Взаимоотношения службы делопроизводства со структурными подразделениями
Служба делопроизводства взаимодействует:
со структурными подразделениями банка — по вопросам орга-низации работы с документами;
с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой положения о службе делопроизводства и должност-ных инструкций работников службы делопроизводства;
с кадровой службой — по вопросам подбора и расстановки кад-ров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
со службой материально-технического снабжения и хозяйствен-ного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами орга-низационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работ-ннков службы делопроизводства.
Заведующий службой делопроизводства в пределах своей ком-петенции осуществляет взаимоотношения с другими организация-ми по вопросам работы с документами.
Организация работы
Заведующий службой делопроизводства осуществляет непосред-ственное руководство и контроль за исполнением функций и обя-занностей, возложенных на службу делопроизводства.
Заведуюший службой делопроизводства несет персональную от-ветственность за осуществление возложенных задач, надлежащую организацию работы службы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных заданий, за порядок и дисциплину работников.
Заведующий службой делопроизводства имеет право вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, переме-щении и увольнении работников службы делопроизводства, их по-ощрении и наложении на них взысканий.
Распоряжения заведующего службой делопроизводства по воп-росам работы сдокументами являются обязательными для всех ра-ботников банка.
Руководитель службы
делопроизводства бакка ________ ____________
дичная подпись расшифровка подписи
Визы.
Наименование банка
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ №
УТВЕРЖДАЮ Руководитель банка
Секретаря руководителя банка
Личная
подпись
расшифровка подписи
___ 200
Общие положения
Секретарь руководителя банка является работником, осуществ-ляющнм документационное обслуживание деятельности руководи-теля банка.
Секретарь находится в непосредственном подчинении руково-дителя банка.
Надолжность секретаря назначается лицо, имеюшее срвднее образование и опыт работы в сфере делопроизводства.
Секретарь назначается и освобождается от эанимаемой должно-сти распоряжением руководителя банка по представлению заведу-ющего службой делопроизводства.
Секретарь в своей деятельности руководствуется:
уставом и учредительными документами банка;
нормативными документами по делопроизводству Центрального банка РФ;
приказами, распоряжениями руководства банка;
инструкцией по делопроизводству банка;
настояшей должностной инструкцией.
Секретарь должен знать: структуру банка, распределение обя-занностей между руководством; функции структурных подраэделе-ний, круг лиц и организаций, с которыми руководителя банка не-обходимо соединять по телефону, государственные стандарты на документацию, правила орфографии и пунктуации, основы на-шинописи, правила работы.с персональным компьютером и орг-техникой.
Должностные обяэанности
Секретарь обязан:
обеспечивать рабочее место руководителя банка необходимыми для работы материалами и документами;
принимать документы на резолюцию или подпись руководитсля банка и личные заявлення в его адрес;
передавать полученные документы после внесення резолюции на регистрацию в службу делопроизводства или структурные под-разделения;
принимать, передавать и учитывать телефонограммы, факсо-граммы, телеграммы;
в отсутствие руководителя банка организовывать оперативное размножение и исполнение срочных документов;
оперативно осуществлять телефонную связь руководителя банка с абонентами, заказывать междугородные телефонные разговоры;
по указанию руководителя банка выполнять машинописные ра-боты;
вызывать на прием руководителей структурных подразделений, других специалистов;
организовывать в установленное время личный прием граждан руководителем банка;
записывать в отсутствие руководителя банка телефонные разго-воры с последующим докладом;
организовывать проведение оперативных совешаний у руково-дителя банка;
выполнять отдельные поручения руководителя банка.
В случае отсутствия в бакке службы делопроизводства секретарь также обязан:
принимать, регистрировать, учитывать, контролировать, фор-мировать, хранить, выдавать входящие, исходящие и внутренние документы;
вести справочную и контрольную картотеки или журналы;
составлять номенклатуру дел банка;
обеспечивать сохранность и передавать дела в архив банка.
Права
Секретарь имеет право:
требовать от исполнителей своевременного исполнения поруче-ний руководителя банка;
требовать от работников представления материалов, необходи-мыхдля проведения оперативных совещаний у руководителя банка;
вносить предложения по усовершенствованию документацион-но'го обеспечения деятельности банка.
Ответственность
Секретарь несет ответственность за невыполнение обязаннос-тей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей инст-рукцией.
передавать документы для исполнения ответственным исполни-телям;
формировать справочную картотеку, если регистрируют доку-менты на РКК, и вести справочно-информационную работу по до-кументации;
принимать документы за подписью руководства банка;
передавать зарегистрированные и подписанные руководством банка документы на отправку;
осуществлять контроль своевременного исполнения поручений и распоряжений руководства банка;
заполнять РКК на приказы, распоряжения и поручения руко-водства банка и на остальные контролируемые документы и фор-мировать контрольную картотеку;
вести учет хода исполнения и картотеку контролируемых доку-ментов; при необходимости извещать исполнителей об установлен-ных сроках исполнения документов; выявлять причины неисполне-ния;
информировать руководство банка об исполнении документов и поручений, готовить аналитические справки за определенный пе-риод о ходе исполнения документов и причинах просрочки испол-нения;
оформлять документы, формировать и подшивать их в дела и готовить к сдаче в архив;
участвовать в составлении номенклатуры дел банка;
обеспечивать сохранность документов, РКК и журналов.
Права
Инспектор имеет право:
не принимать для регистрации документы, оформленные с на-рушением требований нормативных документов по делопроизвод-ству;
требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения по-ручений контролируемых документов;
напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения контролируемых документов;
вносить предложения по усовершенствованию учета, регистра-ции и справочно-информационной работы с документами и при-влечению к ответственности сотрудников, нарушающих сроки ис-полнения контролируемых документов.