Unit VIII. ORDERS. Заказы ( изменение заказа, отзыв заказа, изменение условий встречный запрос. )
( Changes in Business).
I. Reading. Business Correspondence. Letter of Order.
II. Skills.
III. Case Study.
Lesson I
Conpoводительное письмо
B. Sport Master & Co. Ltd.
618 W. Vine Street. Detroit, Michigan
Phone: 869541 Fax(06)681 5473 Telex 285136
Mr. N. Smit Your ref.: C/361
Adidas & Co. Ltd. Our ref: Order DR 5555
Nesson House
Newell Street 17 December 2004
Birmingham B3 3EL
UNITED KINGDOM
Dear Mr. Smith
Please find enclosed our order No. DR 5555 for men's and boy's sweaters in assorted sizes colours and designs. We have decided to accept the 15% trade discount you offered and terms of payment viz. documents against payment, but would like these terms reviewed in the near future.
Would you please send the shipping documents and your sightdraft to Alfa Bank. Real Street. Detroit, Michigan.
The sweaters must be well often pack up before being loaded into crates, which must be marked. If you do not have any of the listed items in stock, please do not send substitutes in their place.
We would appreciate delivery within the next six weeks, and look forward to your acknowledgment.
Yours sincerely,
A. Timofeeva
Marketing Department Manager
Enc.: order form No. DR 5555
ORDER No. DR 5555
B. Sport Master & Co. Ltd.
618 W. Vine Street, Detroit, Michigan
Phone: 869541 Fax(06)681 5473 Telex 285136
Mr. N. Smitt Date: 17 December 2004
Adidas & Co. Ltd.
Nesson House
Newell Street
Birmingham B3 3EL
UNITED KINGDOM Authorized...
Quantity Item description Cat. Price
______________________________No.___C.i.f. London
50 V Neck 30 Red/20 Blue R 432 £ 13.80 each
30 Roll Neck: 15 Black/15 Blue N 154 £ 9.40 «
30 Crew Neck: 15 Green/15 Beige N 154 £ 16.00 «
40 Crew Neck: pattern R 541 £ 12.60»
Note: Subject to 5% quantity discount
Comments: 15% Trade Disc. Pymt. D/p
Del. 6 weeks
| SPRINT |
14, SLAVA PROSPECT, SAINT PETERSBURG, RUSSIA, 192286 TEL: (812) 2342526, FAX: (812)2342525
ADIDAS Your ref: S44
1 st Craig Road Our ref: C353
NY
12345
27, December 2004
Dear Mr. Walkman, Please find enclosed our Order # 357 for 150 sport shoes «ADIDAS».
We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable letter of credit which we already applied to the bank for.
It is essential that the goods are delivered before the beginning of February.
Please pay attention to form of pack. We would like that all goods will in firm box with special guaranty form.
Yours sincerely,
O. Matushevich
Chief Buyer
Enclosure: Order form #357
P.S.: I look forward to receiving your confirmation.
Lesson II. Изменение условий: ( Changes of Business)
8.2. Различные изменения, вызванные слиянием, поглощением фирм, новыми назначениями, переход людей на другие места работы, довольно часто встречаются в деловой практике. Часто возникает необходимость поставить об этом в известность своих деловых партнёров.
Клише и выражения, описывающие различные изменения:
- We have pleasure in notifying you/ announcing that our business has been amalgamated with … С удовольствием сообщаем Вам, что наша фирма объединила свои усилия с..
- Please note that last week we opened our new branch / factory at… -Учтите, пожалуйста, что на прошлой неделе мы открыли новый филиал/фабрику в…
- To mark the occasion we are making a special offer of ..- - Пользуясь случаем, мы делаем особое предложение..-We are writing to inform you that Mr T/ Rington and Mr H. Hofman have been appointed as Chairmen in succession to Mr Bellman and Mr James – Мы рады сообщить Вам, что господа ….были назначены нашими директорами как преемники .
…При наличии несогласованностей между предложением и заказом или изменения условий возникает необходимость послать встречный запрос ( counter – en
Cтруктура встречного запроса со стороны продавца:
1. Благодарность за заказ
2. Описание противоречий
3.Предложение варианта решений
Структура встречного запроса со стороны покупателя ,т.е. изменение заказа:
1. Ссылка на заказ или договор.
2. Описание изменения или корректировки.
3. Благодарность за согласие на дополнительные услуги.
Отзыв заказа : ( withdrawal of the order) необходимо подтвердить в письменной форме:
Структура письма-отзыва заказа:
1. Ссылка на заказ
2. Обоснование причины отзыва.
3. Извинения и, возможно , обещание на будущее.
Клише и выражения письма-отзыва заказа:
- We have ordered…but unfortunately made a mistake. – мы заказали..но, к сожалению допустили ошибку
- Unfortunately we have to withdraw our order of… К сожалению, мы вынуждены отозвать наш заказ.
- We are sorry, but we have to withdraw our order – Нам очень жаль, но мы вынуждены аннулировать наш заказ
- Unfortunately we cannot sell the goods to another party. – К сожалению, мы не в состоянии продать товар на стороне.
- Because of urgent reorganization of our production we cannot use the ordered material –Из-за срочной реорганизации производства мы не можем использовать заказанный материал.
- We are sorry to inform you that our client became insolvent.- С сожалением сообщаем Вам, что наш клиент оказался неплатежеспособным.
- We can only consider placing an order if you can give us a price reduction of 10% - Мы сможем говорить о размещении заказа, только в том случае, если Вы снизите цену на 10%
- We plan to compensate you losses by a new order.- Мы планируем компенсировать Вам ущерб новым заказом
- We promise to turn to you if demand is available.- Обещаем, что обратимся к Вам при возникновении спроса.
С другой стороны, отзыв заказа, несомненно вызовет неудовлетворение партнёра.
Выражения неудовлетворения:
- The contests of your letter have surprised us.- Содержание Вашего письма удивило нас
- This sets us a chain involving several complications.- Это вызывает цепь определённых затруднений
- I simply cannot understand why did not tell us…Я просто не могу понять, почему Вы не предупредили нас
- We are very disappointed about this fact , and hope that you can help me to clear up this very strange situation.-Мы очень огорчены данным обстоятельством и надеемся, что вы объясните мне эту странную ситуацию.
- Your offer was disappointing: we had expected better terms –Мы разочарованы Вашим предложением; мы ожидали лучших условий
8.3. Letter: Breach of contract:
Dear Mr. Jones
As you know, our Contract with you required that you … We have been informed by.. that you are not complying with the following clauses: …
We should be grateful therefore if you would arrange to comply with fully all the terms of Contract..
If you have any problems in fulfilling this requirement, please contact us immediately so that we can discuss the matter.
Yours sincerely…