Проектування форм бухгалтерських документів
Первинний документ є матеріальним носієм інформації. Підприємства можуть використовувати типові форми первинних документів, а при необхідності – розробляти власні форми.
На вибір матеріальних носіїв впливають наступні фактори:
- наявність технічних засобів їх створення;
- наявність обчислювальної техніки при їх обробці;
- методика сприйняття первинних даних.
Кожен документ складається з окремих складових елементів, які називаються реквізитами.
Реквізитом документа називається обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Згідно з нормативними актами реквізити поділяються на:
· •обов'язкові;
· •необов'язкові.
До обов'язкових належать:
- назва документу;
- його номер;
- дата здійснення операції;
- дата складання документа;
- найменування організації, від імені якої складено документ;
- зміст господарської операції;
- її вимірники в натуральному і грошовому вираженні;
- найменування посад осіб, відповідальних за здійснення операції та за правильність її оформлення;
- особисті підписи зазначених осіб.
Сукупність реквізитів, розміщених в документі визначеним чином, складає його формуляр.
Документи необхідно складати вчасно, тобто одночасно зі вчиненням операції або безпосередньо слідом за її здійсненням. Своєчасність складання документів є найважливішою умовою правильності відображення операцій в документах і своєчасності записів їх в облікових регістрах.
Деякі документи складаються у декількох примірниках (з копіями). Копії документів використовуються для різних цілей. Так, при акцептній формі розрахунків за відвантажену продукцію постачальник виписує кілька примірників рахунків – платіжних вимог для направлення їх у різні адреси (банку, покупцю).
Оптимізація обліку сприяє заміні разових документів накопичувальними і широкому застосуванню багаторядкових первинних документів. Зменшення кількості документів скорочує облікові процедури і вартість облікових робіт.
В разі потреби підприємство може розробити власну форму документів, керуючись загальними принципами:
1. Розташовувати поряд реквізити, які обробляє або заповнює одна особа:
- графи документів, які знаходяться у арифметичної або логічної залежності;
- графи тексту, коли необхідно дотримуватися вимог законодавчих актів.
2. Довідкові дані слід розміщувати на зворотному боці документів.
3. Необхідно визначити приналежність документу, кількість його примірників, маршрут руху в процесі створення.
Комплекс робіт, пов'язаних з визначенням змісту первинного документа ділять на такі етапи:
1) визначення загальних характеристик майбутньої форми;
2) вибір основних реквізитів;
3) попереднє проектування зон об'єктивної інформації;
4) вибір розміщення реквізитів у зоні;
5) компонування елементів інформації у ланки, а ланок – у зони;
6) монтаж документу;
7) розрахунок загальної площі та вибір формату;
8) розкреслювання форми;
9) редагування та оформлення.
Приклад. При розробці особливого виду лімітно-забірної карти на першому етапі визначається призначення документа, місце і час його складання, спосіб відображення в ньому інформації, обробки документа.
На другому етапі вибираються реквізити, які можна підрозділити на дві групи: ті реквізити, які надалі обробляються (кількість, вид матеріалу, звідки, кому), і ті, які не обробляються.
Всі реквізити, які підлягають обробці, ділять на чотири групи:
- групувальні (номенклатурний номер, вид операції та ін.);
- довідкові (дата, номер, назва підприємства);
- кількісні (зазначення розміру ліміту, кількість забору, одиниця виміру);
- вартісні (вартість, ціна, валюта вимірювання).
Для кожної з перерахованої групи реквізитів на формі документа може бути відведена окрема зона. При розміщенні реквізитів слід враховувати наступне:
- послідовність розміщення реквізитів (наприклад, пов'язана з етапами автоматизації);
- логічний та арифметичний взаємозв'язок;
- зручність запису;
- легкість для сприйняття.
Загальна площа зони документа розраховується виходячи з його розміру. Довжина підраховується з розміру його бічних полів, розмірів граф та товщини усіх вертикальних ліній. Аналогічним чином розраховують ширину. Перед тим, як остаточно накреслити форму макета, необхідно скоригувати розміщення окремих елементів на місці. Після визначення розміру бланка попередньо розкреслюють по зонах кожен окремий елемент. Потім вибирають форму розміщення реквізитів і визначають формат.
Використовуються такі форми розміщення реквізитів:
- анкетна (лист ділиться на 2 частини: у лівій – найменування реквізитів, а в правій – відповіді);
- зональну (документ поділяється на зони за допомогою горизонтальних і вертикальних ліній);
- табельна (у кожній зоні представлена таблиця з графами по вертикалі і горизонталі);
- комбінована (поєднуються кілька форм документів).