Особливості вибору предметів для напряму «ФІЛОЛОГІЯ» в додатку 5
Щоб предметами на вибір (з одним номером) для напряму «Філологія» відобразились тільки «Історія України»та«Світова література», додайте у редагуванні предметів напряму додаткову назву «або російська мова (за профілем)».
При виведенні на друк отримаємо:
Додаток 6
Додаток 6складається з двох таблиць6.1, 6.2 тазаповнюються лише переліком природничо-математичних та інженерно-технічних спеціальностей. В таблиці 6.1 заповнюються спеціальності, а в таблиці 6.2 – напрями. В цих розділах перелічено весь перелік природничо-математичних та інженерно-технічних спеціальностей. Необхідно залишити тільки напрями (спеціальності), на яких ведеться підготовка у навчальному закладі, тобто видалити зайві.
3) Видалити
4) Оновити
5) Друк
Виведення кожного додатку на друк здійснюється окремо.
Звіт можна роздрукувати або зберегти у файл.
6) Додати сторінки
За допомогою цієї кнопки здійснюється завантаження файлів для верифікації документів.Додатки № 7, 8 (та, за необхідності, наступні) завантажуються разом з текстовою частиною Правил прийому.
7) Додаткові дії
Для спрощення створення пропозицій для вступної кампанії можна експортувати дані додатку 5 з вкладки «Правила прийому» в форматі *.хls та після обробки імпортувати у вкладку «Пропозиції».
Виділіть запис про Правила прийому навчального закладу та натисніть кнопку«Додаткові дії» – «Експорт».
У файлі, що був збережений, поля відповідають даним у вікні додання пропозиції на вступ, а саме:
- Напрям або спеціальність ;
- Назва;
- Код форми;
- Назва форми;
- Код ОКР;
- Назва ОКР;
- Код структурного підрозділу;
- Назва структурного підрозділу;
- Ліцензійний обсяг;
- Ліцензійний обсяг (попередні набори);
- Держзамовлення;
- Держзамовлення (попередні набори);
- Термін навчання, років;
- Термін навчання, місяців;
- Курс;
- Дата початку навчання;
- Дата закінчення навчання.
Інформація для файлу *.хls формується з розділів 1-5 Правил прийому до навчального закладу. У файлі *.хls необхідно заповнювати поля, що залишились пустими. Обов’язково заповніть поля: «Термін навчання», «Курс», «Дата початку навчання», «Дата закінчення навчання». Після заповнення полів збережіть файл зі змінами.
Для імпорту даних з Правил прийому до навчального закладу необхідно перейти на вкладку «Пропозиції», обрати вступну кампанію та натиснути кнопку «Додаткові дії» – «Імпорт з правил прийому».
8) Верифікувати
Правила прийому необхідно завантажити до ЄДЕБО після їх підписання та затвердження в МОН. Перед цим до бази вносяться остаточні зміни до додатків.
7. Начальний процес
7.1. Групи
У цій вкладці вноситься інформація щодо навчальних груп, до яких відносяться студенти. Розподіл до навчальних груп здійснюється у вкладці «Студенти».
У вкладці відкриється наступна таблиця:
Групи в таблиці розташовані за номером в ЄДЕБО, який надається автоматично. Для сортування груп натисніть на назву відповідного стовпця.
Додано можливість створення навчальних груп без деталізації ОКР (наприклад, для
ОКР (загальний) «Молодший спеціаліст» можна об’єднати в групі студентів ОКР (детальний) «Молодший спеціаліст на основі повної ЗСО» та «Молодший спеціаліст на основі диплому кваліфікованого робітника»).
Додано можливість перегляду студентів, включених до обраної групи. Для цього необхідно обрати групу та натиснути кнопку «Студенти», список студентів також можна експортувати в форматі *.xls натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів:
1) Додати
Навчальний заклад має можливість додати навчальні групи, що входять до нього (або структурних підрозділів, обравши на робочій панелі 
. Відкриється наступне вікно:
Внесіть всі необхідні дані та натисніть «Додати групу».
2) Редагувати
3) Видалити
4) Оновити
7.2. Студенти
У цій вкладці вноситься інформація щодо студентівнавчального закладу, а також здійснюється додання нових студентів. Всі студенти розподіляються до навчальних груп.
Звертаємо увагу, щоабітурієнти, які встановленим порядком включені до наказів про зарахування на навчання, автоматично отримують статуси студентівпісля затвердження у базі цих наказів. Повторне включення цих студентів до наказів у розділі «Учбовий процес»призведе до дублювання даних та викривлення звітної інформації.
Вкладка «Студенти» складається з наступних розділів:
– Студенти за групами – включає студентів, які вже розподілені в ЄДЕБО до відповідних навчальних груп;
– Студенти без груп – включає студентів, не розподілених до навчальних груп;
– Пошук студента –здійснюється пошукстудентів за їх ПІБ або номером у базі;
а також додаткових вкладок, де окремо відображено студентів:
− Випускники –особи, які закінчили навчання та отримали дипломи у поточному навчальному році;
− Повторна атестація –особи, зараховані у поточному навчальному році для повторної державної атестації;
– Відраховані –особи, відраховані з навчального закладу за відповідними підставами;
– В академічній відпустці –особи, які знаходяться на цей час в академічній відпустці;
– На повторне навчання – особи, якіпроходять повторний курс навчання;
– Іноземці– відображається весь перелік студентів-іноземців, які навчаються (навчалися) в обраному навчальному році;
– Всі– відображається весь перелік студентів, які навчаються (навчалися) в обраному навчальному році.
УВАГА!
Початкове (перше) внесення до Єдиної бази інформації щодо студентів, які
не приймають участі в конкурсному відборі для зарахування (поновлення на навчання (у тому числі з іншого навчального закладу), поновлення для повторної атестації ДЕК здійснюється через функцію «Довнесення студента»(детальніше – у пункті 10).
7.2.1. Студенти за групами
На вкладці відкривається таблиця з переліком навчальних груп, до яких вже розподілені студенти (в таблиціКС – кількість студентів, включених до навчальної групи).
ВАЖЛИВО!
У вкладці «Студенти»відображається інформація щодо студентів, а не груп, а саме:
– студенти з різними детальними ОКР, які включені до однієї групи, у цій вкладці відображаються окремими строками (наприклад, в одній групі 2 курсу навчаються бакалавр (повний термін навчання) та бакалавр на базі диплому молодшого спеціаліста (скорочений термін навчання);
– графа «Структурний підрозділ»залишається незаповненою, якщо студента документально (наказом) не віднесено до структурного підрозділу навчального закладу (підпорядкування для групи встановлюється окремо у вкладці «Групи»).
Віднесення до структурного підрозділу студентів контингенту (які не є вступниками 2012 року) здійснюється при їх включенні в базу згідно наказу про переведення на курс.
Віднесення вступників 2012 року здійснюється двома шляхами:
1) наказом про зарахування на навчання абітурієнтів (заяву вступника створено за пропозицією на вступ, у якій вказано структурний підрозділ);
2) наказом про переведення студентів (студенти закріпляються за структурними підрозділ (факультетом, відділенням), зазвичай у наказі одночасно здійснюється розподіл за групами).
Призначення функціональних кнопок на робочій панелі у вкладці «Дії»аналогічнеописаному нижче щодо включених до вікна «Студенти»(разом з тим, при виборі у вказаному вікні, частину інформації вже заповнено, що в окремих випадках скорочує час заповнення).
Для перегляду списку студентів обраної групи натисніть «Студенти».
У вкладці «Дії» встановлено наступні можливості внесення змін стану студентів протягом їх навчання (також дивіться у розділі 7.3 «Накази по студентам»):
– відрахуванняз навчального закладу (в особовій картці студента встановлюється статус «Відрахування», аналогічно для всіх дій);
– поновленнястудента, який раніше навчався у цьомунавчальному закладі та був відрахований, проходив повторний курс навчання тощо;
– зміна джерела фінансування (державне замовлення, кошти фізичних (юридичних) осіб);
– переведенняу межах навчального закладу (зміна форми навчання, переведення на інший напрям тощо);
– переведення студентівна наступний курс;
– надання (продовження)студентамакадемвідпустки,їхповернення з академвідпустки;
– призначенняповторного курсу навчання;
– скасуваннянавчання студента в навчальному закладі;
– довнесення – початкове введення в базу інформації щодо контингенту студентів, які вже навчаються у навчальному закладі (перейшли до нього);
– переведення (з іншого ВНЗ) (за згодою керівників обох навчальних закладів, з передачею особової справи);
– поновлення (з іншого ВНЗ) (студента, який раніше навчався в іншомунавчальному закладі та був відрахований,поновлюють на навчання, він вступає з академдовідкою);
– випуск студента з ВНЗ(закінчення навчання студентів в учбовому закладі та отримання ними дипломів).
– продовження навчання для здачі ДЕК –подовження строку навчання до терміну роботи державної комісії із складання ДЕК студентам, які не складали ДЕК з поважної причини;
Крім того, здійснюється:
– розподіл студентів між групами(перенесення) обраного спрямування без створення наказів;
– проставлення (зняття) позначок, що студентів зарахованона поповнення на вакантні місцянаборів попередніх років.
У вікні також можна позначити все у списку або зняти позначки: 
, оновити список та зберегти список в форматі *.xls.
Якщо натиснути на ПІБ студента, відкривається картка студента у «Пошуку персон» (там же, де й абітурієнт).
Якщо дата встановлення статусу студента в ЄДЕБО (дата дії: переведення, відрахування, зміна фінансування тощо) не відповідає даті, вказаній в наказі (помилково вказана невірна дата), її можна змінити, натиснувши кнопку «Змінити дату». Дату можна змінити певному студенту або всім студентам обраного наказу :
Зверніть увагу! Для зміни дати встановлення статусу студентам, наказ має знаходитись у статусі «Новий».
Якщо студент внесений в наказ за певним типом, але номер наказу вказаний в ЄДЕБО не відповідає паперовому, обраного студента можна перенести в наказ із таким типом (з іншим номером) в даному навчальному році натиснувши кнопку «Перенести».
1) Довнесення
Дляпочатковоговведення до Єдиної бази інформації щодо студентів, які вже навчаються у навчальному закладі (перейшли на наступний курс) або не приймають участі в конкурсному відборі для зарахування натисніть «Довнесення студента», заповніть всі поля у вікні, що відкриється, та натисніть «Застосувати».
При внесенні даних необхідно забезпечити виконання наступних вимог:
– студенти вносяться до бази на підставі наказу керівника навчального закладу про переведення на наступний курс(за виключенням тих, які знаходяться в академвідпустці або поновлюються з іншого навчального закладу).Всі зміни, що відбулися після видання такого наказу, відображуються окремими наказами;
– з метою досягнення прозорості та впорядкування даних накази по студентам необхідно створювати та завантажувати в базу окремо за кожним типом (про переведення, відрахування тощо);
– до ЄДЕБО вноситься актуальна інформація про студента. Наприклад, додаються дані про отриманий паспорт, прізвище вноситься вже змінене (при цьому при доданні документа, на основі якого був вступ, ставиться позначка «Некоректний документ») тощо;
– у полі «Поповнення» проставляються позначки щодо студентів, яких було зарахованона поповнення на вакантні місцянаборів попередніх років;
– у листі МОНмолодьспорту від 21.09.2012 № 1/9-658 зазначено, що відповідно до Закону України “Про захист персональних даних” перед внесенням даних про студента до ЄДЕБО необхідно отримати від нього згоду на обробку його персональних даних у ЄДЕБО за формою згідно додатку до листа Міністерства від 19.04.2012 р. № 1/9-302. При доданні студента в ЄДЕБО про отриману згоду ставиться відповідна позначка.
Для створення в ЄДЕБО особової картки студента натисніть«Повна форма додання вступника»:
Порядок заповнення форми викладено у розділі 6.2 «Заяви».
При внесенні в ЄДЕБО даних студентів у повній формі додання додано обов’язкове поле «Отримано згоду на внесення персональних даних» (остання строчка).
Пільги, які мають студенти можна додавати у картці особи визначеним раніше для абітурієнтів порядком.
Оберіть потрібний тип наказу для внесення даних студента:
Звертаємо увагу:
– щодо студентів, які рахуються в контингенті, але знаходяться в академвідпустці, – тип наказу «Надання академвідпустки»;
– щодо студентів, які навчаються на екстернаті, – тип наказу «Переведення на курс», на 1-й курс, вносити дані наказу про зарахування на навчання;
– при початковому внесенні в ЄДЕБО даних щодо студентів старших курсів медичних ВНЗ додано можливість введення кодів спеціальностей згідно нормативних документів попередніх редакцій («Старі коди», були діючими під час зарахування студента). У разі аналогічної потреби за іншими спеціальностями – надсилайте офіційні звернення з обґрунтуванням необхідності додання (назви з ліцензій згідно попередніх редакцій документів не є підставою!).
– у випадку поновлення студента, який навчався в іншому навчальному закладі, що був ліквідований або знаходиться за кордоном (тобто ВНЗ відсутній в ЄДЕБО), у полі «Код НЗ» проставляється «0».
При виборі спеціальності (напряму) у вікні «Довнесення студента»кодспеціальності (напряму) необхідно ввести у верхню строку та натиснути «Пошук» (у таблицю, що знаходиться нижче, вводяться дані для фільтрації знайденої інформації при її значному обсязі).
ВАЖЛИВО!
При переведенні чи поновленні студента з іншого навчального закладу в картку відповідного студента ОБОВ’ЯЗКОВО необхідно внести академічну довідку в розділ «Документи».
2) Довнесення даних за наказами попередніх років
Основною особливістю є необхідність вибору для створення наказу та внесення даних студента того навчального року, в якому виданий наказ.
Запис щодо студента буде відображено у тому ж навчальному році. У разі видання наказу у наступному навчальному році запис щодо студента буде переміщено.
Кнопкою «Змінити» встановлено наступні можливості внесення змін параметрів навчання студентів:
1. Змінити ОКР– зміна освітньо-кваліфікаційного рівня (здійснюється спеціалістом служби підтримки за офіційним листом навчального закладу із зазначенням підстав для зміни);