ІНФОРМАЦІЯ В СИСТЕМІ КОНТРОЛІНГУ ТА ВИМОГИ ДО НЕЇ
Сучасні умови господарювання висувають перед менеджмен- том потребу у забезпеченні його оперативною і достовірною ін- формацією щодо діяльності підприємства чи організації. Досить
вдало реалізацію інформаційної функції здійснює на ряді зарубі-
жних фірм контролінг.
У господарській та фінансовій діяльності підприємств прохо-
дять постійні зміни, тому система контролінгу, а також його ін-
формаційне забезпечення вимагають постійного удосконалення
відповідно до цих змін.
Система контролінгу сьогодні вимагає звітної (фактичної) ін-
формації, яка формується, в значній частині, в бухгалтерському
управлінському обліку. Для оперативного, поточного та перспек-
тивного управління необхідною є раціоналізація збору інформа-
ції на таких принципах:
— концепція функцій управління в центрах прийняття рішень,
що дає можливість узгодити дії з планування, обліку, контролю,
аналізу на всіх управлінських рівнях;
— делегування повноважень і відповідальності лінійним та
функціональним працівникам;
— координація роботи облікового апарату, який знаходиться в
лінійних та функціональних центрах прийняття рішень і відпові-
дальності;
— удосконалення системи комунікації (інформаційних
зв’язків) всередині підприємства;
— підпорядкування систем планування, обліку, контролю і
аналізу службі контролінгу.
Як відомо, розрізняють два види методів контролінгу — опе-
ративні і стратегічні, головна мета яких полягає, відповідно, у за-
безпеченні прибутковості та довгострокового (тривалого) існу-
вання фірми. Якщо для оперативних методів контролінгу можна
вважати задовільним існуючий стан отримання інформації, мате-
ріалів внутрішньої і частково зовнішньої звітності, то для інфор-
маційного забезпечення стратегічного і фактичного планування,
що є надзвичайно важливим компонентом стратегічних методів
контролінгу, інформації звітності не досить.
Для того щоб майбутні вдалі можливості зробити видими-
ми, необхідно використовувати інформацію про подальший
розвиток зовнішніх обставин, що дасть змогу розробити і за-
провадити в життя оптимальну стратегію зовнішніх умов. Це,
у свою чергу, потребує відповідної системи інформаційного
забезпечення. При цьому систему інформаційного забезпечен-
ня розглядають як перший етап систем панування і контролю.
На практиці проте системи інформаційного забезпечення пла-
нування і контролю є паралельними процесами у часі, які тісно
пов’язані між собою. У зв’язку з цим процеси інформаційного
забезпечення слід розглядати у тісному взаємозв’язку з проце-
сами прийняття рішень.
На сьогодні щодо інформації, яка використовується, слід ви-
ділити певні проблеми, головними з яких є такі:
— кількісна проблема;
— якісна проблема;
— часова проблема;
— комунікаційна проблема;
— потреба в інформації;
— вартісна проблема.
Суть кількісної проблеми полягає у визначенні раціонального
обсягу інформації, необхідної для стратегічного контролінгу. За-
раз відсутні критерії їх обчислення. Значній кількості інформації,
яка необхідна для стратегічного і тактичного планування, часто
дають не зовсім точну або взагалі неточну кількісну оцінку. Тому
на передній план сьогодні поставлено розвиток побудованих за
принципом модуля систем часткової інформації, які мають роз-
виватися на основі розподілу праці і використовуватися для оде-
ржання і об’єднання раціональних показників.
Проблема якості зумовлена необхідністю достатнього обґрун-
тування інформаційних характеристик тих чи інших показників.
Не всі вони однаково добре обґрунтовані, що позначається в ба-
гатьох випадках на хибних напрямках прийняття рішень. А це, у
свою чергу, впливає на важливість вибору стратегії розвитку під-
приємства у широкому розумінні.
Надзвичайної актуальності набуває зараз проблема часу отри-
мання необхідної інформації. Швидкий розвиток світової науки і
практики веде до значного скорочення актуалізаційних циклів,
тобто за відносно короткі проміжки часу важливість і цінність
інформації знижується, вона «морально» старіє.
Проблема комунікації стосується питання напряму передаван-
ня інформації, оскільки інформація виникає часто не там, де вона
потрібна. З цим питанням пов’язаний також спосіб підготовки і
ущільнення інформації.
Зупинимось дещо детальніше на суті та шляхах вирішення цієї
проблеми, яка, на наш погляд, є одним з визначальних факторів
організації та удосконалення бухгалтерського обліку, як най-
більш важливого і достовірного джерела інформації, його орієн-
тації на управлінську систему.
Комунікація є суттєвим компонентом системи управління і
при не продуманій моделі подання інформації вона може вияви-
тись непотрібною навіть у тому випадку, коли в ній є певна цін-
ність. Недооцінка досліджень процесу комунікації є причиною того, що значна частина даних обліку обробляється безсистемно і безадресно, а це ускладнює її застосування з боку управлінського персоналу. Таке становище можна пояснити тим, що методологія ведення бухгалтерського обліку регламентована різними інстру- кціями, які передбачають єдині вимоги до обробки інформації і залишають за своїми межами проблему комунікаційних процесів.
Основні вимоги до облікових працівників щодо комунікації і полягають в забезпеченні поточності обробки інформації, а також
її передачі в певному лінгвістичному коді. Для попередження збоїв в інформаційних потоках їх необхідно формалізувати, ви- значивши, хто, яку інформацію, в якій формі, в які строки, кому повинен передавати і яка відповідальність покладається на поса- дових осіб при затриманні та викривленні поданої інформації.
Інформація при передачі споживачами повинна бути подана
певною мовою. Мова виконує ряд функцій: емоційну, описову,
оцінну, інформаційну. Вона відіграє важливу роль у комунікації,
забезпечує єдиний підхід до розуміння переданої інформації.
Мова визначається узгодженням між трансмітером і споживачем.
Для упорядкування комунікаційних потоків необхідним є до-
слідження можливостей бухгалтерського обліку, з одного боку,
та запитів споживачів, з другого.
Важливе значення для контролінгу має класифікація комуні-
кацій, яка дозволяє визначити проблеми та слабкі місця комуні-
каційного процесу, Комунікації поділяються на такі групи:
— міжрівневі (інформація переміщується всередині підприєм-
ства «знизу вгору» та «згори вниз». Така комунікація отримала
назву вертикальної);
— між різними підрозділами (інформація циркулює на одному
ієрархічному рівні управління між окремими структурними під-
розділами та відділами. Така комунікація називається горизонта-
льною);
— міжособистісні (обмін інформацією між керівниками, які
витрачають на розмови від 50 до 90 % свого робочого часу. Тому
раціональна побудова таких комунікацій дозволить вирішити пи-
тання розвантаження керівників. У цій справі важливу роль віді-
грають вербальні бар’єри та семантика (сукупність символів), що
часто спричиняють спотворення інформації); організаційні (вра-
ховується те, що рух інформації між рівнями управління може
призвести до недостовірності повідомлень, інформаційних пере-
вантажень працівників внаслідок незадовільної організаційної
структури підприємства).
Комунікації тісно пов’язані з інформаційним обміном між членами колективу, керівниками та підлеглими, тому проекту- вання комунікаційного процесу починається після того, як буде сформовано організаційну структуру та визначено функціональні обов’язки всіх членів управлінської команди, описано, яку інфо- рмацію, в які строки і в якій формі слід подавати кожному з управлінців. Без узгодження інтересів в цьому процесі неможли- во досягнути мети підприємства та координувати дії колективу.
Важливим з погляду контролінгу є виявлення попиту на інфо-
рмацію. Потреба в інформації виявляється через процеси плану-
вання і контролю та відповідні їм рішення. Щодо цього і визна-
чають попит на інформацію.
Основними характеристиками інформації є: вид, ступінь ущі-
льненості, актуальність, форма викладу, значення, якість, при-
значення. Суттєвими для контролера є також переконливість і
ознаки ризику інформації.
На практиці слід розрізняти:
— управлінську інформацію й інформацію для виконання;
— попередню інформацію й інформацію для майбутнього;
— періодичну інформацію й інформацію непостійного надхо-
дження.
Контролiнг у своїй практичній діяльності «споживає» у біль-
шій чи меншій мірі вищенаведені види інформації.
Якщо розглядати інформаційний процес у взаємозв’язку з про-
цесами планування і контролю, то можна виявити відмінність між:
— інформаційними системами, як і їх частинами, спрямова-
ними здебільшого на стратегічне планування і контроль;
— інформаційними системами, спрямованими переважно на
тактичне планування і контроль;
— системами забезпечення інформацією, спрямованими зде-
більшого на оперативне планування і контроль.
Конкретизація ознак показує, що абстрагування від інформа-
ційних запитів споживача і мети неможливе.
Щодо інформаційного попиту для окремих етапів планування
і контролю можна загалом встановити таке:
1. Стратегічне планування використовує насамперед зовніш-
ню, некількісну інформацію, яка значною мірою є одноразовою,
зорієнтованою на майбутнє, і неточною.
2. Тактичне планування використовує поточну інформацію в
постійній формі. Складність полягає у фінансовій і контрактній
інформації. Поряд з цим важливу роль відіграє інформація про
стан ринку.
3. Оперативне планування передбачає використання значною мірою кількісних даних, даних часу, потужності. Всю інформа- цію слід надавати дуже швидко. На відміну від тактичного пла- нування, де також досить передбачень і приблизних даних, тут необхідні точні дані.
Сучасна практика засвідчує, що отримання необхідної інфор- мації потребує щоразу все більших фінансових затрат. Суть вар- тісної проблеми якраз і полягає у необхідності пошуку резервів зниження вартості інформаційного забезпечення. Головний на-
прямок її реалізації — оптимізація інформаційного попиту в сис- темі контролінгу. З цією метою необхідно заздалегідь визначи- тись у необхідності конкретної інформації, яка стосується виро- бничих питань, ринкових партнерів, можливих конкурентів, зов- нішнього середовища тощо.