руководителей могут привести к «объездам», а то и к полной остановке. Во-вторых, такая модель полезна в качестве средства измерения того, как движется внедрение управления качеством. Но, что важнее всего, использование модели внедрения способно сэкономить месяцы, если не годы.
Важным компонентом управления качеством является подготовка. Подготовку следует начинать с ознакомления и объяснения важности для того, чтобы обеспечить приверженность данной практике, а затем переходить к обучению содержанию и использованию статистических методов, созданию структуры для управления качеством, работе в команде, роли руководства и работников, решению проблем, и прочим аспектам, исходя из индивидуальных потребностей. Управление качеством становится возможным благодаря подготовке и обучению. Каждый член организации должен иметь достаточную подготовку, соответствующую выполняемой работе и общему положению. Помимо передачи знаний, процесс обучения обеспечивает общее понимание управления качеством в организации сверху донизу, что значительно улучшает внутренние связи. Как говаривал доктор Деминг, «У всех работа одинакова, - постоянно повышать качество и производительность».
Руководство корпорации, подобно другим управленческим группам, должно вести организационную оценку для того, чтобы определять своих поставщиков, расходные материалы, процессы, результат и клиентов. Ему при необходимости следует пересмотреть свою сверхзадачу и политику в отношении качества. Оно учится сосредоточиваться на управленческих процессах для обеспечения постоянного улучшения, и в меньшей степени полагаться на числовые показатели. Оно укрепляет и поддерживает группы управления и проектные команды, демонстрирующие хорошие подходы к улучшению процессов, а не только удачные результаты. Управление корпорации поддерживает делегирование полномочий и ответственности низовым структурам, и осуществляет руководство с более широким применением графиков и схем, показывающих, насколько успешно идут процессы в корпорации. Короче говоря, оно будет меньше занято повседневными проверками и чтением отчетов; вместо этого руководство в большей степени будет полагаться на руководителей, отвечающих за собственные участки работы. Это станет легче, по мере того, как эти руководители будут демонстрировать, что они держат процессы под контролем, удовлетворяют потребности клиентов, и действуют согласно требованиям управления качеством. Управление корпорацией будет проводить регулярные, нечастые встречи с каждой управленческой группой функциональных подразделений для рассмотрения достигнутого. В ходе таких встреч управленческие группы функциональных подразделений осуществляет пересмотр своих процессов и мер, планов улучшения работы, планов подготовки и обучения, результатов опросов клиентов, и многих прочих областей, в которых управление корпорацией способно оказать им содействие. Руководство будет доводить до управленческих групп результаты и планы работы корпорации, а также будет обсуждать основные направления улучшений. И, что немаловажно, руководство корпорации должно быть очень терпеливым в процессе внедрения управления качеством.
Задание. Разработать форму аудиторского заключения по анализу системы управления качеством проектно-ориетированной организации. Провести аудит тендера по приведенному описанию. При проведении аудита обратите внимание на отображение следующих вопросов:
Каким образом формально представлена система управления качеством проектно-ориентированной организации?
Определите видение, миссию и стратегию системы качества организации?
Как реализуется принцип непрерывных улучшений?