Визначення витрат на ресурси
В ProjectLibre є два типи витрат, що визначають вартість ресурсів проекту: погодинна ставка (стандартна та понаднормова ставка) і витрати за використання.
Таблиця норм витрат (Cost rate table) – це набір значень витрат на ресурс, що включає стандартний і понаднормовий тариф оплати ресурсу, вартість разового використання ресурсу, а також інтервали часу, протягом яких діє той або інший тариф.
Вартість ресурсу визначається у відповідних стовпцях таблиці у виді Ресурси або у вікні Інформації про ресурс на вкладці Costs.
Ви можете вказати до 5 різних тарифних ставок для обраного ресурсу (A-E). У кожній з них ви можете вказати наступні ставки:
– стандартна ставка;
– ставка за переробку;
– ставка за кожне використання ресурсу.
Щоб внести витрати на ресурс виконайте наступне.
1. Відкрийте діалогове вікно Інформація про ресурс і виберіть вкладку [Costs] (рис.2.3).
Рисунок 2.3 – Вікно інформації про ресурс, вкладка «Вартість»
2. Дата початку дії тарифу (Effetive date) може збігатися з датою початку проекту. Якщо це не так, укажіть дату або виберіть її з календаря.
3. Укажіть стандартну ставку (Standart rate). За замовчуванням вказується значення в грн/година, але ви можете при необхідності вказати ставку в /рік, або в /місяць.
4. Укажіть ставку за переробку (Overtime rate). Її необхідно вказувати, навіть якщо вона дорівнює стандартній ставці.
5. Укажіть додаткову ставку за використання ресурсу (вартість доставки й таке інше), яка не залежить від того, скільки часу задіяний ресурс у задачі.
6. Якщо ви знаєте, що ставки можуть мінятися під час виконання проекту, клацніть на другому рядку, укажіть ефективну дату дії й внесіть нові стандартну ставку, ставку за переробку й ставку за використання. Ви можете вказати або абсолютні величини, або збільшення або зменшення в % від ставок, перерахованих у першому рядку.
7. Укажіть метод нарахування шляхом вибору зі списку, що випадає [Accrue at].
При створенні призначення дані про ставку ресурсу за замовчуванням беруться з таблиці A норм витрат. Змінити вартість призначення можна, указавши іншу таблицю норм витрат для потрібного ресурсу. Таблиця норм витрат вказується у вікні інформації про задачу на вкладці Resourses колонка Cost Rate Table.
2.2.5 Призначення ресурсів на задачі
Наступний крок після визначення ресурсів – призначення ресурсів на задачі.
Призначення (Assignment) – це елемент розкладу проекту, що відбиває взаємозв'язок між задачею і ресурсом, призначеним для її виконання. Змістовна інтерпретація цього терміна залежить від «кута зору»: з погляду розподілу ресурсів – це величина працезатрат ресурсу для виконання конкретної задачі; з погляду параметрів задачі – це її трудомісткість (обсяг робіт), що доводиться на даний ресурс.
Для того щоб призначити ресурс на задачу, необхідно виконати наступні дії.
1. На діаграмі Ганта виберіть задачу, на яку потрібно призначити ресурс, і виберіть меню [Task » Assign Resources].
Або.
1. Відкрийте вікно інформації про задачу. Перейдіть на вкладку Resources і натисніть кнопку [Assign Resources].
2. У вікні, що відкрилося (рис. 2.3) виберіть ресурс, який ви прагнете призначити на задачу.
3. Для робочих ресурсів укажіть відсоток участі в стовпці Units. Одиниці (обсяг призначень, units) для робочих ресурсів – це кількість виконавців (або часток ресурсу), призначених на задачу.
4. При призначенні матеріальних ресурсів можна вказати як фіксований обсяг виділюваних на задачу ресурсів (наприклад, 2 коробки), так і змінний обсяг (наприклад, 1 коробка в день). Для матеріальних ресурсів виберіть поле Одиниці, натисніть <F2> і вкажіть кількість призначуваних одиниць або дані у форматі: число одиниць/позначення тривалості (3/d або 3/д для позначення витрати трьох одиниць матеріалу в день). Якщо ви залишите поле порожнім, буде встановлене значення за замовчуванням 1. ProjectLibre додасть одиниці виміру до зазначеного вами десяткового значення.
Рисунок 2.3 – Призначення ресурсів на задачу
5. Натисніть кнопку [Assign] для підтвердження.
Щоб вилучити призначення в задачі, виберіть завдання, потім назву ресурсу, який потрібно вилучити, і натисніть клавішу <Del>.
Після призначення ресурсів на задачу ProjectLibre визначає працезатрати кожного з ресурсів для виконання цієї задачі й планує розподіл цих працезатрат на кожний із днів протягом усієї тривалості задачі.
В ProjectLibre тривалість (duration) відповідає часу, через який буде отриманий результат задачі або іншими словами кількість часу між початком і закінченням задачі, а працезатрати або робота (work) відповідають часу, витраченому відповідальним виконавцем для одержання результату.
При призначенні ресурсів на задачі ProjectLibre перемножує тривалість завдання (D) на зазначені відсотки або одиниці виміру ресурсів (U) для визначення робочих годин (W), які будуть витрачені на задачу (D*U=W).
При першому призначенні ресурсів на задачу, працезатрати обчислюються і фіксуються.
Наприклад, для розробки деякого модуля програми встановлена тривалість в 5 днів і призначено 3 ресурси із завантаженням 100%. Припускаючи, що в дні за замовчуванням 8 робочих годин, кожний із цих ресурсів повинен буде працювати по 8 годин усі 5 днів. Повні працезатрати на задачу становлять 120 людино-годин.
При повторному призначенні ресурсів на задачу буде проведений перерахунок тривалості й роботи залежно від Типу задачі.
Типи задач
ProjectLibre визначає три типи задач (Task type), які дозволяють перерахувати значення змінних, коли на завдання робиться нове призначення ресурсів:
– фіксовані одиниці / фіксований обсяг ресурсів (Fixed Units);
– фіксовані працезатрати (Fixed Work);
– фіксована тривалість (Fixed Duration).
Тип задачі визначає, як редагування однієї із властивостей задачі – тривалості, працезатрат або призначень – буде впливати на дві інші властивості. Обраний тип задачі визначає, значення якої із властивостей буде зафіксовано. Тривалість – це змінна завдання, а кількість одиниць і працезатрати – це змінні призначення.
Розглянемо кожний з типів задач.
Тип задачі Fixed Duration означає, що зміна працезатрат або числа призначених на виконання задач співробітників не змінить її тривалість
Тип Fixed Work (Фіксовані працезатрати) установлюється для задач, виконання яких вимагає строго певних працезатрат. Чим більше співробітників призначено на задачу, тем менший обсяг роботи припадає на кожного з них і тем швидше задача буде виконана.
Тип Fixed Units (Фіксований обсяг ресурсів) використовується в плані проекту для задач, тривалість і обсяг роботи для яких повністю залежать від виділених на них ресурсів. Тривалість задач із фіксованим обсягом ресурсів дорівнює працезатратам діленим на число призначених ресурсів.
У випадку якщо задача не відноситься до типу Фіксовані працезатрати, додатково до позначення типу задачі можна використовувати прапорець Фіксованого обсягу робіт (effort-driven). Якщо включити дану ознаку, то працезатрати будуть зафіксовані одночасно з однією із двох інших ознак задачі: тривалістю або обсягом ресурсів.
Керівник проекту повинен проаналізувати кожну задачу проекту і вибрати для неї відповідний тип.
Розглянемо приклад в таблиці 2.1.
Нехай існує задача тривалістю 5 днів. На неї призначено один трудовий ресурс обсягом 100%. Таким чином, працезатрати на задачу становлять 40 год.
Таблиця 2.1 – Приклад задач трьох типів
| Тип задачі | Варіант змін | Результат |
| фіксована тривалість | Тривалість – 10 днів | Працезатрати – 80 годин |
| Працезатрати – 48 годин | Обсяг призначення ресурсу – 120% | |
| Обсяг призначення ресурсу – 50% | Працезатрати – 20 годин | |
| Додаємо аналогічний ресурс | Працезатрати – 80 годин | |
| фіксовані працезатрати | Тривалість – 10 днів | Обсяг призначення ресурсу – 50% |
| Працезатрати – 48 годин | Тривалість – 6 днів | |
| Обсяг призначення ресурсу – 50% | Тривалість – 10 днів | |
| Додаємо аналогічний ресурс | Тривалість – 2,5 дня | |
| фіксований обсяг ресурсів | Тривалість – 10 днів | Працезатрати – 80 годин |
| Працезатрати – 48 годин | Тривалість – 6 днів | |
| Обсяг призначення ресурсу – 50% | Тривалість – 10 днів | |
| Додаємо аналогічний ресурс | Працезатрати – 80 годин |
За замовчуванням тип задачі встановлений в значення «фіксований обсяг ресурсів» (Fixed Units) і відзначений прапорець «фіксований обсяг робіт». Тривалість задачі при цьому залежить лише від кількості призначених на неї ресурсів. Якщо ви зміните кількість ресурсів після початкового призначення, ProjectLibre змінить тривалість, але залишить вихідний обсяг робіт.
Щоб змінити тип задачі необхідно виконати наступне: відкрийте вікно інформації про задачу, виберіть вкладку Advanced і в списку вибору Type виберіть необхідний тип задачі (рис. 2.4).
Ви можете вивести інформацію про призначення ресурсів на задачі за допомогою пункту меню [Views » Task Usage].
Рисунок 2.4 – Зміна типу задачі
2.2.7 Визначення вартості проекту
Наступний етап – це формування витрат проекту. Витрати проекту складаються з вартості використання ресурсів ( як матеріальних, так і трудових) і фіксованих витрат на задачі (витрат, не пов'язаних з використанням проектних ресурсів).
Фіксовані витрати на задачу (Fixed cost)– це витрати, не пов'язані з використанням проектних ресурсів. Для впровадження фіксованих витрат використовується поле фіксованих витрати в таблиці задач (стовпець фіксованих витрат можна вставити нажавши правою кнопкою миші на заголовках стовпців у таблиці й вибравши Insert Column => Fixed Cost) (рис. 2.5).
Контури
За замовчуванням при створенні призначення працезатрати розподіляються по всій його тривалості, використовуючи максимум робочого часу ресурсу.
Рисунок 2.5 – Додавання стовпця Фіксованих витрат
Контур (Work Contour) або профіль завантаження в ProjectLibre – це форма розподілу робіт усередині призначення. Звичайно, якщо ресурсу призначають 100% використання в 40-годинній задачі, задача буде розпочата негайно з роботою по 8 годин на день впродовж 5 днів. Це – плоский контур за замовчуванням, де робота кожного підрозділу рівномірно розподіляється по всій тривалості задачі.
Іноді вам може знадобитися змінити розподіл роботи над задачею. ProjectLibre містить у собі 8 визначених контурів (рис.2.7).
Рисунок 2.7 – Вибір профілю завантаження ресурсу
Розглянемо особливості кожного контуру:
– плоский – контур за замовчуванням з рівномірним розподілом роботи;
– завантаження наприкінці – пік активності виникає наприкінці задачі;
– завантаження на початку – пік активності виникає на початку задачі;
– подвійний пік – у задачі існують два піки активності;
– ранній пік – такої ж, як на початковому етапі, але з рампою до піка активності;
– пізній пік – пік активності наприкінці проекту, але з рампою;
– «дзвін» – одиночний пік активності в середині проекту;
– «черепаха» – плоске завантаження без виражених піків, з рампами на початку й наприкінці.
Змінити робочий контур для призначення можна у поданні Використання задач (Task Usage).
Базовий план проекту
Базовий план проекту (Baseline plan) – це розклад, вартість і зміст проекту, які використовуються в якості еталонних при керуванні ходом виконання проекту. Базовий план використовується для виконання аналізу поточної продуктивності в порівнянні із затвердженим планом.
По закінченню планування й до початку виконання зберігається «знімок» проекту як базового плану ([File »Project » Save Baseline]).
Крім того в проекті може бути кілька базових планів (до 10), які звичайно зберігаються в найбільш важливі ключові моменти проекту.
При збереженому базовому плані на діаграмі Ганта під кожною задачею відображаються тіні, що відповідають базовому розкладу.
2.2.10 Графіки
В ProjectLibre є можливість спостерігати за вартістю й роботою проекту за допомогою графіків.
Для того щоб переглянути графіки, необхідно наступне.
1. Вибрати пункт меню [View » Sub-views » Charts].
2. У таблиці задач вибрати необхідні задачі (чи всі задачі проекту).
3. У панелі, що з'явилася знизу головного вікна, вибрати необхідні ресурси.
4. Налаштувати необхідні параметри для відображення: вибрати перемикач робота/вартість і зі списку вибрати відображувані величини.
Наприклад, розглянемо Графік витрати бюджету проекту (рис.2.8).
Точно так само можна переглядати графіки, що стосуються робіт проекту, що залишилися для виконання. Для цього необхідно змінити перемикач у положення «робота».
Рисунок 2.8 – Графік витрати бюджету