Можливості Microsoft Excel для обліку
Microsoft Excel – одне з найбільш популярних додатків Microsoft Office, що використовуються у роботі спеціалістами різного профілю (економістами, фінансистами, бухгалтерами, статистами, інженерами, аналітиками і т. ін.). Електроні таблиці є ідеальним середовищем виконання обчислень різної складності без особистих витрат на програмування, яке забезпечує зберігання великих масивів інформації типу реляційних баз даних – більше 60 тис. записів на кожному листі робочої книги. До складу Microsoft Excel входить розвинутий математичний апарат, а також спеціалізовані інформаційні технології статистичного аналізу, доступні графічні засоби подання і аналізу даних.
Інформаційні технології Microsoft Excel доступні користувачам різної кваліфікації – від кінцевих користувачів до професійних програмістів. Кінцеві користувачі, як правило, обмежуються заповненням таблиць даними, введенням нескладних формул, виконанням команд меню. Просуненні користувачі створюють комплексні інформаційні технології, основані на використані всього арсеналу засобів Microsoft Excel, в першу чергу, це – набір вбудованих функцій, стандартні настройки; розв’язують задачі моделювання і аналізу даних; використовують можливості Microsoft Excel з інтеграції даних і функцій обробки інших програмних засобів, і в першу чергу, Microsoft Office. Професійні програмісти за допомогою інструментальних засобів (мова програмування Visual Basic for Application) створюють закінчені додатки і спеціальні “настройки” Microsoft Excel, забезпечують високий рівень автоматизації обробки інформації.
Microsoft Excel широко використовується і для автоматизації бухгалтерського обліку. Документи розрахункового характеру (розроблювальні і розрахункові таблиці, облікові регістри) можуть переводитись у електрону форму, зберігатися як шаблони для багаторазового використання.
Microsoft Excel підтримує електронний документообіг, забезпечує створення, опис, пошук, зберігання документів складної структури, взаємозв’язок комплексів розрахункових документів. Але при цьому Microsoft Excel грає роль не тільки ”великого калькулятора”: у сучасних комп’ютерних системах бухгалтерського обліку на основі Microsoft Excel створюються “клієнтські” додатки, що забезпечують підготовку первинних облікових даних, аналіз результативної інформації. І хоча існують обмеження в електронних таблицях Microsoft Excel, вони досить не суттєві і відтворюються у великому ступені технічними параметрами комп’ютера.
В сучасних інформаційних системах бухгалтерського обліку (ІС ОБЛІКУ) широко використовуються інформаційні технології аналізу даних. Вони служать цілям узагальнення звітної інформації, виявлення тенденції розвитку господарських процесів, прогнозування значення показників, обґрунтування економічних нормативів і т. ін. В складі ІС ОБЛІКУ виділяють спеціалізовані підсистеми, складені по типу систем підтримки і прийняття рішень. Теорія прийняття рішень використовує поняття:
· альтернативна – можливі варіанти рішення задачі, множину кінцевих результатів задачі. Задачі вибору одної з відомих альтернатив називаються задачі оцінки, на відміну від задач розробок, які створюють стратегії рішення;
· рішення – вибір однієї чи декількох альтернатив, а також процес вибору. Для прийняття рішення необхідно чітко сформулювати ціль, список альтернатив і правил їх вибору. Прийняття рішень здійснюється з урахуванням усіх факторів. Рішення основане на моделюванні ситуації.
· вибір – правила (алгоритм) вибору альтернативи при прийняття рішення і системі оцінки (критеріїв), які приймають рішення;
· корисність – характеристика ефективності рішення;
· оптимізація – покращення корисності вибором альтернативи та інші.
Microsoft Excel забезпечує аналіз даних і підготовку рішень на основі економіко-метематичних моделей. В середовищі Microsoft Excel можна створювати комплексні інформаційні технології для підтримки і прийняття рішень, які базуються на компонентній архітектурі (СОМ – Component Object Model). В окремому додатку інтегруються функції обробки різних програм у вигляді додаткових команд користувача чи спеціальних надстройок, між компонентами підтримуються стандартні інтерфейси. Інформаційна технологія ОLE 2.0 (Object Linking and Embedded) дозволяє включати в додаток Microsoft Excel об'єкти інших додатків Microsoft Office.
Аналіз даних потребує застосування ефективних інформаційних технологій підготовки вихідних даних. Для великих та вихідних даних в додатку Microsoft Excel регулярно формуються технології автоматизованого вводу даних шляхом конвертування даних, створення запитів до зовнішніх даних на базі Microsoft Query.
До стандартних технологій аналізу даних, які реалізуються у Microsoft Excel належать:
· подання вхідних даних у вигляді списків (бази даних) Microsoft Excel з метою аналізу;
· фільтрація списків (бази даних) Microsoft Excel за різними вимогами;
· використання вбудованих функцій Microsoft Excel для формування економіко-математичних моделей;
· підбір параметрів моделі за заданими значеннями функціонала;
· багатоваріантні розрахунки та аналіз чуттєвості моделі за допомогою сценаріїв;
· підстановка табличних значень параметрів у функціонал моделі;
· методи математичного програмування для рішення оптимізаційних задач;
· статистична обробка економічної інформації за допомогою Пакета аналізу;
· графічні методи рішення економічних задач і пред'явлення результатів аналізу;
· агрегування і вихідних даних у вигляді списків (бази даних) Microsoft Excel та ін.
Економіко-математичні моделі, які реалізуються в середовищі Microsoft Excel, основані на вбудованих функціях Microsoft Excel, а також функціях користувачів мовою Visual Basic. Найбільш популярні для користування в економіко-математичних моделях вбудовані функції категорії Фінансові.
Інтерес до Excel у багатьох фахівців зберігається не тільки і не стільки завдяки перевагам електронних таблиць як найпотужнішого розрахункового інструменту з широкими аналітичними можливостями. Набагато цікавішою є здатність Excel обробляти дані, створені в інших програмах. Саме аналіз інформації, імпортованої з інших баз даних, програм, ресурсів (наприклад Інтернету) робить цю програму незамінною для багатьох фахівців. І бухгалтер - не виняток.
Найсучасніші облікові програми виконують багато розрахунків автоматизовано, до системи за умовчанням закладено десятки звітних форм. Але налаштовуючи облікову програму, не можна відразу передбачити потребу у нерегламентованих звітах як носія потрібної аналітичній інформації. Тільки під час роботи стає зрозуміло, які знадобляться дані і в якій формі. Ось тут і може проявити себе Excel як зручний систематизатор табличних даних і гнучкий їх аналізатор. Для цього достатньо лише імпортувати дані у відповідний формат і завантажити їх в електронні таблиці.
В облікових автоматизованих програмах чимало даних подано у табличній формі - саме в тому вигляді, в якому зручно обробляти в електронних таблицях. Досить імпортувати таблицю основних даних, а далі можна додавати необхідні графи, записувати до них розрахункові формули й отримувати необмежені облікові та управлінські можливості. І що найголовніше - дані у таблиці Excel завжди підтримуються в актуальному стані з першоджерелом.
Не менш зручним є переніс до електронних таблиць даних з довідників (клієнтів, товарів тощо). Це дозволить не лише роздруковувати їх, а й розширити додатковими функціями з можливістю аналізу вхідних даних.
Нарешті, імпорт даних дозволяє уникнути повторного їх введення для аналізу в електронних таблицях Excel. Крім цього, дані, імпортовані в електронні таблиці, можна підтримувати в актуальному стані: при кожному занесенні до бази даних нової інформації вони автоматично оновлюватимуться у таблиці. В Excel для цього вбудовано функцію Обновление данных. Є кілька способів оновлення імпортованих даних, наприклад при кожному відкритті книги або автоматичне оновлення через задані інтервали часу. Причому під час актуалізації даних можна продовжувати роботу в Excel.
Отже, імпорт в Excel даних, створених в інших програмах, - добра можливість розширити функціонал спеціалізованої бухгалтерської програми, обробити імпортовані дані потужним обчислювальним інструментарієм і провести комплексний аналіз даних, отриманих із зовнішніх джерел.
Microsoft Office 2007, що поступово збільшує круг своїх прихильників, значно поповнив новими зручними для користувача можливостями табличний процесор Excel 2007. Це -
· орієнтований на результати інтерфейс користувача, який полегшує роботу з MS Office Excel: команди та функції, які часто були приховані у складних меню і панелях інструментів, відтепер легко знайти на структурованих за завданнями вкладках;
· збільшення кількості рядків і стовпців та інші нові межі надає користувачам можливість переглядати на аркуші значні обсяги даних: до 1 мільйона рядків і до 16 тисяч стовпців на одному робочому аркуші, що на 1500% більше рядків і на 6300% більше стовпців, ніж у Microsoft Office Excel 2003;
· рядок формули відтепер автоматично змінює розмір відповідно до розміру довгих, складних формул. Завдяки цьому формули не закривають інші дані на аркуші. Можна писати довші формули із більшою кількістю рівнів вкладення, ніж у попередніх версіях Excel, що важливо для швидкого виконання процедур за умовами;
· окрім посилань на клітинки, Office Excel 2007 надає структуровані посилання, що посилаються на іменовані діапазони й таблиці у формулі. Іменовані діапазони за допомогою керівника імен можна впорядковувати, оновлювати й керувати кількома іменованими діапазонами в єдиному розташуванні;
· під час роботи з багатовимірними базами даних (наприклад, служби SQL Server Analysis Services) у Office Excel 2007 можна використовувати формули OLAP для побудови складних, довільної форми звітів, пов’язаних із даними OLAP. Нові функції кубів використовуються для видобування даних OLAP (наборів і значень) зі служб аналізу та відображення їх у клітинці. Формули OLAP можна створити, якщо формули зведеної таблиці перетворити на формули клітинок, або якщо скористатися автозаповненням для аргументів функції кубів під час введення формул;
· у Office Excel 2007 можна швидше, ніж у попередніх версіях, упорядкувати дані аркуша за допомогою покращеного фільтрування й сортування. Наприклад, відтепер можна сортувати дані за більш ніж трьома (до 64-х) рівнями. Також можна фільтрувати дані за датами, відображати більше 1000 елементів у розкривному списку автофільтра, вибирати фільтрування кількох елементів і даних у зведених таблицях;
· якщо користувач має доступ до Excel Services, його можна використовувати для спільного використання даних із аркушів Office Excel 2007 з іншими користувачами, наприклад, керівництвом та іншими зацікавленими особами організації. У Office Excel 2007 можна зберігати робочу книгу до Excel Services і вказувати, які дані робочого аркушу можуть бачити інші користувачі.
Застосування теми Тема — це попередньо визначений набір кольорів, шрифтів, ліній та різновидів заливки, який можна застосувати до всієї робочої книги або до окремих елементів, наприклад, діаграм або таблиць. За допомогою тем можна створювати документи, які чудово виглядатимуть. Ви можете використовувати корпоративну тему, створену вашою установою, або вибрати одну з попередньо визначених тем у Excel.Так само легко створити власну тему, яка надасть єдиний професійний вигляд усім робочим книгам Excel та іншим документам Випуск Office 2007. Під час створення теми можна змінювати колір, шрифт і різновиди заливки, тому можна настроїти кожний із цих параметрів окремо.
Використання стилів Стиль — це попередньо визначений формат, створений на основі теми, який можна застосувати для змінення вигляду таблиць Excel, діаграм, зведених таблиць, форм або схем. Якщо вбудовані попередньо визначені стилі не відповідають вашим вимогам, ви можете настроїти власний стиль. Для діаграм можна вибрати один із багатьох попередньо визначених стилів, але створювати власні стилі діаграм не можна.
Як і в Excel 2003, для форматування виділених клітинок використовуються стилі клітинок, але тепер можна швидко застосувати попередньо визначений стиль клітинок. Більшість стилів клітинок не основані на темі, застосованій до робочої книги, і можна легко створити власний стиль.