Оформлення господарських операцій первинними документами для забезпечення облікового процесу на підприємстві
Документальне оформлення збуту продукції (робіт, послуг) залежить від виду та якісних характеристик товарної продукції, напрямків її реалізації та повинно охоплювати декілька етапів: відвантаження продукції в натуральних вимірниках;списання вартості реалізованої продукції;визначення витрат збутової діяльності;визначення обсягу отриманих доходів;визначення стану розрахунків по відвантаженій покупцям продукції.
Таблиця 2.3
Документи в яких відображаються складові витрат на збут на ПрАТ «Фабрика Мрія»
| Код та назва рахунка | Документи |
| 93 «витрати на збут» (за видами витрат) | рахунки, накладні, рахунки-фактури, видаткові касові ордери табелі обліку використання робочого часу, авансові звіти, акти на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів, розрахункиамортизації необоротних активів тощо. |
Отже основними документами при оформленні збуту продукції в досліджуваному господарстві є товарно-транспортні накладні різних типів та форм, Видаткові накладні та інші накладні. Первинні документи, які відображають збутову діяльність, по своїй суті різні, однак, їх можна об’єднати у дві групи: базові (договори, рахунки, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні);супровідні документи. Переважна частина базових документів використовується для оперативного обліку.
Бухгалтерські документи мають велике економічне та правове значення. Економічне значення полягає у тому, що вони дають оперативну інформацію з допомогою якої здійснюється оперативне управління підприємством. Правове значення документа полягає в тому, що своєчасно і правильно оформлений документ являється єдиним фактором, який підтверджує здійснення господарської операції і її законності. Документи мають доказуючи юридичну силу при виявлені різних претензій і суперечок.
Продаж продукції через систему заготівельних організацій оформляють спеціальними товарно-транспортними накладними, які є підставою для списання продукції зі складів та інших місць зберігання, для розрахунків з покупцями і замовниками.
Порядок оформлення товарно-транспортної накладної залежить від умов перевезення призначеної для реалізації продукції: власним транспортом чи з використанням послуг транспортної організації. При використання для перевезення вантажів власного транспорту Товарно-транспортні накладні виписують в чотирьох примірниках, при використанні залученого транспорту - товарно-транспортні накладні виписують в п’яти примірниках, два з яких передають транспортній організації, яка здійснює перевезення вантажів. Товарно-транспортні накладні складають окремо на кожного вантажоодержувача і на кожну ходку автомобіля. При одночасному перевезенні декілька партій вантажів одному або декільком одержувачам товарно-транспортні накладні виписують окремо на кожну партію продукції і на кожного одержувача товарної продукції.
Зазначимо, що у ПрАТ «Фабрика Мрія» в товарно-транспортній накладній не завжди вказують наявність чи відсутність тари і упаковки. Водночас, виділення окремим пунктом маси тари і упаковки дозволяє уточнити залікову вагу відвантаженої продукції, дозволить посилити поточний та наступний контроль за рухом товарної продукції та повнотою розрахунків покупців.
Продаж продукції торговим організаціям, підприємствам роздрібної торгівлі та громадського харчування здійснюють на основі Накладних внутрішньогосподарського призначення та додатково виписаних рахунків-фактур на оплату.
Досліджуване підприємством є власні стаціонарні торгівельні точки збуту продукції. Оформлення такого продажу проводиться на основі накладних внутрішньогосподарського призначення з подальшим складанням довільної форми звіту про продаж сільськогосподарської продукції. Належно оформлений Звіт одночасно є підставою для визнання доходу та його подальшого відображення в обліку і звітності та для списання реалізованої продукції з підзвіту продавця. Звіт про продаж сільськогосподарської продукції в досліджуваному господарстві ведуть довільної форми і не всі витрати на збут знаходять своє відображення в зазначеному Звіті. Збут продукції в ПрАТ «Фабрика Мрія» також відбувається шляхом видачі продукції в рахунок оплати праці сезонним працівникам підприємства. Її оформляють відомостями на видачу натуральної оплати на підставі заявок працівників.
Збутова діяльність як завершальний етап господарського процесу, пов’язана з отриманням грошових надходження у формі доходу, визначенням фінансових результатів. Для цілей оподаткування та формування податкової звітності при реалізації продукції разом з іншими документами виписується податкова накладна.
До витрат на збут в досліджуваному господарстві відносять витрати на відрядження працівників, пов’язаних із збутом продукції, що оформлюються наказом на відрядження та належним чином оформленим звітом про використання коштів виданих під звіт або на відрядження.
Витрати на обслуговування торговельних точок, до яких включають охорону, амортизацію та інші витрати, знаходять своє відображення в платіжних дорученнях на перерахування коштів в погашення заборгованості, видаткових касових ордерах, якщо заборгованість погашають з каси та в відомостях розрахунку амортизаційних відрахувань в частині амортизації. При здійсненні виїзної торгівлі до витрат на збут відносять заробітну плату продавцям, сплату за місце на ринку, що підтверджується квитанцією.
Витрати на рекламу оформлюють грошовими документами на перерахування кредиторської заборгованості за проведені рекламні акції.
Таким чином, первинний облік витрат на збут в досліджуваному господарстві ведуть згідно діючого законодавства, використовуючи типові форми первинних документів. Зведений облік витрат на збут ведуть в звіті про продаж сільськогосподарської продукції довільної форми.
Організація документообороту на підприємстві встановлюється керівником підприємства. Рух первинних документів у бухгалтерському обліку ґрунтується графіком. Графік документообігу – це затверджений порядок створення і використання інформації, що зазначена в документах, який регламентує перелік затверджених форм, строки створення надання та обробки первинних документів за відповідальними виконавцями, посадовими особами; проходження та використання документів по інстанціях, передача їх до бухгалтерії для проведення обліково-звітних робіт за їх переліком і виконавцями і передача документів сформованих за номенклатурою архівних справ на зберігання до архіву. Порядок документообігу на ПрАТ «Фабрика Мрія» показано на рис. 2.1.
Рис.2.1.Документообіг на ПрАТ «Фабрика Мрія»
Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми, або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та строків виконання робіт. Працівники підприємства створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи товариства, до яких передаються ці документи.