Тема 9 Служебная переписка
Служебное письмо – документ, обеспечивающий оперативный информационный обмен между организациями.
Требования к составлению и оформлению письма:
1. Оформляется на бланке формата А4 или А 5.
2. Не более 2-х страниц машинописного текста.
3. Грамотно, аккуратно, без исправлений.
4. С соблюдение официально-делового стиля.
5. Письмо должно содержать только объективные и проверенные сведения.
6. В письме должна содержаться достаточная аргументация приведенных фактов.
7. Текст письма должен быть логически последователен, убедителен и корректен.
8. Одно письмо посвящается 1-2 вопросам.
9. Текст излагается от 1 лица множественного числа (просим) или от 1 лица единственного числа (прошу). Чаще используется форма 1 лица множественного числа, так как письмо отражает мнение коллективного субъекта: организации, предприятия….
Письма должны содержать формулы вежливости:
- обращение Уважаемый……………………
- заключение
С уважением……..
Надеемся на дальнейшее сотрудничество………..
При рассылке писем одного содержания разным адресатам слово «копия» не употребляется. В этом случае составляется список адресатов, а в письме можно указать обобщенный адресат.
Письмо подписывает первый руководитель или его заместитель в рамках своей компетенции. Финансовые письма подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.
Различают более 10 разновидностей писем.
Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов. Начинается со слов:
Представляем Вам……
Направляем Вам………
Высылаем Вам………..
Текст может содержать разъяснения, просьбы, пояснения, связанные с высылаемым документом. Обязателен реквизит «Отметка о наличии приложения.
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.
Текст состоит из двух частей:
- обоснование просьбы
- просьба, которая выражается при помощи глагола «просить».
Письмо-запрос –служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст состоит из:
- обоснования (ссылка на законодательные или нормативные акты)
- изложение запроса.
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
В данном случае используется принцип языкового параллелизма: в ответе употребляются те же языковые обороты и лексика, что использовал автор. В письме не пишется фраза «На Ваше письмо от……..». Для этого существует реквизит «Ссылка на номер и дату инициативного письма».
Отрицательный ответ должен быть обоснован и начинается со слов: «В связи….» Рекомендуется дать информацию о том, на каких условиях возможен положительный ответ.
Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Обычно небольшое по объему и состоит из 1-2 предложений. Начинается со слов:
Сообщаем Вам, что……
Доводим до Вашего сведения, что…….
Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…….
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов.
Ключевая фраза: «Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие на……)»
Может заканчиваться просьбой или пожеланием.
Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Данные письма часто носят типовой характер и рассылаются органами управления подведомственным организациям. В них могут дословно приводиться положения законодательных и нормативных актов, могут содержаться рекомендации и приложения. Часто имеют достаточно большой объем.
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательства или подтверждение.
Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды и т.п. Обязательная юридически значимая формула: «Оплату (предоставление) гарантируем.»
Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о проведении публичных мероприятий. В тексте может быть следующая информация:
- сообщение о мероприятии, месте и времени проведения;
- приглашение к участию;
- условия участия и другая дополнительная информация.
Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Может оформляться не на бланке, быть любой формы и цвета, иметь рисунок. Адресуется конкретному лицу, а значит, имеет обращение.
Письмо-предложение – служебное письмо, направленное потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. Если письмо отправляется впервые, оно начинается с краткой информацией об авторе, а затем излагается собственно суть предложения. Обязательно использование заключительной формы вежливости: «Надеемся на плодотворное сотрудничество».
Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства.
Текст состоит из двух частей:
1. Ссылка на документ, фиксирующий обязательства сторон (договор).
2. Просьба выполнить те или иные действия.
Ключевые слова:
Напоминаем Вам………
Обращаем Ваше внимание на то, что…………
Ставим Вас в известность, что………….
Письмо может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация-автор, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.
Ключевая фраза:
В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции………….
Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения договоренностей.
Структура текста:
1. Суть договоренностей со ссылкой на документ.
2. Существо сложившейся ситуации.
3. Требование.
4. Угрозы в адрес корреспондента.
Ключевые фразы:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства.
Срочно требуем…….
Требуем незамедлительно………..
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд.
В противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции.
В противном случае мы не несем ответственности за последствия.
Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Составляется в свободной форме и на любых бланках.
Ключевые фразы:
Благодарим за…….
Выражаем Вам свою благодарность………
Позвольте Вас поблагодарить……
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за……….
Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в жизни организации или должностного лица.
Составляется в свободной форме. Может состоять из 1-2 предложений, но может быть и развернутым, если в нем излагаются основные этапы жизни и деятельности лица, которому адресовано письмо, или достижения организации. Оформляется на бланках любого цвета и формы.
Ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с……..
Искренне поздравляем Вас с………
Примите наши искренние поздравления в связи с ……….
Сердечно поздравляем Вас с……….
Вопросы для самоконтроля:
1. Какую роль играют служебные письма?
2. Каковы основные требования к содержанию и оформлению служебных писем?
3. Какие реквизиты должны быть на бланке письма?