Форматування документа Word
3.1. Автоматичне форматування документів
Після завершення введення тексту можна застосувати команду Автоформат для зміни зовнішнього вигляду всього документа. Ця команда накладає на абзаци документа набір атрибутів формату, що поліпшує його зовнішній вигляд і додає єдиний стиль, який можна вибрати з бібліотеки стилів у вікні діалогу Автоформат. Перед першим використанням команди Автоформат необхідно виконати її настройку через меню Формат – Автоформат кнопкою [Параметри].
3.2. Застосування стилів
Використання стилів має ряд переваг перед безпосереднім формату-ванням символів і абзаців. Насамперед це може заощадити час, тому що одна команда призначає цілу групу атрибутів формату. Стилі допомагають також витримати єдність форматування – усі тексти, у яких призначений один стиль, виглядають однаково. Нарешті, усі фрагменти, яким призначений один стиль, можуть бути переформатовані простою настройкою самого стилю.
Якщо не застосовувалися команда Автоформат, форматування чи особливий шаблон, то найчастіше абзацам присвоюється стиль Звичайний. Він містить набір атрибутів формату, що підходять для основного тексту стандартних документів (у шаблоні Звичайний, файл Normal.dot): шрифт Times New Roman, розмір 10, одинарний міжрядковий інтервал і вирівнювання по лівому краї.
Щоб застосувати до одного або декількох абзаців інший стиль, потрібно:
1) установити курсор в абзац, якщо треба – виділити декілька абзаців;
2) використати меню Формат – Стилі і форматування, вибрати один із наведених зразків форматування натисканням лівої клавіші миші, обраний стиль буде застосований до поточного абзацу чи виділеного фрагмента тексту.
Застосування стилів до символів звичайно не має сенсу, безпосереднє форматування символів забезпечує найвищий ступінь контролю над їх представленням. Усі атрибути формату символів можна знайти у вікні діалогу Шрифт (меню Формат – Шрифт).
3.3. Безпосереднє форматування тексту
При безпосередньому форматуванні тексту "вручну" потрібно виділити фрагмент, а потім використати відповідні кнопки на панелі інструментів форматування або меню Формат. У меню Формат при безпосередньому форматуванні тексту найчастіше використовуються вікна діалогу Шрифт і Абзац.
Вікно діалогу Шрифт має три вкладки: Шрифт, Інтервали й Анімація.
Вкладка Шрифт містить списки для вибору шрифту, його накреслення, розміру, кольору і підкреслення, а також розділ Ефекти для застосування до символів нестандартних ефектів накреслення: закреслений, верхній індекс, нижній індекс, схований, із тінню, контур та ін.
На вкладці Інтервали можна встановити зсув щодо рівня рядка для деяких символів та інтервал між ними. Опція Кернінг зменшує відстань між деякими парами символів, що застосовується для надання тексту більш компактного вигляду.
Використовуючи вкладку Анімація, можна "оживити" текст на екрані, вибравши для нього один з ефектів відображення.
Вікно діалогу Абзац містить вкладку Відступи й інтервали, у якій можна задати вид вирівнювання тексту, відступи й міжрядковий інтервал.
Вкладка Положення на сторінці задає для абзацу більш складні параметри (табл. 2).
Таблиця 2
Опції положення на сторінці для абзаців
| Назва опції | Виконувана дія |
| Заборона висячих рядків | Не допускається виведення останнього рядка абзацу на початок нової сторінки або першого рядка абзацу наприкінці сторінки |
| Не розривати абзац | Усі рядки абзацу виводяться на одній сторінці, тобто в абзаці не виконується розрив сторінки |
| Не відриватися від наступного | Не дозволяється вставка розриву сторінки між двома абзацами |
| З нової сторінки | Абзац виводиться з нової сторінки |
| Заборонити нумерацію рядків | Якщо рядки в документі нумеруються, абзац виключається з нумерації |
| Заборонити автоматичний перенос слів | До абзацу не застосовується автоматичне розміщення переносів |
3.4. Копіювання атрибутів формату
Якщо відформатований фрагмент тексту й необхідно відформатувати таким же чином інші фрагменти, найшвидше виконати копіювання формату:
1) виділити відформатований фрагмент;
2) натиснути кнопку копіювання форматів (із пензликом) на стандартній панелі інструментів;
3) виділити фрагмент, якому потрібно надати такий же формат. Після виділення до фрагмента буде застосований формат, що копіювався.
3.5. Створення стилю
Якщо часто доводиться застосовувати ті самі атрибути формату до абзаців і символів, необхідно створити новий стиль, це заощадить час і зробить форматування більш послідовним.
Найпростішим способом є створення стилю за зразком:
1) виділити відформатований належним чином абзац;
2) вибрати меню Формат – Стилі і форматування, натиснути кнопку [Створити стиль];
3) ввести ім'я стилю у вікні Створення стилю.
Для швидкого застосування стилю можна задати сполучення клавіш за допомогою кнопки [Клавіша] у вікні Створення стилю.