Регистрационный номер документа
Проставляется слева от даты от левого поля документа после подписания документа и регистрации. Номером документа является порядковый номер по книге регистрации.
Ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа
Используется только на бланке письма под номером и датой документа и представляет собой: На №____от "___"________20___г. Заполняется только на письмах-ответах.
Место издания документа
Указывается после названия организации в том случае, если необходимо указать структурное подразделение – автора документа.
Гриф ограничения доступа
Располагается на верхнем поле документа в правом углу без кавычек и может включать следующие слова: конфиденциально, лично в руки и т.п.
15 Адресат( тот, кому направляется документ)
Чаще всего используется в служебной переписке. Располагается в правом верхнем углу, печатается через два интервала и включает в себя:
- наименование организации в именительном падеже;
- наименование структурного подразделения в именительном падеже;
- наименование должности в дательном падеже;
- инициалы и фамилия должностного лица в дательном падеже;
- почтовый адрес в именительном падеже.
Если письмо направляется физическому лицу, то сначала записывается почтовый адрес, затем инициалы и фамилия адресата.
Гриф утверждения документа
Некоторые документы приобретают юридическую силу только после их утверждения первым руководителем или вышестоящей организацией. Проставляется в правом верхнем углу документа на одном уровне с наименованием организации. Включает в себя слово УТВЕРЖДАЮ заглавными буквами без кавычек и двоеточия, полное наименование должности лица, утвердившего документ; личную подпись с расшифровкой и дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Директор
____________И.О. Фамилия
«___»__________20_____г.
Резолюция
Это рукописное распоряжение должностного лица о том, кто и в какие сроки должен исполнить документ.
Пишется на любом свободном месте документа или на отдельном листе формата А5 и включает в себя: фамилию или должность исполнителя (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок (когда?) и подпись руководителя без расшифровки.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным является тот, кто указан первым.
Заголовок к тексту документа
Этот документ обязателен на бланках формата А4. На бланках документов формата А5 данный реквизит не проставляется.
Представляет собой краткое содержание документа и проставляется под № и датой документа. Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: о чем? о ком? кого? чего?
Заголовок должен точно передавать содержание документа, но при этом должен быть максимально кратким.
Отметка о контроле
Проставляется на левом поле документа рядом с заголовком к тесту и представляет собой слово «контроль» или букву К, выполненные от руки или штампом. Выполняется красным цветом.
Текст документа
Текст официального документа выполняется на русском языке на формате А4 через 1,5-2 интервала, а на формате А5 – через 1 интервал.
Данный реквизит представляет собой связный текст, таблицу или соединение этих структур.
Отместка о наличии приложения
Приложения являются дополнением к документу для подтверждения вопросов, затронутых в документе.
От левого поля сразу после текста печатается слово «Приложение» с большой буквы, ставится двоеточие, печатается название прилагаемого документа, указывается количество листов и экземпляров.
Приложение: план развития организации на 5л. в 1 экз.
Подпись
Обязательный реквизит, без которого документ не имеет юридической силы. В него входит: подлное наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи ( И.О. Фамилия) без скобок.
Печатается реквизит от левого поля под текстом, расшифровка подписи - от правого поля:
Директор С.И. Иванов
В документе может быть несколько подписей, указывающих на то, что ответственность за содержание документа несут несколько лиц. Тогда подписи располагаются друг под другом с учетом сложившейся иерархии. Если документ подписывают руководители одного уровня иерархии, то подписи располагаются на одном уровне:
Директор ЗАО «Рассвет» Директор ОАО «Юнит»
___________М.И. Грачев ________________С.А. Токарев