Створення запитів на зміну даних.
Запити на оновлення даних служать для створення, зміни, видалення груп записів з однієї або декількох таблиць.
Існує чотири типу запиту на оновлення даних.
1. Створення таблиці. Створення нової таблиці з даними, одержаними з інших таблиць.
2. Оновлення. Зміна груп записів в одній або декількох таблицях.
3. Додавання. Додавання груп записів в таблицю з інших таблиць.
4. Видалення. Видалення записів з однієї або декількох таблиць.
Рис.7.8. Результат виконання однотабличного запиту
Єдиною відмінністю запиту на створення таблиць від запиту на вибірку полягає в тому, що результат вибірки буде збережений в заздалегідь створену таблицю, ім'я якої буде запрошено при завданні типу запиту.
При запиті на оновлення даних з'явиться нове поле з назвою Оновлення, в яке слід поміщати дані для заміни.
При запиті на додавання необхідно вказати назви полів, в які поміщатимуться результати вибірки.
Запит на видалення передбачає видалення записів за заданої умови з однієї таблиці або з декількох, якщо при цьому в зв'язках між таблицями встановлено каскадне видалення.
При роботі в конструкторі створення запитів на зміну даних проводиться в спеціальному режимі.
Для цього необхідно вибрати стрілку в пункті Тип запиту випадного меню і вказати на "оновлення".
Слід звернути увагу на те, що при цьому в таблиці полів зникли Угрупування, Виведення на екран і Сортування. Проте додався новий рядок – Оновлення. Додавши до полів запиту поле Назва, введемо в поле Оновлення рядок Миша, а в полі Умова відбору - Маніпулятор. Після збереження запиту при його запуску всі знайдені записи Миша в таблиці будуть замінені на Маніпулятор.
Створення форм.
Форми в Access служать для зручного відображення даних з однієї чи декількох таблиць і введення даних користувачем. Можна одержати інформацію про форми, що містяться в базі даних, натиснувши кнопку з однойменною назвою у вікні бази даних. Створити нову форму можна всього двома способами: за допомогою конструктора і майстра.
Створення форм за допомогою майстра є найпоширенішим способом створення форм завдяки простоті і зручності використання.
Створення звітів.
Організація процесу створення звітів є одним з головних достоїнств Access. Широкі можливості зі зміни властивостей дозволяють створювати найрізноманітніші звіти. У новій версії з'явилася можливість створення безпаперових звітів.
У Access всі звіти поділяються на шість категорій:
1. Одностовчикові звіти. У одному довгому стовпчику перераховуються значення всіх полів таблиці або запиту.
2. Стрічкові звіти. Значення кожного запису поміщаються в окремий рядок.
3. Багатостовпчикові звіти. Вони створюються з одностовчикових звітів. Інформація, що не поміщається в перший стовпець, переходить у верхню частину другого стовпця і т.д.
4. Звіти з угрупуванням даних. Дозволяють обчислювати підсумкові значення для груп записів і представляють інформацію в зручному для використання вигляді.
5. Поштові наклейки. Використовуються для друку імен і адрес.
6. Вільні звіти. Містять підлеглі звіти, при цьому кожен підлеглий звіт створюється на основі незалежних джерел даних.