Дополнительные рекомендации по использованию структурного метода
1. Каждый процесс (подсистема) и составляющие его подпроцессы обозначают цифрами.
2. Карта первого уровня содержит процессы, обозначаемые по порядку 1,2, З... Рядом с номером процесса указывают ег название. В сложных организационных структурах перед номером процесса ставят также номера класса и группы.
3. Следующий уровень предполагает нумерацию n.m, где n — номер процесса первого уровня, a m— номер входящего в него процесса второго уровня. При дальнейшей детализации будут номера n.m.k и так далее.
4. Целесообразно создать справочник потоков процесса с описанием всех входов и выходов. В нем же нужно давать название документов, в которых описывается необходимая информация. Такой справочник важен для текущей работы по управлению и последующему совершенствованию.
Каждый из уровней может иметь не более 6—8 подпроцессов. Подробную расшифровку лучше наносить на более низкие уровни, что упрощает понимание структуры.
Алгоритмические карты
Алгоритмические карты применяют для детализации подпроцессов, которые можно представить лишь рядом последовательных действий.
Начало и конец подпроцесса на таких картах изображают кружками, а названия действий записывают в прямоугольниках (см. рис. 20). Если производится оценка действий на каких-либо этапах, то ее записывают в ромбе и стрелками указывают последующие действия в случае выполнения или невыполнения определенных требований.
Рис. 20. Пример изображения диаграммы хода действия
На карте можно указать также используемую нормативную документацию (слева от прямоугольника) и результаты выполненного действия (справа от прямоугольника). Можно привести и какую-либо другую информацию, например, указать исполнителей.
Содержание процедуры управления процессом
В международном стандарте ИСО 9001:2000 нет жестких требований к оформлению документов по описанию процессов. Организация сама решает, в каком виде эти документы будут оформлены и насколько подробно будут описаны все процессы. Нужно лишь приводить корректное изложение управляющей информации и механизма выполнения процесса, которые определяют границы выполняемых работ, стараясь при этом избегать подробного описания.
При правильно оформленной управляющей информации исполнитель может сам устанавливать оптимальный режим выполнения работ в различных ситуациях. Если же порядок действий имеет большое значение и руководитель не надеется на исполнителя, то детализация неизбежна. Но в этом случае при совершенствовании процесса возрастает объем работ по исправлению документов. Для эффективного функционирования процессов все же более важно творческое начало, основанное на знаниях и мотивации. Поэтому при Документировании необходимо выяснить, способствует ли документация эффективному управлению процессом в реальных условиях и не навязывает ли она ненужный формализм.