Порядок работы с бланками, печатями, штампами
В банке обязательному учету 1тодлежат печати и штампы, содер-I жащие полное наименование банка; бланки с угловыми и продоль-[ными штампами банка, имеющие необходимый трафаретизирован-1ный текст документов; удостоверения личности, командировочные отпускные удостовЬрения, а также все виды Пропусков, бланки документов об образовании (аттестаты, дипломы, свидетельства), трудовые книжки.
Порядок учета других видов бланков определяется инструкцией по ведению делопроизводства в банке. Контроль за их изготовлени-ем, хранениСм и использованием возлагается на службу делопро-изводства и ответственных за делопроизводство.
Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказом руководителя банка.
Учет печатей и штампов ведется в журнале (приложение 6) — бланков — в журнале учета бланков (приложение 7), раздельно по видам бланков. Выдача их производится под расписку в соответ-ствующих журналах. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. Печати
24
и щтампы доджны храниться в сейфах или металлических шкафах. Бланки разрешается хранить в надежно запираемых и опечатывае-мых шкафах. На бланках удостоверений личности, командировоч-ных и отпускных удостоверений, всех видов пропусков, докумен-тов об образовании (дипломов, аттестатов, свидетельств) типог-рафским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии. Порядковые номера и серии проставляются на всех частях (листах) этих бланков.
Проверка наличия печатей, штампов и бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руко-водителя банка. О проведенных проверках делаются отметки в жур-налах учета после последней записи. В случае обнаружения наруше-ний в учете, хранении и использовании печатей, штампов и блан-ков комиссия проводит служебное расследование, результаты ко-торого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя банка.
3.6. Организация работы с документами ограниченного доступа «Конфиденциально»
Прием и учет (регистрация) документов с грифом «Конфиден-циально» осуществляется теми же структурными подразделениями банка, которым поручен учет несекретной документации. Требова-ние однократности регистрации распространяется и на документы и издания с грифом «Конфиденциально».
Вся поступающая в банк корреспонденция с грифом «Конфи-денциально» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется коли-чество листов и экземпляров документов, а также наличие указан-ных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом «Конфиденциально» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. Ошибочно поступившие доку- ; менты и издания с грифом «Конфиденциально» возвращакУгся от-правителю.
В нерабочее время документы и издания с грифом «Конфиден-циально» принимаются дежурными по банку, которые, не вскры-вая эту корреспонденцию, передают ее работникам канцелярии или соответствующих подразделений. Запрещается доставлять в нерабо-чее время материалы с грифом «Конфиденциально» в банки, не имеющие постоянных дежурных.
Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с грифом «Конфиденциально». Такие документы учиты-ваются по количеству листов. Учет документов с грифом «Конфи-денциально» ведется в журналах (приложение 8) или на карточках, как правило, отдельно от учета другой несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. При незначительном объеме документов и изданий с грифом «Конфи-денциально» разрешается вести их учет (регистрацию) совместно с другой несекретной документацией. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «Кон-фиденциально». Движение документов с грифом «Конфиденциаль-но» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводй-тельном письме к документам с грифом «Конфиденциально» про-ставляется штамп, в котором указываются наименование банка, ре-гистрационный номер документа и дата его поступления.
Дополнительно размноженные экземпляры документа учйтыват ются за номером этого документа, о чем делается отметка на раз-множаемом документе и в учетных формах. Нумерация дополни-тельно размноженных экземпляров производится От последнёго номера ранее учтенных экземпляров. • '
Печатание документов с грифом «Конфиденциально» произвб-дится в машбюро банка. В отдельных случаях печатанйе такйх'до'ку-ментов допускается в структурных подразделениях под ответствен-ность их руководителей. '
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземплй-ров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания дб-кумента.
Отпечатанные и подписанные документы с фифом «Конфи-денциально» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Чернови-ки и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожрния записью на копии исходящего документа: «Чер-новик (и варианты) уничтожены. Дага. Подпись».
Размножение документов и изданий с грифом «Кбнфиденци-ально» на множительных аппаратах производится с разрешения службы делопроизводства или другого подразделения, выполняю-щего соответствующие функции, по нарядам, подписанным руко-водителем банка или структурного подразделения. Учет размножен-ных документов и изданий осуществляется поэкземплярно.
Документы с грифом «Конфиденциально», полученные от сто-ронних организаций, могут быть размножены только с их согласия. Рассылка тиражированных документов с грифом «Конфиденциаль-но» осуществляется на основании подписанных руководителем банка (структурного подразделения) и разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров. Пересылка документов с гри-фом «Конфиденциально» в другие организации производится, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами банков.
Доставка документов с грифом «Конфиденциально» чёрез пред-ставителей других ор^низаций производится на основании доверенности. Отправляемые документы с грифом «Конфиденциально» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих доку-ментов запрещается. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправите-ля, номера вложенных документов с добавлением отметки «Кон-фиденциально». На упаковке документов с грифом «Конфиденци-ально» запрещается указывать фамилии и должности руководите-лей и сотрудников, а также наименования структурных подразде-лений.
Документы с грифом «Конфиденциально» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенкла-туру дел в обязательном порядке включаются все справочные кар-тотеки и журналы на документы с грифом «Конфиденциально». Документы с грифом «Конфиденциально» допускается группиро-вать в дела отдельно или вместе с другими несекретными докумен-тами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в банке образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Конфиденциально» и без этого грифа, целесооб-разно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с доку-ментами «Конфиденциально» добавляется отметка: «Конфиденци-ально». Например: ',.
Индексы дел Заголовки дел
1-1
1-1/ «Конфиденциально»
7-98
7 -98/ «Конфиденциально»
Приказы по основной деятельности
Тоже
Переписка о снабженш
Переписка о снабжении закрытых предприятий_ (объектов)
При включении документа с грифом «Конфиденциально» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Конфиденциально» и соответствую-щее уточнение вносится в номенклатуру дел. , •
В банках, в деятельности которых образуется небольшое коли-чество документов с грифом «Конфиденциально», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы "Конфиденциально"». Срок хранения тако-го дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенкла-туры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).
По окончании делопроизводственного года дело «Документы "Конфиденциально"» просматривается ЭК полистно и в случае необходимости принимается решение о перегруппировке докумен-тов. Содержащиеся вделе «Документы "Конфиденциально"» доку-менты постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополни-тельно включается в номенклатуру дел.
Если в дело «Документы "Конфиденциально"» включены доку-менты только временных сроков хранения, оно может не пере-формировываться. Срок хранения такого дела устанавливаётся по максимальному сроку содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заме-няется уточненным сроком хранения.
Дела с несекретными документами, в которых по мере накопле-ния материалов, сосредоточиваются сведения, не подлежащие ог-лашению, должны быть отнесены к категории документов огра-ниченного распространения. На обложках этих дел также простав-ляется фиф «Конфиденциально». Соответствующие уточнения йнб-сятся в номенклатуру дел.
Дела е документами, имеющими гриф «Конфиденциально» по-стоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, должны иметь внутренние описи. ;
К работе с делами «Конфиденциально» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица в соответ-ствии со списками, а к документам — согласно указаниям, содер-жащимся в резолюциях руководителя банка (структурных подраз-делений). КаТегории работников, допускаемых к работе с докумен-тами, имеющими гриф «Конфиденциально», определяются руко-водителем банка (структурных подразделений).
Запрещается пользоваться сведениями из документов с грифом «Конфиденциально» для открытых выступлений или опубликова-ния в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспо-нировать такие документы и мздания на открытых выставках, де-монстрировать их на стендах.
Представители других организаций допускаются к ознакомле-нию и работе с документами с грифом «Конфиденциально» с раз-решения руководителя банка (структурных подразделений), в веде-нии которого находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают. Содержащие све-дения отраниченного распространения выписки из документов с грифом «Конфиденциально» производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, которые после окончания работы представителя высылаются в адрес организации.
Дела с грифом «Конфиденциально» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел (приложение 9).
Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотоко-
пий, электрографических и др.), а также производство выписок из
документов с грифом «Конфиденциально» сотрудниками банка
производится с разрешения руководителя банка (структурного под-
/азделения).
Снятие копий для сторонних организаций с документов с гри-фом «Конфиденциально» производится на основанйи письменных запросов по разрешению руководителя банка (структурного под-разделения), подготовившего эти документы.
Копирование для сторонних организаций документов с грифом «Конфиденциально», полученных от других организаций, произ-водится по согласованию с организациями-составителями.
Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом «Кон-фиденциально» периодически просматриваются с целью возмож-ного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив банка, в процессе хра-нения дел в архиве, а также при подготовке дел постоянного хра-нения к,передаче в государственный архив.
Решение вопроса о снятии грифа «Конфиденциально» возлага-ется на создаваемую в установленном порядке специальную ко-миссию, в состав которой включаются представители службы де-лопроизводства и других структурных подразделений.
Решение комиссии оформляется составляемым по произволь-ной форме актом, который утверждается руководителем банка. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Конфиденциально» снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив банка, а на дела постоянного хранения — в государственный архив.
На обложках дел гриф «Конфиденциально» погашается штам-пом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послу-жившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносят-ся в описи и номенклатуры дел.
Проведение экспертизы научной и практической ценности до-кументов и дел с грифом «Конфиденциально», рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с тре-бованиями и порядком, установленными для несекретных мате-риалов.
Дела из структурных подразделений в архив банка передаются в обработанном виде. При этом дела постоянного хранения, содер-жащие документы с грифом «Конфиденциально», вносятся в опись наряду с другими делами, содержащими несекретные документы постоянного хранения.
На дела с документами, имеющйми гриф «Конфиденциально» сроком хранения до 10 лет включительно, описи могут не состав-ляться. Их передача в архив банка осуществляется по номенклату Дела с грифом «Конфиденциально» постоянного хранения пе-редаются в государственный архив в установленном порядке с обя-зательной полистной проверкой включенных в них документов.
Отобранные к уничтожению дела с грифом «Конфиденциаль-но», утратившие практическое значение, могут оформляться от-дельным актом или включаться в общий акт вместе с другими ото-бранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «Конфиденциально».
Отобранные к уничтожению документы, дела с грифом «Кон-фиденциально» перед сдачей на переработку в качестве макулату-ры должны в обязательном порядке измельчаться до степени, ис-ключающей возможность прочтения текста.
После уничтожения документов с грифом «Конфиденциально» в учетных документах (карточках, журналах, номенклатурах дел, описях дел временных сроков хранения) проставляется отметка: «Уничтожено. Акт №______ от______ (дата)».
Документы, дела с грифом «Конфиденциально» должны хра-ниться в служебных помещениях в надежно запираемых й опеча-тываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сОхран-ность.
Выданные для работы дела с грифом «Конфиденциально» пдд-лежат возврату в службу делопроизводства или архив в тот же ден'ь. Отдельные дела с грифом «Конфиденциально» с разрешения руко-водителя службы делопроизводства или архива могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения зада-ния, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюде-ния правил хранения. Передача документов, дел с грифом «Кон-фиденциально» другим сотрудникам производится только через службу делопроизводства (архив).
Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с гри-фом «Конфиденциально» из одного дела в.другое без санкции служ-бы делопроизводства или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учет-ных документах, включая внутренние описи.
Запрещается выносить документы, дела с грифом «Конфидён-циально» из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т.д. В необходимых случаях руководитель банка (струк-турного подразделения) может разрешить исполнителям или со-трудникам службы делопроизводства вынос из здания документов с грифом «Конфиденциально» для их согласования, подписания и т.п. в организациях, находящихся в пределах данного города (насе-денного пункта).
Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела с грифом «Конфиден-
циально», Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника. ЩПри смене сотрудников, ответственных за учет и хранение до-кументов, дел с грифом «Конфиденциально», составляется по про-извольной форме акт приема-передачи этих материалов, утвержда-емый руководителем банка (структурного подразделения).
Проверка наличия документов, дел с грифом «Конфиденциаль-но» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначае-мыми приказом руководителя банка. В состав таких комиссай обя-зательно включаются лица, которым поручены учет и хранение этих материалов. Результаты проверки оформляются актом. _
О фактах утраты документов, дел с грифом «Конфиденциаль-но» либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность руководитель банка. Для расследования фак-та утраты документов, дел с грифом «Конфиденциально» или ус-тановления факта разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, приказом руководителя банка (структурного подразде-ления) назначается комиссия, заключение которой о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию. На утраченные документы, дела с грифом «Конфиден-циально» составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные документы. Акты на утраченные дела постоянного хране-ния после их утверждения руководителем банка (структурного под-разделения) передаются в архив для включения в дело фонда.