Установка контрольного строку
Мета роботи
Одержання практичних навичок створення проекту і планування робіт із застосуванням програмного забезпечення по керуванню проектами.
1.2 Основні теоретичні відомості
ProjectLibre 1.5 [1] – це програмний пакет загального призначення для керування проектами. ProjectLibre дозволяє швидко спланувати проект, наочно представити його структуру, виявити "вузькі місця", випробувати різні сценарії й варіанти, одержати набір проектної документації, що відповідає загальноприйнятим світовим стандартам. При цьому ProjectLibre охоплює як управлінські функції («хто, коли й що повинен робити»), так і вартісні характеристики проекту.
На рис. 1.1 наведена екранна форма, яка ілюструє основні елементи інтерфейсу системи ProjectLibre.
Рисунок 1.1 – Інтерфейс системи
Створення нового проекту
Для створення нового проекту скористайтеся меню [File » New] (рис.1.2).
Рисунок 1.2 – Вікно створення нового проекту
У діалоговому вікні, що відкрилося, внесіть наступні дані:
– назву проекту,
– менеджера (ПІБ студента),
– дату початку (або дату закінчення) проекту,
– тип розкладу (при плануванні вперед потрібно вказати дату початку, а при плануванні назад – дату закінчення проекту).
Більш детальну інформацію про проект можна внести за допомогою меню [File » Project » Information] (рис. 1.3).
Рисунок 1.3 – Вікно інформації про проект
У цьому ж діалоговому вікні на вкладці Статистика можна ознайомитися з поточною статистикою по відкритому проекту: вартість та тривалість проекту, поточний відсоток виконання тощо.
Календар проекту
Календар (Calendar) – це інструмент формування розкладу проекту, що дозволяє встановлювати розподіл робочого й неробочого часу задач і ресурсів.
За допомогою меню [File » Project » Calendar] можна налаштувати робочі календарі для проекту (рис.1.4-1.5): задати час початку роботи, кількість робочих годин на день, тиждень та місяць, а також розклад змін при змінній роботі.
Рисунок 1.4 – Робочий календар проекту
ProjectLibre надає три усталених календарі: стандартний календар (п'ятиденка), 24-годинний календар і календар з нічними змінами. Звичайно в якості базового використовується стандартний календар.
Рисунок 1.5 – Налаштування тривалості робочого часу
Види
Види дозволяють розглядати проект із різних точок зору. В ProjectLibre існує дві основні категорії видів(вкладка [View] або пункти меню [Task] і [Resource]):
– вид задач;
– вид ресурсів.
В одному й тому самому вікні ProjectLibre можна виводити комбінації видів за допомогою пунктів у меню [View » Sub-views].
Усталеним видом проекту є Подання Ганта (рис.1.1).
1.2.2 Задачі проекту
Планування задач проекту тією чи іншою мірою здійснюється в період усього строку виконання проекту. На самому початку життєвого циклу проекту звичайно розробляється неофіційний попередній план – грубе уявлення про те, що буде необхідно виконати у випадку реалізації проекту.
Рішення про вибір проекту значною мірою ґрунтується на оцінках попереднього плану. Формальне й детальне планування проекту починається після ухвалення рішення про його реалізацію. Визначаються ключові точки проекту, формулюються задачі і їх взаємозалежність.
Середовище ProjectLibre включає набір засобів для розробки плану проекту: таблицю для введення задач і діаграму Ганта [Task » Views » Gantt], графічне подання ієрархічної структури робіт [Task » Views» WBS], мережний графік [Task » Views» Network].
Діаграма Ганта – це графічне подання всіх задач, які складають проект. Діаграма Ганта складається зі смуг, орієнтованих уздовж осі часу. Кожна смуга представляє окрему задачу (роботу) проекту, її кінці – моменти початку і завершення роботи, її довжина – тривалість роботи. Крім того на діаграмі можуть бути відзначені сукупні задачі, відсотки завершення, покажчики залежності робіт, віхи проекту, мітка теперішнього моменту часу тощо.
Задача (Task) у плані проекту передбачає якусь діяльність, яка необхідна для досягнення конкретних результатів (кінцевих продуктів нижнього рівня, deliverables). На виконання задачі необхідний час. Момент завершення задачі означає факт одержання кінцевого продукту, тобто результату виконання задачі.
Виділяють три основні типи задач.
Зведені або складені задачі(Summary task), що містять декілька підлеглих задач.
Підзадачі(Subtask) – невеликі задачі, що є частиною якихось більших задач.
Віхи(Milestone) – це задачі, у яких встановлена нульова тривалість і які позначають проміжні цілі проекту. Віха – ця подія або дата в ході виконання проекту. Вона використовується для відображення стану завершеності тих або інших задач. У контексті проекту менеджери використовують віхи для того, щоб позначити важливі проміжні результати, які повинні бути досягнуті в процесі реалізації проекту. Послідовність віх проекту називається планом по віхах. Важливою відмінністю віхи від задачі є те, що вона не має тривалості.
Організація задач проекту включає наступні дії.
Визначення задач – розбивка очікуваних результатів проекту на більш дрібні задачі, які легше піддаються обліку й керуванню.
Визначення послідовності задач – установлення залежності між задачами й визначення обмежень у властивостях задач.
Оцінка тривалості задач і проекту в цілому – оцінка часу, необхідного для завершення всіх задач проекту.
Для організації задач проекту в середовищі ProjectLibre необхідно перейти у подання Ганта.
Перший крок – створення начерку робіт (зведених задач), які необхідно виконати в проекті.
Для створення задачі в таблиці задач виберіть комірку Name і вкажіть назву задачі. Встановіть тривалість задачі або оцінку тривалості задачі (позначається знаком питання).
При подвійному клацанні мишею на задачі або виборі меню [Task » Information] відкриється діалогове вікно Інформація про задачу (рис. 1.6). Тут можна додати більш докладний опис задачі, а також указати коментарі та посилання на відповідні документи.
Для створення віхи, укажіть назву й встановіть тривалість задачі в значення 0. Віхи в ProjectLibre на діаграмі Ганта представлені у вигляді ромбів, а не смужок.
Перелік стовпців таблиці Задачі можна змінювати за необхідності, натиснувши праву кнопку мишки на заголовку й вибравши в контекстному меню пункт Вставити стовпецьабо Сховати стовпець.
Рисунок 1.6 – Вікно інформації про задачу
Для того щоб розділити задачу на частині (Split task) так, щоб її частини можна було виконувати в різний час, або якщо буде потреба перервати задачу на час (відпустка або хвороба виконавця), натисніть праву кнопку миші на задачі в діаграмі Ганта й у спливаючому контекстному меню виберіть пункт [Split] (рис.1.7).
Рисунок 1.7 – Поділ завдання
За замовчуванням в ProjectLibre використовується шкала тижнів і днів для відображення діаграми Ганта. Якщо необхідно побачити укрупнену картину проекту, ви можете перемкнутися на шкалу місяців, років й кварталів і так далі. Для цього скористайтеся кнопками зміни масштабу виводу [Zoom In] і [Zoom Out] у режимі перегляду задач.
Структурування задач
Для структурної декомпозиції задач проекту після внесення зведених задач у таблицю необхідно додати підлеглі задачі й включити їх у зведені (рис. 1.1).
Інструмент структурування доступний у вигляді пунктів меню Відступ і Виступ або відповідно [Task » Indent] і [Task » Outdent].
Зведена задача вирівняна вліво, її назва виділена жирним шрифтом, і перед назвою розміщається кнопка [-], що означає Згорнути. Відповідні підлеглі задачі розташовані з відступом вправо щодо зведеної задачі.
Зверніть увагу, що будь-яка дія над зведеною задачею – видалення, переміщення або копіювання – застосовується також до всіх вкладених задач.
1.2.4 Зв'язки між задачами, затримки й перекриття зв'язків
Зв'язки передування(логічні залежності, Link) між задачами відображають природу залежностей між ними. Більшість залежностей у проектах відносяться до типу «Закінчення-Початок», при якому наступна задача може бути виконана тільки після завершення попередньої задачі.
Зв'язки передуванняутворюють мережну структуру проекту. Сукупність взаємозв'язків між задачами також називаються логічною структурою проекту, яка визначає послідовність виконання задач.
Для переходу до календарного планування необхідно визначити зв'язки передуванняміж задачами проекту. Дати початку або завершення кожної задачі у середовищі ProjectLibre не встановлюються вручну, а визначаються автоматично після встановлення зв'язків між задачами.
Задача, яка впливає на іншу задачу, називається Попередником (Predecessor), а задача, яка залежить від іншої задачі, називається Послідовником (Successor). Наприклад, задача «Програмування» є попередником для задачі «Тестування».
Задачі можуть бути зв'язані чотирма типами зв'язків, наведеними в таблиці 1.1.
Таблиця 1.1 – Типи зв'язків між задачами
| Зв'язок | Тип | Опис | Подання на діаграмі Ганта |
| Закінчення-Початок (Finish-Start) | FS | Попередник закінчується, і починається наступна задача | 
|
| Початок-Закінчення (Start-Finish) | SF | Початок попередника визначає закінчення наступної задачі | 
|
| Закінчення-Закінчення (Finish-Finish) | FF | Обидві задачі закінчуються одночасно | 
|
| Початок-Початок (Start-Start) | SS | Задача починається одночасно з попередником | 
|
Іноді буває необхідно вказати запізнюванняабовипередження (Lag and Lead, затримка) в зв'язку між задачами. Затримки можуть бути зазначені в одиницях часу або у відсотках від тривалості задачі-попередника. При цьому позитивна затримка вкаже запізнювання, а негативна – випередження.
Приміром, між задачами «Програмування» і «Тестування» повинен пройти один тиждень, щоб з'явився код для тестування. У випадку завдання затримки у відсотках, якщо попередня задача триває 4 дня, затримка в 25% складатиме 1 день.
Існує декілька способів установки й редагування зв'язків в Projectlibre.
Оберіть задачі, які ви прагнете зв'язати. Задача з меншим номером ID буде трактуватися як попередник. Потім для установки зв'язку натисніть у меню [Task » Link].
Інший спосіб – установка й редагування зв'язків за допомогою мишки – виконується шляхом перетаскування однієї задачі на іншу в діаграмі Ганта
За замовчуванням ProjectLibre встановлює зв'язок типу Закінчення-Початок (FS). Для зміни зв'язку необхідно двічі клацнути по стрілці зв'язку на діаграмі Ганта, а потім у вікні Залежність задач (Task Dependancy) обрати необхідний тип зв'язку й указати затримку.(рис. 1.8).
Для швидкої установки попередників задачі можна скористатися полем Predecessors таблиці задач. У ньому через крапку з комою необхідно вказати ID задач-попередників. Тип зв'язку встановлюється за замовчуванням FS. У тих випадках, коли необхідний зв'язок іншого типу, крім номера задачі необхідно вказати англійську абревіатуру типу зв'язку (рис. 1.9).
Рисунок 1.8 – Установка типу залежності між задачами
Рисунок 1.9 – Попередники задач
Також можна редагувати зв'язки в діалоговому вікні Інформація про задачу, як показано на рис. 1.10.
Рисунок 1.10 – Установка попередників для задачі
Щоб видалити зв'язок, виберіть дві задачі й скористайтеся меню [Task » Unlink].
Не намагайтеся видалити зв'язок шляхом видалення комірки в стовпці попередника натисканням клавіші <Del>, тому що при цьому віддалиться вся задача.
Обмеження
Деякі задачі можуть бути прив’язані до певної дати. Розглянемо застосування прив'язки задач до певних дат при складанні плану проекту. Прив'язка задач до дат у середовищі ProjectLibre виконується за допомогою параметра Обмеження (Constraint).Існує 8 типів обмежень (рис. 1.11). Обмеження бувають двох категорій – гнучке обмеження й негнучке обмеження.
Установка обмеження проводиться в такий спосіб (рис. 1.11).
Рисунок 1.11 – Установка обмеження для задачі
1. Відкрийте діалогове вікно Інформація про задачу.
2. Перейдіть на вкладку Додатково й виберіть Тип обмеження зі списку.
3. Укажіть значення Дати обмеження.
Негнучкі обмеження суттєво обмежують можливість планування та можуть викликати конфлікти між наступною й попередньою задачами, що може викликати необхідність видалити такі обмеження.
Установка контрольного строку
Встановіть дату контрольного строку (Deadline), щоб не ставити негнучке обмеження. Установка контрольного строку ніяк не впливає на розрахунок графіка проекту. Контрольний строк позначається на діаграмі Ганта жовтим ромбом. Якщо строк пройшов, а задача не була виконана, ProjectLibre укаже це в першому стовпці таблиці задач Індикатор (хрестик у червоному кружку, у списку задач при виводі діаграми Ганта).
Критичний шлях проекту
Критична задача (Critical task) – це задача, що не має резерву часу. Будь-який зсув дати завершення такої задачі на більш пізній строк приведе або до зсуву наступної задачі, або до запізнювання проекту в цілому.
Критичний шлях (Critical path) – це послідовність взаємозалежних критичних задач, що з'єднує початкову й кінцеву дати проекту. Іншими словами це найбільш довгий маршрут у мережній діаграмі проекту. Критичний шлях визначає мінімально можливу тривалість проекту при заданій структурі. Будь-які затримки на критичному шляху затримують закінчення проекту.
В ProjectLibre на діаграмі Ганта критичні задачі відображаються червоним кольором, а не критичні – синім кольором. Для некритичних задач також можна відобразити часовий резерв (Total Slack) в контекстному меню на діаграмі Ганта.
1.2.8 Підготовка звітів по проекту
В ProjectLibre не так багато варіантів для формування звітів, якщо порівнювати з комерційними продуктами. Однак подання інформації у звітах проводиться з достатньою якістю.
Дата звіту про стан (або контрольна дата, Status date) – це дата, на яку слід одержати інформацію про стан проекту. За замовчуванням датою звіту про стан вважається поточна дата. Користувач може вибирати контрольну дату довільно, але з однією умовою: вона повинна бути розташована на осі часу «лівіше» поточної дати.
Фільтрація дозволяє в будь-який момент накладати певні умови на спосіб виводу інформації (у тому числі й для звітів). Ви можете сховати інформацію, яку ви не прагнете бачити або виділити важливу інформацію, змінити порядок сортування даних, об'єднати їх у групи (наприклад, по виконанню, критичності, по залучених ресурсах). Для цього використовується пункт меню [View » Filters].
Для формування звітів по проекту виберіть пункт меню [View» Other views » Report].
Тип звіту – це тип або категорія звіту, що визначає, якого роду інформація про проект повинна бути поміщена в друкований документ. В ProjectLibre передбачено 4 категорії звітів:
– загальні відомості про проект (Project details);
– інформація про ресурси (Resource information);
– інформація про задачі (Task information);
– призначення (Who Does What).