Створення шаблону документа
У шаблоні зберігаються різноманітні елементи, що складають основу роботи. При створенні документа на основі шаблону деякі з цих елементів копіюються в нього з шаблону (формат тексту й деякі елементи: колонтитули, виноски, примітки; параметри сторінки: поля, розмір і орієнтація паперу і т.д.; стилі, у тому числі ті, що були створені користувачем), а деякі зберігаються в шаблоні (елементи автотексту, макроси, змінені користувачем панелі інструментів і призначені сполучення клавіш). Однак зв'язок між документом і шаблоном зберігається, і документ може одержати доступ до шаблону.
Примітка. Якщо документ створюється через меню Пуск, кнопку на панелі Microsoft Office або через Файл – Створити, можна вибрати будь-який шаблон, а якщо через кнопку на стандартній панелі інструментів Word – то тільки Звичайний.
Технологія створення шаблону така:
1) вибрати меню Файл – Створити, установити опцію «Шаблон»;
2) надати панелям інструментів і документу потрібного вигляду;
3) вибрати меню Файл – Зберегти, ввести ім'я.
Можна створити шаблон і просто на основі будь-якого документа: вибрати меню Файл – Зберегти як, указати у вікні тип файлу – шаблон.
Щоб новий шаблон відображався при створенні документа, потрібно зберегти його в підкаталозі Шаблони папки Microsoft Office, файл буде мати розширення dot.
Якщо змінити шаблон, документ одержить доступ до всіх елементів шаблону. Для цього слід вибрати меню Сервіс – Шаблони і надбудови, натиснути кнопку [Приєднати]. Можна завантажити один або кілька шаблонів на додачу до наявних (такі шаблони називаються загальними), і тоді будь-який відкритий документ одержить доступ до всіх їх елементів. Для цього необхідно вибрати меню Сервіс – Шаблони і надбудови, натиснути кнопку [Додати].
4. Додаткові можливості Word
На відміну від простих коротких документів, що містять звичайний текст, складні документи, крім великого обсягу, можуть містити різні об'єкти: таблиці, формули, рисунки, діаграми, колонки, списки. Нижче будуть розглянуті різні прийоми роботи з подібними документами.
4.1. Використання перевірочних засобів
Вибір мови для перевірки.Якщо текст містить фрагменти іноземною мовою або не підлягає перевірці (наприклад, старий стиль), необхідно виділити його, звернутися в меню Сервіс - Мова - Вибрати мову і призначити відповідну або "без перевірки" на початку списку мов.
Перевірка правопису.Під час перевірки правопису аналізуються орфографія та граматика. Для настройки автоматичної перевірки необхідно вибрати меню Сервіс - Параметри - Правопис і встановити відповідні опції.
Якщо при перевірці виявлене слово, яке Word вважає помилковим, тобто не знаходить у словнику, воно виділяється хвилястим підкресленням (червоне - орфографія, зелене - граматика). У такому випадку потрібно клацнути на виділеному слові правою кнопкою миші й у контекстному меню вибрати: запропонований варіант виправлення, на який автоматично буде виконана заміна; "пропустити всі" - помилка буде ігноруватися; "додати" - у словник.
При перевірці граматики аналізується правильність побудови речень і використання розділових знаків. Якщо текст виділений під час граматичної перевірки зеленим, потрібно також активізувати контекстне меню й вибрати "пропустити речення", щоб проігнорувати помилку або діяти за рекомендаціями з її виправлення.
Перевірку можна виконати "вручну": після набору тексту виділити фрагмент, що перевіряється, або встановити курсор у початок тексту й вибрати в меню Сервіс – Правопис або натиснути клавішу F7.
Після перевірки правопису, якщо активізована відповідна опція в меню Сервіс - Параметри - Правопис, видається:
1) загальна статистика - кількість символів, речень і абзаців у тексті;
2) статистика зручності читання – рівень новизни, легкість читання, кількість складних фраз, благозвучність (усе у відсотках).
Тезаурусвикористовується для пошуку синонімів і антонімів. Для використання тезаурусу слід виділити слово, звернутися до меню Сервіс - Мова - Тезаурус. У вікні діалогу тезауруса можна вибрати категорію (синоніми, антоніми), переглянути всі варіанти й виконати заміну в разі необхідності.
Розміщення переносів(у меню Сервіс - Мова) може виконуватися:
1) автоматично;
2) з підтвердженням (користувач може призначити варіанти розбиття для переносу);
3) вручну.
При ручному розміщенні переносів можна використовувати:
· м'який перенос (Ctrl-"-");
· нерозривний дефіс (Ctrl-Shift-"-") - слово з дефісом буде завжди знаходитися в одному рядку;
· звичайний дефіс;
· нерозривний пробіл (Ctrl-Shift-" ") - розрив рядка в цьому місці буде неможливий.
4.2. Створення колонок
На відміну від стовпців у таблицях, колонки не поділяються на рядки, що складаються з розташованих поряд елементів. Текст переходить з низу однієї колонки на верх іншої. Текст у звичайному режимі - одна колонка.
Створення колонок здійснюється двома способами (передусім треба виділити текст):
натиснути кнопку [Колонки] на стандартній панелі інструментів; у вікні, що з'явилося, вибрати кількість стовпчиків перетягуванням миші;
звернутися до меню Формат - Колонки, вибрати кількість колонок, можна задати ширину стовпчиків та інтервал між ними, установити роздільник (лінію) між колонками.
Під час роботи ширину колонок можна регулювати за допомогою бігунків на лінійці вікна документа Word. Для скасування розбиття тексту на колонки треба діяти як при створенні, вибрати одну колонку. Якщо наприкінці багатоколонкового тексту частина листа (в останньому стовпчику) залишається вільною, то можна забезпечити однакову довжину колонок за допомогою настройки через меню Вставка – Розрив, вибрати Новий розділ, варіант «на поточній сторінці».
4.3. Списки
У документі Word можна автоматично створювати марковані, нумеровані та багаторівневі списки. На противагу створеним «вручну» в таких списках не можна редагувати маркери або нумерацію.
Створення списку можливе до або після введення тексту двома способами:
натисканням кнопок на панелі інструментів - швидкий спосіб - з виглядом списку, призначеним за умовчанням або попереднім користувачем;
через меню Формат - Список: у вікні діалогу можна вибрати вкладку типу списку, а потім його вигляд - вигляд маркера або нумерації.
Нумерація ведеться по абзацах. Для скасування нумерації можна відтиснути кнопку на панелі інструментів або вибрати в контекстному меню «припинити нумерацію». У контекстному меню списку за необхідності можна вибрати «продовжити нумерацію» або «почати заново».
Під час роботи з багаторівневим списком для перемикання рівнів використовують кнопки [Зменшити відступ] і [Збільшити відступ] у панелі інструментів форматування.
Елементи списків або таблиць можна сортувати. Для цього необхідно виділити текст і звернутися в меню Таблиця - Сортування, у вікні діалогу вибрати елемент тексту, використовуваний як критерій сортування, а також напрямок (за зростанням/убуванням).
4.4. Робота з графічними об'єктами в Word
У документ Word можна вставити рисунок із файлу (меню Вставка – Рисунок - З файлу) або стандартної бібліотеки рисунків Microsoft ClipArt Gallery: меню Вставка – Рисунок - Картинки, вибрати Колекцію картинок. Після вставки рисунка можна змінювати його розміри, розтягувати - мишею за маркери після натискання, обрізати (за допомогою кнопки [Обрізання] панелі інструментів Настройка зображення). Операції редагування рисунка містяться також у його контекстному меню.
Вставлений рисунок розсуне текст і не буде з ним сполучатися. Для сполучення з текстом у Word потрібно вибрати форму обтікання рисунка текстом: у контекстному меню рисунка вибрати Формат об'єкта, вкладку Положення й варіант обтікання або клацнути кнопкою [Обтікання текстом] у панелі інструментів Настройка зображення.
Рисунок у текстовому документі можна побудувати, увімкнувши панель інструментів Рисування, шляхом натискання на кнопках із зображенням лінії, прямокутника, еліпса тощо. Покажчик миші (він набуде вигляду хрестика) треба розмістити в потрібному місці документа, клацнути й перемістити, щоб створити фігуру заданого розміру. Щоб отримати правильне коло чи квадрат, потрібно натиснути під час рисування на клавішу Shift.
Фігури можна переміщати, фарбувати, розтягувати, стискати, змінювати товщину ліній, накладати одну на одну, розміщувати в них текст різного кольору, створювати об'ємні ефекти чи ефекти затінювання, повертати. Ці дії виконують за допомогою кнопок панелі рисування, які мають назви: Дії, Вибір об'єктів, Обертання, Автофігури, Лінії, Стрілки, Прямокутник, Еліпс, Напис (Кадр), WordArt, Колір замальовування, Колір лінії, Колір шрифту, Тип лінії, Тип штрихів, Вигляд стрілок, Тінь, Об'єм.
Вибрані фігури переміщають перетягуванням, коли покажчик миші набуде хрестоподібного зі стрілками вигляду або за допомогою клавіш, позначених стрілками. Щоб однаково переміщалася деяка група фігур, виконують команду Групувати з меню кнопки [Дії]. Перед групуванням усі потрібні фігури вибирають, клацаючи на них у режимі натиснутої клавіші Shift. Існує зворотна до групування дія - Розгрупувати.
Можна звернутися до меню готових фігур (Автофігури), зокрема для побудови блок-схем, фігурних стрілок, зірок і стрічок тощо. Щоб ліквідувати невдалу фігуру, її треба вибрати й натиснути на клавішу Del. Нарисовані фігури є об'єктами — вони мають свої контекстні меню, що полегшує роботу з ними. Зокрема, за допомогою контекстного меню у фігуру можна вставити текст командою Додати текст, замалювати її кольором (Формат автофігури) тощо.