Вимоги до тексту документа

 

Основою службового документа є текст, який має чітко йпереконливо відбивати причину й мету його написання, роз­кривати суть конкретної справи.

Текст— це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єк­тивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не не­суть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текстдокумента містить граматич­но і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкетивикористовується під час викладення циф­рової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в орга­нізаційно-розпорядчих документах, документах з матеріаль­но-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-ста­тистичних, бухгалтерських, планових та інших документах. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазна­чається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої скла­дено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримувати­ся таких правил:

* Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...

* Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, допо­відні й пояснювальні записки, накази.

* Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

* Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: від­повідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

* Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводи­мо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Під­тверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги... ; У порядку обміну досвідом... ; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домов­леності... ; Відповідно до Вашого прохання...

* Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... ; Беручи до уваги... ; Розглянувши... ; Вва­жаючи...

* Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

* Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет пере­дує присудкові, означення стоїть перед означуваними сло­вами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).

* Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не висловленіпропозиції...

* Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не га­рантує...

* Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; від­кликати працівників...

* У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропо­ную...

* Використовувати скорочення слів, складноскорочені сло­ва й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загаль­ними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

* Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високо­шановний; вельмишановний; високоповажний...

Оформлювання сторінки

 

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на па­пері формату А4 (210x297) та А5 (210x148). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги: лівий — ЗО мм; правий — 10 мм; верхній та нижній — 20 мм.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а форма­ту А5 — через 1—1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затверджен­ня», «Гриф погодження» відокремлюють одну від одної 1,5— 2 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами. Мак­симальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) — 73мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

• 12,5 мм — для початку абзаців у тексті;

• 92 мм — для реквізиту «Адресат» (16);

• 104 мм — для реквізитів «Гриф затвердження» (17), «Гриф обмеження доступу до документа» (15);

• 125 мм — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» (23);

• не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити «Дата документа» (11), «Заголовок до тек­сту документа» (19), «Текст» (21) (без абзаців); «Відмітка про наявність додатків» (22); «Прізвище виконавця і його номер телефону» (28), «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» (29); назва посади у реквізиті «Підпис» (23) та «Гриф погодження» (24); засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУ­ПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, й наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст доку­мента займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту. Тексти документів постійного зберіган­ня друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому й зво­ротному боці аркуша.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок почи­нається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля арку­ша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а пар­ні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папе­ра. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тема­тики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фраг­мент тексту між двома такими відступами. Середня довжи­на абзацу має бути 4—6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замк­нене смислове ціле, що виражає закінчену думку.

Абзац - це членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, час­тин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нуме­рації — комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована(традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за озна­кою зростання.

Новасистема базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил: після номера частини, розділу, пункту, підпункту ста­виться крапка; номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи — І.; 2.; 3.; 4.; номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою — 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підроз­ділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозді­лу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.1,; 1.2.2.2. і т.д.

Застосування нової системи нумерації спрощує оброб­лення документів та дозволяє не вживати словесних найме­нувань і символів:

Комбінована (традиційна) Нова
А. Б. В. І. П. Ш. 1.2.3. 1);2);3); а); б); в); Розділ І Частина 1 Частина 2 пункті §1 §2 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2.1 1.3 2 і т, д

 


[1] Українська мова: Енциклопедія. — К.: Укр. енцикл., 2000. — С. 318. 8

 

[2] Українська мова: Енциклопедія. — К.:Укр. енцикл., 2000. — С. 126.

[3] Сучасна українська літературна мова / За ред. А. П. Грищенка. — К.: Вища шк., 1997. — С. 3.

 

[5] Закономірності розвитку українського усного літературного мов­лення. — К., 1965. — С. 12—13.

[6] Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732 —2004. — К.: Держспоживстандарт України, 2005. — С. 2.