Лабораторная работа 4. Персонифицированный учет для ПФР
Цель:овладеть практическими навыками формирования в программе форм для передачи в ПФР.
Информация.Индивидуальный (персонифицированный) учет – это учет сведений о каждом застрахованном в системе ПФ РФ лице для реализации его пенсионных прав в соответствии с законодательством РФ. Осуществляется персонифицированный учет в процессе всей трудовой деятельности застрахованного лица. Для целей персонифицированного учета работодатели обязаны в установленные сроки представлять органам ПФ РФ следующие сведения о застрахованных лицах: с анкетными данными работников – АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3; сведения о стаже и страховых взносах – АДВ-4.
Форма АДВ-1 – передается в ПФ РФ для регистрации в системе персонифицированного учета ПФ РФ впервые начавших работу работников (не представивших при приеме на работу данных о страховом свидетельстве пенсионного страхования). Данные для формы АДВ-1 вводятся в форме редактирования данных о физическом лице (справочник «Физические лица» или «Сотрудники организации»). Список передаваемых форм АДВ-1 формируется в документе «Анкета застрахованного лица (АДВ-1)» (интерфейс Кадровый учет организации → меню «Персонифицированный учет» → Пачка АДВ-1 (Анкета застрахованного лица)). Проводить документ следует только после того, как данные будут приняты ПФ. Проведенный документ сохраняется в информационной базе и становится недоступным для редактирования.
Форма АДВ-2 – передается в ПФР в случае изменения анкетных данных работников (например, если работница после замужества поменяла фамилию и документ, удостоверяющий личность).
Форма АДВ-3 – передается в ПФР в случае потери работником страхового свидетельства.
Формы АДВ-2 и АДВ-3 формируются в документе «Заявление об обмене, выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-2,АДВ-3)» (интерфейс Кадровый учет организации → меню «Персонифи-цированный учет» → Пачка АДВ-2, АДВ-3 (обмен страхового свидетельства)). Документ заполняется в следующей последовательности:
1) Заполняется «шапка» документа;
2) выбирается вид заявления (АДВ-2 или АДВ-3);
3) на закладке «Работники» указывается список работников, по которым передаются формы;
4) в колонке «Дата получения свидетельства» указывается дата последнего по времени получения свидетельства этим работником, если это произошло в нашей организации, в противном случае поле остается пустым;
5) при помощи кнопки «Заполнить» автоматически заполняется информация на двух других закладках. При этом данные на закладке «Изменившиеся данные» заполняются только для тех работников, для которых была указана дата получения свидетельства (если у работника ранее была другая фамилия, то «старая» фамилия будет указана на закладке «Данные, указаны в свидетельстве», новая фамилия – на закладке «Изменившиеся данные»);
6) корректируется автоматически заполненная информация на закладках «Данные, указанные в свидетельстве» и «Изменившиеся данные»;
7) далее с заполненной формой выполняются такие же действия как с формами 2-НДФЛ и АДВ-1 (записать, провести, печать).
В настоящее время по окончании каждого года в отделения ПФ предоставляются:
– Форма СЗВ-4-1 – о работниках, у которых в течении отчетного года были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии (отражаются в таблице «Стаж работы за отчетный период») либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.;
– Форма СЗВ-4-2 – о работниках, не имеющих в течение отчетного года каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указанных в реквизите «Территориальные условия» формы АДВ-6-1.
Документ Ввод данных по форме СЗВ-4
Данные для форм СЗВ-4 редактируются в форме Ввод данных по форме СЗВ-4, которая вызывается из меню Персонифицированный учет → документ Ввод данных по форме СЗВ-4. В данном документе вводятся суммы начисленных страховых взносов за расчетный период, продолжительность периодов отсутствия и стаж работы. Данные о стаже можно заполнить автоматически (кнопка «Заполнить») по имеющимся в информационной базе данным о приеме на работу, перемещениях и увольнениях работника.
Пачка СЗВ-4 (сведения о страховом стаже и заработке)
Электронными аналогами пачек форм СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 являются документы «Сведения о страховом стаже и заработке СЗВ-4» (интерфейс Кадровый учет организации → меню Персонифицированный учет → Пачка СЗВ-4 (сведения о страховом стаже и заработке)), в которых указывается список работников, чьи сведения передаются в ПФ. В документе для отдельных работников может потребоваться указать дополнительные сведения о страховом стаже, которые дают им право претендовать на льготы при назначении пенсии (такие сведения указываются персонально для каждого работника с помощью документа «Ввод данных по форме СЗВ-4», данный документ можно вызвать сразу из документа «Сведения о страховом стаже и заработке СЗВ-4»: для этого нужно в табличной части документа выделить запись работника и нажать на кнопку «СЗВ4» над табличной частью).
Передача пачек СЗВ-4 в ПФР
По правилам ПФ пачки форм СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 сопровождаются ведомостью уплаты страховых взносов, форма АДВ-11, электронным аналогом которой является документ «Передача СЗВ-4 в ПФР» (интерфейс Кадровый учет организации → меню Персонифици-рованный учет → Передача пачек СЗВ-4 в ПФР). В данном документе на закладке «Пачки» в табличном поле «Пачки СЗВ-4» отражаются документы-пачки «Сведения о страховом стаже и заработке СЗВ-4», передаваемые в ПФ. В табличном поле «Состав пачки» отражаются работники, вошедшие в отмеченную слева пачку СЗВ-4, кнопки панели инструментов этого поля позволяют посмотреть данные о страховых взносах и стаже работника, добавить в пачку нового работника, удалить из пачки работника или переместить его в другую пачку из списка передаваемых пачек.
Команда меню «Заполнить» позволяет автоматически занести в табличную часть документа пачки документов СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, которые ранее не передавались в ПФ.
Кнопка «Сформировать» позволяет автоматически переформировать сведения о стаже работников, распределить работников по пачкам и создать пачки документов СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. Благодаря такой возможности формирование сведений для передачи в ПФ проще начинать именно с заполнения документа «Передача пачек СЗВ-4 в ПФР».
Кнопка «Провести пачки» позволяет провести автоматически сформированные пачки документов СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2.
На закладке «Расчеты с ПФР» следует отразить состояние расчетов с ПФ, т.е. задолженность (переплату) по страховым взносам в разрезе лет образования задолженности (переплаты) и суммы начисленных и уплаченных взносов. Меню «Заполнить» позволяет автоматически заполнить табличную часть по имеющимся данным в информационной базе.
После заполнения данных нужно сформировать файл (кнопки «Получит файл» или «Получить файл на диск». При этом автоматически будут проведены проверки всех передаваемых данных и в случае недостаточности либо ошибочности данных выданы сообщения об этом.
Получить формы АДВ-11, СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 для вывода на принтер можно при помощи меню кнопки «Печать».
Проведение документа (кнопка «ОК») означает, что данные переданы в отделение ПФ. В этот момент копия передаваемого файла сохраняется в информационной базе с тем, чтобы в любой момент была возможность посмотреть, какие анкетные данные передавались в ПФ.
Задание.Откройте и просмотрите в программе как формируются отчетные формы АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3, СЗВ-4 (исходные данные придумайте самостоятельно).
Контрольные вопросы
1. Для чего предназначен документ АДВ-1?
2. Для чего предназначен документ АДВ-2?
3. Для чего предназначен документ АДВ-3?
4. Почему формирование сведений для передачи в ПФ проще начинать именно с заполнения документа «Передача пачек СЗВ-4 в ПФР»?