Система, види, суб’єкти і процедури внутрішньогосподарського контролю витрат на збут
Організація внутрішньогосподарського контролю - це складний процес, який складається з декількох важливих етапів.
На нашу думку, визначення етапів залежить від виду діяльності підприємств. За таких умов пропонуємо здійснювати внутрішньогосподарський контроль невиробничих витрат у лісопильній промисловості в наступній послідовності (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Етапи внутрішньогосподарського контролю невиробничих витрат
Першочергово суб'єкти здійснення внутрішньогосподарського контролю невиробничих витрат повинні ознайомитись із нормативно-правовою базою, відповідно до якої здійснюються господарські операції із подальшим відображенням їх в обліку.
Обліковою політикою на кожному підприємстві виступає сукупність розроблених та обраних для ведення бухгалтерського обліку правил і методів, які надають найбільш об'єктивну, корисну, необхідну та своєчасну інформацію щодо його діяльності. Тобто облікова політика, завдяки можливості її використання при організації перевірки та її забезпечення обліково-аналітичними даними, в такому випадку може виступати об'єктом внутрішньогосподарського контролю. Зміст її знаходить відображення в існуючому на всіх підприємствах Наказі про облікову політику.
Для обліку невиробничих витрат в Наказі про облікову політику підприємств галузі має бути визначений такий порядок: склад номенклатурних статей невиробничих витрат, за якими здійснюватиметься облік; групування невиробничих витрат за місцями виникнення і центрами відповідальності; затвердження форм первинної документації та облікових регістрів обліку невиробничих витрат.
Під час здійснення внутрішньогосподарського контролю особливу увагу слід приділяти відповідності вимогам П(С)БО 16 «Витрати», в якому чітко зазначений вид діяльності, до якого відносяться невиробничі витрати, їх склад та списання.
Контроль за витратами на виробництво в підприємстві здійснюється в розрізі його виробничих підрозділів за статтями і елементами витрат, відхиленнями від нормативних або планових показників.
Під час внутрішньогосподарського контролю за витратами діяльності необхідно розв'язувати такі основні завдання.
- встановлення цілей об'єктів і напрямків контролю за витратами діяльності підприємства;
- з'ясування порядку здійснення обсягів, термінів та відповідальності осіб за проведення контролю щодо витрат діяльності;
- співставлення бюджетів витрат діяльності за їх видами, напрямами та виявлення певних відхилень від цих бюджетів; визначення причин відхилень і корегування бюджетів із врахуванням конкретних даних контролю та перспектив наступного функціонування підприємства та його сегментів;
- встановлення найбільш проблемних напрямків здійснення витрат діяльності (витрати на службовий транспорт, мобільний зв'язок, відрядження і т. д.) та посилення контролю за ними і відповідальності за доцільністю їх проведення.
Основною метою внутрішньогосподарського контролю є упередження можливих порушень щодо дотримання законодавчих вимог суб’єкта господарювання. Послідовність організації системи внутрішньогосподарського контролю формує основні етапи, які можуть застосовувати будь-які підприємства для удосконалення своєї діяльності.
Тому одним із найважливіших факторів системи управління ПрАТ «Фабрика Мрія» є саме внутрішньогосподарський контроль, адже він забезпечує ефективне виконання функцій персоналу та прогнозування діяльності підприємства у майбутньому.
Головними функціями служби внутрішньогосподарського контролю ПрАТ «Фабрика Мрія» є:
- контроль за формуванням витрат за місцем їх виникнення та окремими видами діяльності підприємства;
- виявлення відхилень від затверджених нормативів, аналіз їх причин, встановлення осіб, винних у цьому;
- пошук внутрішніх резервів поліпшення фінансово-господарської діяльності підприємства;
- контроль за дотриманням податкового законодавства;
- проведення перевірок діяльності структурних підрозділів з метою забезпечення ефективності та точності бухгалтерських даних і збереження активів підприємства;
- складання та надання висновків і звітів під час проведення перевірок, забезпечення необхідною інформацією керівництва підприємства.
Організація контролю у структурних підрозділах підприємства являє собою виконання в конкретних умовах відповідними фахівцями в межах їхніх функціональних обов’язків визначених контрольно-ревізійних процедур, пов’язаних із плануванням та здійсненням контролю. Отже, внутрішньогосподарський контроль можна умовно поділити на такі види:
- попередній контроль є найефективнішим. Він передує здійсненню господарських операцій і тим самим сприяє попередженню недоцільних витрат та незаконних дій, безгосподарності й марнотратства.
- поточний контроль безперервно супроводжує процес здійснення господарських операцій на окремих ділянках підприємства. Він провадиться у момент здійснення цих операцій, що дає можливість вчасно виявляти й усувати допущені помилки та прорахунки.
- наступний контроль здійснюють структурні підрозділи підприємств та їхні бухгалтерії. На підставі облікової інформації керівники підприємств, фахівці їхніх структурних підрозділів та працівники обліку здійснюють контроль господарських операцій у процесі їх проведення.
Суб’єктами внутрішньогосподарського контролю є: керівник підприємства, начальники структурних підрозділів (менеджери), посадові особи всіх підрозділів, у тому числі обліково-фінансова служба.
Об’єктами внутрішньогосподарського контролю є: організаційно-технологічні, фінансово-економічні процеси та їхні елементи; стан і використання всіх видів господарських за
засобів і джерела їх утворення; трудова діяльність колективу і окремих його членів.
Програму внутрішньогосподарського контролю представлено в табл. 3.1.
Таблиця 3.1
Програма внутрішньогосподарського контролю об’єктів операційної та інвестиційної діяльності
| Напрям контролю | Процедури контролю |
| Вивчення основних положень облікової політики | - перевірка законності класифікації об’єктів діяльності; - перевірка визнання об’єктів діяльності; - визначення методів амортизації та строків експлуатації; - встановлення використання рахунків; - визначення порядку та строків інвентаризації; - визначення порядку переоцінки; - визначення порядку документування |
| Вивчення внутрішніх нормативних документів | - визначення обсягів фінансування на придбання, модернізацію, капітальні вкладення та оновлення; - планування обсягів капітальних вкладень |
| Продовження табл. 3.1 | |
| Перевірка наявності об’єктів діяльності | - проведення інвентаризації, огляду, спостереження; - перевірка документів на право власності на об’єкти нерухомості; - перевірка об’єктів незавершеного будівництва; - контроль за діяльністю окремих матеріально відповідальних осіб; - визначення відхилень фактичних даних від даних обліку |
| Перевірка повноти оприбуткування об’єктів нерухомості | - перевірка первинних документів; - перевірка достовірності визначення первісної вартості об’єктів нерухомості; - перевірка правильності визначення капітальних вкладень; - визначення джерел надходження об’єктів нерухомості; -перевірка правильності відображення на рахунках бухгалтерського обліку |
| Перевірка правильності нарахування амортизації | - перевірка обґрунтованості методу нарахування амортизації; - перевірка строків корисного використання об’єктів нерухомості; -перевірка законності відображення витрат на рахунках в бухгалтерському обліку та податкових розрахунках |
| Перевірка витрат на ремонтні роботи | - перевірка обґрунтованості витрат на поточний та капітальний ремонт; - перевірка кошторису витрат на ремонти; - контроль своєчасного проведення та якості ремонтів; - перевірка документального оформлення ремонтних робіт |
| Перевірка законності переоцінки | - контроль повноти та проведення операцій з переоцінки основних засобів; -перевірка правильності документального відображення результатів переоцінки; - перевірка правильності відображення операцій з переоцінки на рахунках бухгалтерського обліку та у податкових розрахунках |
| Аналіз ефективності використання нерухомості | - контроль стану об’єктів; - контроль за ефективним використанням; - оцінка доцільності та законності оренди об’єктів нерухомості |
| Перевірка вибуття об’єктів нерухомості | - перевірка правильності списання об’єктів нерухомості; - перевірка правильності визначення залишкової вартості; - перевірка об’єктивності переведення об’єктів нерухомості до складу запасів; - перевірка правильності відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку |
| Перевірка даних синтетичного та аналітичного обліку | - перевірка правильності відображення господарських операцій в обліку; - перевірка достовірності відображення інформації у звітності |
| Прийняття рішень | - аналіз виявлених недоліків; - визначення винних осіб; - прийняття відповідних управлінських рішень |
| Контроль виконання прийнятих рішень | - контроль виконання прийнятих рішень керівництва та управлінського персоналу |
Серед основних методичних прийомів внутрішнього контролю науковці виділяють методи документального (формальна перевірка, арифметична перевірка, нормативно-правова перевірка, експертна перевірка, економічна та логічна перевірка, зустрічна перевірка, взаємний контроль, аналітична перевірка) та фактичного (обстеження,перевірка, інвентаризація, огляд, контрольний обмір виконаних робіт, експертна оцінка, дослідження операцій на місці) контролю.
Проведені дослідження дають можливість висловити думку, що внутрішньогосподарський контроль спрямований на те, щоб власник та керівництво підприємства володіли вмінням своєчасно фіксувати свої помилки та виправляти їх до того, як вони завадять досягненню поставлених цілей і завдань управління.
Система внутрішньогосподарського контролю, яка може виступати як об’єкт інвестиційної чи операційної діяльності або в складі запасів, характеризується відсутністю розробленої методики його здійснення, невизначеністю цілей та завдань даного виду контролю.
Внутрішня перевірка повинна розпочинатися з вивчення основних положень облікової політики щодо об’єктів діяльності. Спочатку внутрішній контролер повинен перевірити закріпленість за матеріально відповідальними особами, встановити наявність та відповідність оформлення договорів про повну матеріальну відповідальність.
Наступний етап контролю – перевірка наявності об’єктів діяльності та права власності, який може бути проведений двома способами:
1) фактичний контроль шляхом інвентаризації,огляду, обстеження;
2)документальна перевірка – вивчення первинних документів, які підтверджують придбання, отримання на безоплатній основі,створення, оренду тощо, регістрів обліку, де зроблено відповідні записи.
На даному етапі необхідно визначити правильність віднесення об’єктів діяльності до встановлених класифікаційних груп.
Якщо виявляються недоліки, необхідно з’ясувати причини та встановити винних осіб, обґрунтувати рекомендації щодо поліпшення існуючого становища.
Важливим етапом контролю повинна стати перевірка фактів придбання об’єктів,що дасть можливість визначити вартості оприбуткування. Об’єктами дослідження виступають первинні документи та господарські операції. За первинними документами контролер визначає джерела надходження об’єктів, за витратними документами та кошторисами – витрати на будівництво, за Актом приймання-передачі – вартість.
З метою визначення об’єктивності вартості об’єктів одним з етапів внутрішньогосподарського контролю повинна бути перевірка правильності і точності нарахування амортизації та витрат на поточний і капітальний ремонти.
Контролеру необхідно звернути увагу на правильність використання різних методик нарахування амортизації відповідно до облікової політики.
Необхідно встановити правильність розмежування робіт і віднесення їх до поточного і капітального ремонту. Це важливо з погляду різниці їх організації і технології проведення та контролю витрат. Крім того, слід перевірити дотримання кошторисів ремонтних робіт, переважно на наявність, відповідного відображення та обґрунтування перевищення рівня витрат порівняно з даними цих кошторисів. Перевіряється наявність та виконання графіків ремонтів, рівень механізації ремонтного виробництва, зниження трудомісткості ремонтних робіт, складання дефектних відомостей і ремонтних карт об’єктів. Необхідно враховувати відмінності між бухгалтерським обліком і податковими розрахунками при перевірці операцій з поліпшення та ремонту об’єктів.
Одним з важливих етапів внутрішньогосподарського контролю є аналіз ефективності її використання. Для здійснення даного етапу доцільним є використання аналітичних процедур.
Наступним етапом контролю є перевірка вибуття об’єктів, яка здійснюється з метою визначення законності та виключення об’єктів зі складу активів. Останнім етапом є перевірка достовірності даних аналітичного та синтетичного обліку,шляхом звіряння залишків за даними журналу-ордеру №4 А с.г., даним рахунка 10, Головній книзі та звітності.