СТРУКТУРА СЛУЖБИ КОНТРОЛІНГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ
Створення спеціальних відділів (служб) контролінгу оправдо- вує себе на великих підприємствах, оскільки обсяги діяльності та інформації не викликатимуть у цьому випадку ненапруженої ро- боти працівників даного відділу чи служби. Відділ (службу) кон- тролінгу рекомендується формувати у кількості 3—4 співробіт- ників (контролерів), у кожного з яких будуть свої посадові обов’язки.
Водночас має дотримуватися командний принцип роботи, ко- ли якесь велике аналітичне завдання співробітники служби конт- ролінгу виконують усі разом, допомагаючи один одному.
Досвід упровадження контролінгу на ряді великих російських підприємств показує, що раціональним є такий склад служби ко- нтролінгу [33, 146—149]:
• начальник служби контролінгу;
• контролер-куратор цехів;
• контролер-спеціаліст з управлінського обліку;
• контролер-спеціаліст з інформаційних систем.
Зупинимось дещо детальніше на характеристиці посадових
осіб служби контролінгу.
Начальник служби контролінгу — це найбільш кваліфікова-
ний спеціаліст з достатнім досвідом роботи на підприємстві, кот-
рий «з середини» знає, як організовані бухгалтерія і плановий
відділ на підприємстві. Начальник служби контролінгу повинен
знати бухгалтерський облік і бути добре обізнаним в технологіч-
них питаннях роботи свого підприємства. Він несе відповідаль-
ність за документи, аналітичні розрахунки і прогнози перед своїм
безпосереднім начальником — замісником директора з економіки
(фінансовим директором), а також перед генеральним дире-
ктором.
Для вітчизняної практики найбільш доцільно підпорядкувати
службу контролінгу безпосередньо керівнику підприємства, яко-
му б і підпорядковувався начальник служби контролінгу. Таке
становище ставить підвищені вимоги до кваліфікації та інтелек-
туальних можливостей начальника служби контролінгу.
Контролер-куратор цехів — це кваліфікований спеціаліст,
який знайомий з організацією роботи і проблемами всіх цехів
підприємства, розуміє суть роботи і технологічні аспекти роботи
кожного цеху. Якщо підприємство дуже велике і цехів багато
(понад 10), то на цю посаду потрібно двоє людей, які поділять
між собою цехи на групи (наприклад, один візьме цехи основного
виробництва, другий — допоміжного).
Головними обов’язками контролера — куратора цехів можуть
бути такі:
• розробка форм збору аналітичної інформації в розрізі цехів
підприємства;
• збір аналітичної (планової і фактичної) інформації від цехів
(центрів відповідальності);
• обробка і аналіз отриманих даних, розробка нормативів ви-
трат по цехах і підтримання їх актуальності;
• розрахунок аналітичних показників роботи цехів і підприєм-
ства в цілому;
• прогнозування виторгу, затрат і прибутку за допомогою ме-
тодики контролінгу;
• аналіз відхилень фактичних даних від запланованих, вияв причин відхилень і встановлення конкретних винуватців;
• складання аналітичних звітів для генерального директора чи його заступника з економіки (фінансового директора);
• експертиза управлінських рішень, пов’язаних з витратами підлеглих цехів.
На цю посаду доцільно запрошувати економістів цехів (можна молодих), економістів планово-економічного відділу, бухгалтерії, фінансового відділу, служби збуту. Тут вирішальну роль відігра- ють активність і бажання працювати.
Контролер-спеціаліст з управлінського обліку — це спе- ціаліст, який здатний до аналітичного мислення, володіє тео- рією та інструментами контролінгу, а також високим рівнем ерудиції.
Якщо обсяги обробленої інформації в службі контролінгу ве- ликі, то створюється посада контролера-спеціаліста з управлінсь- кого обліку, в обов’язки якого входить робота з бухгалтерією в плані отримання аналітичних даних з облікових регістрів. Осно- вними вимогами, які ставляться до такого спеціаліста, є теорети- чне і практичне знання бухгалтерського обліку на підприємстві, знання особливостей і недоліків обліку на даному конкретному підприємстві.
До основних обов’язків контролера-спеціаліста з управлінсь-
кого обліку доцільно віднести такі:
• розробка процедур передачі даних з бухгалтерії в службу контролінгу;
• контроль за збором і аналізом фактичної інформації в службі контролінгу;
• розробка пропозицій щодо оптимізації облікового процесу в бухгалтерії з позиції аналітичної служби;
• економічна експертиза управлінських рішень.
Можливо, щоб запобігти роздуванню штату служби контролі- нгу на першому етапі її існування начальник служби контролінгу зможе особисто слідкувати за роботою з бухгалтерією та вирішу- вати питання передачі даних для аналізу в службу контролінгу, але якщо обсяг роботи на даній ділянці критично великий, а ви- конання обов’язків начальника служби контролінгу не дозволяє
йому вирішувати цю проблему самому, тоді необхідно підібрати кандидатуру спеціаліста з управлінського обліку.
Контролер-спеціаліст з інформаційних систем — це квалі-
фікований спеціаліст з відділу автоматизації, який детально знає
документообіг на підприємстві і здатний здійснити постановку
завдання з автоматизації контролінгової роботи.
Потрібно розуміти, що повноцінне функціонування служби
контролінгу тісно пов’язане з оптимізацією інформаційних по-
токів на підприємстві, а саме, з автоматизацією фінансово-
господарської діяльності підприємства і використанням інфо-
рмаційних технологій.
Збір аналітичної інформації повинен бути максимально ав-
томатизований, щоб запобігти можливим непорозумінням, по-
милкам і зловживанням. Оскільки алгоритм збору інформації і
форми звітності в службі контролінгу свої, специфічні, то до-
цільно мати в штаті спеціаліста, який буде відповідати за ав-
томатизацію контролінгової роботи, за те, щоб у процесі авто-
матизації, яку веде відділ автоматизації, враховувалися потре-
би служби контролінгу. Існуючий на підприємстві відділ авто-
матизації, як правило, займається автоматизацією «взагалі» і
керується запитами окремих фінансово-економічних служб
(найчастіше бухгалтерії) замість того, щоб вирішувати інтег-
роване завдання створення інформаційного середовища роботи
підприємства. Контролер-спеціаліст з інформаційних систем
повинен вирішувати своє завдання автоматизації в масштабі
підприємства і координувати рішення свого завдання із за-
вдання автоматизації інших служб.
Обов’язки контролера-спеціаліста з інформаційних систем
можуть включати у себе такі, як:
• оцінка доцільності автоматизації контролінгової роботи на
окремих етапах;
• оцінка варіантів і пропозицій відділу автоматизації з автома-
тизації контролінгової роботи;
• розрахунки і обґрунтування витрат на автоматизацію конт-
ролінгової роботи;
• розробка форм для автоматизованого збору інформації;
• оптимізація документообігу на підприємстві;
• координація роботи відділу автоматизації у сфері автомати-
зації контролінгової роботи;
• оцінка якості функціонування існуючих систем автоматиза-
ції фінансово-господарської діяльності підприємства і вироблен-
ня пропозиції щодо покращення роботи цих систем.