Створення картки рахунку, субрахунку
Зведена таблиця дозволяє для окремого рахунку по дебету (чи кредиту) продивитися в хронологічній послідовності усі його кореспонденції на рівні субрахунків. По кожній даті виводяться зведені проводки по субрахункам обраного рахунка, в області даних обчислюється сума зведеної проводки. Для обраного дебетового рахунку за кожну дату виведений загальний підсумок дебетового обороту за всіма кореспондуючими рахунками і за кожним рахунком окремо – стовпчик Общий итог. Для кожного кореспондуючого рахунку, субрахунку виводиться підсумковий кредитовий оборот за окрему дату і за всіма датами обліку – рядок Общий итог.
Розміщення поля Дс в області строки забезпечує відображення проводок в розрізі субрахунків обраного рахунку. Якщо помістити це поле в область сторінки, він використається як фільтр для відбору зведених проводок.
Для більш зручного зображення довгих зведених таблиць з ієрархію полів групування, наприклад поля Дата і Дс в області рядків зведеної таблиці, можна скрити значення полів групування – команда меню Данные - Группа і Структура - Скрыть детали
Для виконання команди курсор слід установити на ім’я групового поля, в даному випадку – Дата. Для відображення всіх скритих елементів треба скористатися командою меню Данные - Группаі Структура - Отобразить детали.
Створення та перегляд Журналу (відомості) рахунку
Для окремого кредитового (дебетового) рахунку в розрізі його субрахунку виводяться зведені проводки за окрему дату.
На відміну від попереднього регістра – Карточки счета, в журналі забезпечений підбір зведених проводок по кожному субрахунку у хронологічній послідовності. Це дає можливість додаткового аналізу на рівні субрахунків. Рядок загальних висновків показує сумарні дебітові обороти кореспондуючих рахунків, субрахунків. Стовпчик загальних підсумків містить підсумки з обороту для кожного субрахунку в розрізі календарних дат і в цілому по субрахунку. За допомогою підсумкового стовпця можна аналізувати інтервали інтенсивного використання кредитового рахунку, субрахунку.
Створення Головної книги
В головній книзі проводки групуються по обліковим періодам – місяцям для кожного кредитового рахунку, субрахунку. Сперш створюється зведена таблиця, в якій в області стовпців знаходяться поля Дебетовий рахунок, Субрахунок; в області рядків – поля Дата операції, в області сторінки – поля Кредитовий рахунок, Субрахунок. Ця зведена таблиця схожа на журнал кредиту рахунку, субрахунку. В ній виконується групування значення поля Дата по місяцях: команда меню Данные - Группата Структура - Группировать.
Прим. : Більш детально про застосування MS Excel в бухгалтерському обліку можна ознайомитись на сайті www.dtkt.com.ua/automation/ukr/excel.html.
Перелік уроків, які пропонує сайт, можна подивиться у додатку 6.
ЗАВДАННЯ ДЛЯ Самостійної роботИ
«Технологія ведення обліку за допомогою бухгалтерської програми «1С: Бухгалтерія»
Для закріплення теоретичного матеріалу та набуття вмінь працювати с бухгалтерськими програмами бажано використати матеріали сайта www.dtkt.com.ua/ Перелік уроків з «1С:» сайта – додаток 7.
Термінологічний довідник
Автоматизована інформаційна технологія –системно організована для розв’язання задач управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передавання, нагромадження, пошуку, обробка та захисту інформації на базі застосування сучасного програмного забезпечення, використовуючи засоби обчислювальної техніки та зв’язку, а також засоби, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.
Автоматизоване робоче місце –проблемно орієнтований апаратно-програмний комплекс, що об’єднує апаратні, програмні та інформаційні засоби для розв’язання задач користувача (спеціаліста з управління виробництвом) безпосередньо на його робочому місці в режимі діалогу з ЕОМ.
База даних— сукупність взаємопов'язаних даних, організованих згідно зі схемою бази даних так, щоб з ними міг працювати користувач.
База даних багатовимірна— база даних, що підтримує багатовимірну модель даних на концептуальному рівні та призначена для інтерактивного аналітичного обробка агрегованих історичних і прогнозованих даних. Використовується в підсистемах з OLAP — оперативним аналітичним обробкам даних.
База даних реляційна — база даних, реалізована згідно з реляційною моделлю даних.
Безготівкові розрахунки –розрахунки, що здійснюються за такими формами: платіжними дорученнями; платіжними вимогами –дорученнями; чеками; акредитивами; векселями.
Бухгалтерська звітність –це система узагальнених показників, що характеризують підсумки господарсько-фінансової діяльності підприємства за минулий період (місяць, квартал, рік) і формуються шляхом підрахунку, групування та спеціального обробка даних поточного бухгалтерського обліку.
Ведення бази даних - діяльність, спрямована на поновлення та відновлення бази даних, а також на перебудову її структури.
Великі набори однорідних даних називають масивами.
Вибірка за кількома ключами — вибірка, що потребує виконання пошуку в базі даних за значеннями кількох ключових полів (усі або деякі з них є вторинними).
Визначення задачі — формулювання задачі, яке може містити опис даних, а також метод, процедури й алгоритм її розв'язання.
Віртуальний — концептуальний чи можливий, але не той, що реально існує. Вказує на те, що елементи даних, структури або обладнання подають програмісту або користувачеві у вигляді, який відрізняється від реального.
Внутрішня схема — структура даних, створена мовою опису та маніпулювання даними СУБД.
Головний текстовий документ – документ, в якому об’єднані декілька документів, що існують і використовуються як самостійні або у складі головного документа.
Дані— інформація, подана у формалізованому вигляді, придатному для пересування, інтерпретації або обробка за участю людини чи автоматичними засобами.
Декомпозиція — операція поділу цілого на частини зі збереженням ознаки підпорядкування, приналежності. Декомпозиція системи є поділом її на частини, що мотивується не намаганням виділити незмінні великі частини, а зручністю певних операцій з системою.
Діалоговий режим — режим оперативної взаємодії користувача з обчислювальною системою.
Економічна інформація –це сукупність відомостей про соціальні-економічні процеси, що слугують для управління цими процесами та колективом людей у виробничій і невиробничій сферах.
Ергономічне забезпечення інформаційної системи являє собою сукупність засобів і методів, що створюють найсприятливіші умови праці людини в умовах функціонування ІС, умови для взаємодії людини та ЕОМ.
Єдина система класифікації та кодування –це комплекс взаємопов’язаних класифікаторів техніко-економічної інформації, пристосованих до обробка засобами обчислювальної техніки з автоматизованою системою ведення цих класифікаторів.
Запис — набір елементів даних, що розглядаються як єдине ціле.
Збирання даних - нагромадження необхідної повноти інформації для ухвалення рішень.
Зовнішній рівень — усі аспекти, що стосуються орієнтованого на кінцевого користувача подання даних у явному вигляді на зовнішніх інтерфейсах системи обробка даних.
Ієрархічний метод класифікації –це послідовний поділ множини об’єктів на підлеглі класифікаційні групування.
Інтерпретатор — програма, що розшифровує команди у псевдокодах і негайно виконує їх на відміну від компілятора, який розшифровує псевдокоди та формує програму машинною мовою для подальшого виконання.
Інфологічна модель СУБД - незалежна логічна модель даних проблемної сфери.
Інформаційна база - сукупність інформаційних потоків, що характеризують управлінську роботу, пов’язану з виконанням певної функції.
Інформаційна система –це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, обробка, нагромадження й обробка інформації для підготовки та прийняття ефективних управлінських рішень.
Інформаційна система(за ДСТУ 2874-94) - система, яка організовує пам’ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери.
Інформаційне забезпечення –створення єдиного інформаційного фонду, систематизація та уніфікація показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо.
Інформаційний об'єкт - це сутність предметної області, яку можна описати деякою логічно взаємопов'язаною сукупністю реквізитів.
Класифікатор –це систематизоване зібрання однорідних найменувань і їх кодових позначень.
Код –це знак чи сукупність знаків, прийнятих для позначення класифікаційного групування чи об’єкта класифікації.
Кодування –процес присвоєння умовного позначення різним позиціям номенклатури.
Концептуальна модель БД на даталогічному рівні — СУБД, яка орієнтована на логічну модель даних проблемної сфери.
Лінгвістичне забезпечення містить сукупність засобів і правил для формалізації природної мови, що використовуються для спілкування користувачів та експлуатаційного персоналу ІС з комплексом засобів, що забезпечують автоматизоване функціонування ІС.
Лінійні структури– це списки, найпростіша структура даних, яка вирізняється тим, що кожний елемент даних однозначно визначається своїм номером у масиві.
Лінійні структури даних (списки) – це впорядковані структури, у яких адреса елемента однозначно визначається його номером.
Масив даних –набір взаємопов’язаних даних однієї форми з усіма її значеннями.
Математичне забезпечення –це сукупність математичних методів, моделей і алгоритмів обробка інформації, що забезпечують розв’язання функціональних задач і процес автоматизації проектних робіт автоматизованих інформаційних технологій.
Мінімальна (керована) надмірність - спроектована властивість бази даних, що дає змогу мати в ній понад необхідний мінімум даних лише ті, які використовуються для зв'язування сутностей, що описують різні об'єкти предметної сфери.
Не суперечливість бази даних - спроектована властивість бази даних, що забезпечує семантичну цілісність даних.
Нормалізація - подання складних структур даних у вигляді відношень. Є основою для побудови реляційних баз даних.
Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані.
Об’єкт класифікації –елемент класифікаційної множини.
Організаційне забезпечення - сукупність документів, що регламентують діяльність персоналу в автоматизованій інформаційній системі, взаємодію з технічними засобами і між собою у процесі розв'язання задач управління.
Перетворення даних– переведення даних з однієї форми в іншу.
Позамашиннабаза автоматизованої системи - частина інформаційної бази автоматизованої системи, що є сукупністю документів, призначених для безпосереднього сприйняття їх людиною без використання засобів обчислювальної техніки.
Показник - складна структурна одиниця економічної інформації, яка утворена з одного реквізиту-основи та одного чи кількох якісних атрибутів, пов‘язаних із ним логічно.
Правове забезпечення –це сукупність норм, виражених у нормативних актах, які встановлюють і закріплюють організацію цих систем, їхні цілі, завдання, структуру, функції та правовий статус ІС.
Проблемна (предметна) сфера – усі сутності, що є об’єктом інтересу, яки були, є або можуть бути.
Програмне забезпечення –це сукупність програм системи обробка даних і програмних документів, потрібні для експлуатації цих програм.
Реальний час - час, що збігається з фактичним часом перебігу фізичного процесу. Стосовно режиму обробка даних це означає, що потрібні розрахунки виконуються під час фактичного перебігу відповідного фізичного процесу так, що результати обчислень можна використовувати для управління цим процесом. Стосовно прикладних програм це значить, що в них відповідь на інформацію, яка вводиться, формується досить швидко, так що вона може впливати на подальше введення даних (діалоговий режим).
Реквізит –найпростіша структурна одиниця інформації, яка є неподільною на смисловому рівні. Вони бувають двох видів.
Реквізит-ознака –містить якісну характеристику суттєвості та позначається маленькими літерами алфавіту й слугує індексом у формулах.
Реквізит-основа – містить кількісну характеристику суттєвості і позначаються великими літерами алфавіту, слугує основним елементом у побудові формул.
Робоча станція - підключений до мережі персональний комп’ютер користувача, якому доступні її ресурси.
Сервер –одно-чи багатопроцесорний комп’ютер, підключений до мережі, що надає певні послуги користувачам на базі розподіленої пам’яті, розподіленого обробка даних, розділених комунікаційних засобів та засобів управління периферійним обладнанням. За функціями обслуговування користувачів розрізняються такі види серверів: файл-сервери, обчислювальні сервери, принт-сервери, комунікаційні сервери, сервери баз даних.
Система - сукупність елементів, зв'язки між якими з'єднують їх у структуру; об'єктивно існуючий комплекс процесів і явищ, а також зв'язків. Основні особливості систем: цілісність, відносна відокремленість від навколишнього середовища, наявність зв'язків з ним, наявність частин і зв'язків між ними (структурованість), підпорядкованість всієї системи конкретній меті.
Система класифікацій –це сукупність методів і правил розподілу множини об’єктів на підмножину за ознаками подібності або протилежності.
Система обробки даних - комплекс технічних і математичних засобів для автоматизованої обробки даних, включаючи апаратні засоби обробки даних, методи і процедури, програмне забезпечення і відповідний персонал.
Система управління базами даних- сукупність програмних і мовних засобів, що забезпечують управління базами даних.
Складний текстовий документ– текстовий документ з об’єктами (рисунками, формулами, електронними таблицями, фрагментами бази даних та ін.).
Сортування даних– упорядкування даних за заданою ознакою для зручності використання. Підвищує приступність іформації.
Структура ІС –характеристика внутрішнього стану системи, опис постійних зв’язків між її елементами.
Структурно – складний текстовий документ - документ, що має ієрархічну структуру, складається з окремих частин, в яких використані стилізовані заголовки
Сутність - будь-який конкретний або абстрактний об'єкт зі зв'язками між іншими об'єктами.
Табличні структури даних (матриці) - це впорядковані структури у яких адреса елемента визначається номером рядка й номером стовпчика, на перетині яких знаходиться чарунка, що містить шуканий елемент.
Текстовий документ – сукупність послідовно розташованих абзаців, які складаються з речень.
Технічне забезпечення –це комплекс різних видів техніки: обчислювальна техніка, периферійні пристрої, засоби автоматичного зчитування даних, офісне обладнання, комунікаційне обладнання, засоби передання та обміну даними, мережне обладнання, засоби мультімедіа тощо.
Трафік - потік інформаційного обміну, робочого навантаження лінії зв’язку.
Упорядковують дані так, щоб вони становили цілком визначені структури. Такі структури називають структурами даних. Найпоширеніші такі структури: лінійна, таблична, ієрархічна.
Управління - процес організації цілеспрямованого діяння на об'єкт (систему), внаслідок якого він переходить у потрібний цільовий стан.
Файл –це сукупність однорідної інформації за складом і послідовності полів, записаної на магнітному диску з присвоєнням імені.
Фасетний метод класифікації –паралельний поділ множини об’єктів на незалежні класифікаційні угруповання.
Фізичний рівень бази даних -всі аспекти, що стосуються фізичної реалізації структур даних у системах обробка даних.
Фільтрація даних-відсівання „зайвих” даних, які не потрібні для ухвалення рішень. При цьому має зменшуватися рівень „шуму”, а вірогідність і адекватність інформації мають зростати.
Форма бухгалтерського обліку –сукупність облікових регістрів, що використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.
Формалізація даних- зведення даних, що надходять з різних джерел, до однакової форми, щоб зробити їх зіставними між собою.
Функціональна частина інформаційної системи –реалізує розв’язання задач предметної сфери.
Цілісність бази даних семантична - спроектована властивість бази даних, що передбачає збереження певних обмежень на значення її даних при всіх модифікаціях, тобто семантичну узгодженість.
Шаблон – це набір засобів для створення документів. У шаблонах застосовані стилі оформлення символів і абзаців; параметри формування, які діють по умовчанню, параметри друкованої сторінки та ін.
РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА
Основна
1. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем. Навч. посібник. 2-е видання, перевір. і доповн. – К.: КНЕУ, 2001. – 214 с.
2. Бутинець Ф.Ф. та ін. Інформаційні системи бухгалтерського обліку. Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 “Облік і аудит”. – Житомир: ПП “Рута”, 2002. – 544 с.
3. Галузинський Г.П., Гордієнко І.В. Сучасні технологічні засоби обробки інформації. Навчальний посібник. – К.: КНЕУ, 1999. – 224 с.
4. Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навч. посібник. – К.: НЕУ, 2001. – 400 с.
5. Єрьоміна Н.В. Проектування баз даних. Навчальний посібник. – К.: КНЕУ, 1998. - 208 с.
6. Завгородний В. П. Автоматизация бухгалтерского учета, контроля, анализа и аудита. – К.: А.С.К., 1998. – 768 с. - (Экономика, Финансы, Право).
7. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99р. № 996-XIV.
8. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. посіб. – К.: Знання-Прес, 2003. – 349 с.
9. Информационные системы в экономике. Учебник / Под ред. проф. В. В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 272 с.
10. Информационные технологии бухгалтерского учета / О.П. Ильина. – СПб: Питер, 2001. – 688 с.
11. Клименко О.В. Інформаційні системи і технології обліку. Навчальний посібник. – К.: Центр учбової літератури, 2008. – 320 с.
12. Кравченко В. Г. Проектування автоматизованих інформаційних систем: Навч. посіб. — К.: КНЕУ, 2008. — 360 с.
13. Місюров А.В.:Інформаційні системи і технології в обліку (для студентів 4-5 курсів денної і заочної форм навчання спеціальності 8.050106 -"Облік і аудит"): Навч. посібник– Харків: ХНАМГ, 2007.- 80c.
14. Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку: нормативна база. – Харків: Курсор, 2003. – 204 с.
15. Писаревська Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту: Навчальний посіб. – К.: КНЕУ, 2004. – 369 с.
16. Ситник В.Ф., Краєва О.С. Технологія автоматизованої обробки економічної інформації: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 1998. – 200 с.
17. Ситник В.Ф. ін. Основи інформаційних систем. Навч. посібник. Видання 2-е, переробл. і доповн. К.: КНЕУ, 2001. – 420 с.
18. Терещенко Л. О., Матієнко-Зубенко І. І. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посіб. — К.: КНЕУ, 2004. — 187 с.
19. Харитонова И.А., Михеєва В.Д. Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2002. – 1088 с.: ил.
20. Шквір В.Д. та ін. Інформаційні системи і технології в обліку: Нав. посібник / Шквір В.Д., Загародній А.Г., Височан О.С. – Львів: Видавництво Національного університету “Львівська політехніка”, 2003. – 268 с.
21. Шуремов Е.Л., Умнова Э.А., Воропаева Т.В. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебн. пособие для вузов. – СПб.: Перспектива, 2001. – 363 с.
Додаткова
1. Алексеенко В. и др. Конфигурация: "ABBYY Ukraine". / Методические материалы: фирма "1С", 2001. – 648 с.
2. Грушевская В.В. Методическое пособие по ведению бухгалтерского учета в программе “1С: Предприятие 7.7” (Бухгалтерский учет для Украины). – К.: ПП “ВЦК “Фінком”, 2003. – 60 с.
3. Дубій О. 12 уроків з 1С: Бухгалтерії. 2-ге оновлене вид. – Львів: БаК, 2002. – 232 с.
4. ДСТУ 2226-93 Автоматизовані системи. Терміни та визначення, коди: 01.040.35; 35.240.20(ПОО)], 01.07.94.
5. ДСТУ 2228-93 Системи обробки інформації. Підготовлення і обробка даних. Терміни та визначення [код: 01.040.35; 35.020], 01.07.94.
6. ДСТУ 2396-94 Системи обробки інформації. Теорія інформації. Терміни та визначення [код: 01.040.35; 35.020], 01.01.95, Поправка 1- І-95.
7. ДСТУ 2400-94 Системи обробки інформації. Розподілене обробка даних. Терміни та визначення [код: 01.040.35; 35.020], 01.01.95.
8. ДСТУ 2505-94 Системи обробки інформації. Організація даних. Терміни та визначення [код: 01.040.35; 35.020].
9. ДСТУ 2874-94. Бази даних. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України. – 1995. – 32 с.
10. ДСТУ 2938-94 Системи обробки інформації. Основні поняття. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України. – 1995. – 32 с.
11. ДСТУ 2940-94. Системи обробки інформації. Управління процесами обробки даних. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України. – 1995. – 28 с.
12. ДСТУ 2941-94. Системи обробки інформації. Розроблення систем. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України. – 1995. – 20 с.
13. ДСТУ 3044-95 Системи обробки інформації. Подання даних. Терміни та визначення.
14. ДСТУ 3146 – 95. Коди і кодування інформації. Вимоги до побудови.
15. ДСТУ 3329 – 96 (ГОСТ 34.320 – 96) Концепції та технологія для концептуальної схеми та інформаційної бази.
16. ISO/IEC 12207: 1995 «Information Technology - Software Life Cycle Processes».
17. Карлберг, Конрад. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel, 2-е изд. : Пер. с англ. – М.: Издательский дом “Вильямс”, 2002. – 448 с., ил. – Парал. тит. англ.
18. КНД 50 – 028 – 94. Порядок розроблення державних класифікаторів техніко - економічної та соціальної інформації.
19. КНД 50 - 054 – 95. Правила побудови та написання назв об’єктів в державному класифікаторі техніко – економічної та соціальної інформації.
20. РД 50-34.698-90. Информационная технология. Комплект стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.
21. Рязанцева Н.А., Рязанцев Д.Н. 1С: Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы. – СПб: БХВ- Петербург, 2002. – 320 с.
22. Семенова В.Ю. 1С: Бухгалтерия 7.7 для Украины. Учебн. пособие. – К., 2001. – 120 с.
23. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – Издание второе, дополненное и пере раб. – СПб.: КОРОНА принт, 2002. – 672 с.
24. Чистов Д.В., Таранов А.В., Заремба О.А., Заремба А.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7. для Украины: Учебн. пособие – К: Дтасофт, 2002. - 528 с.
25. 1С: Предприятие 7.7. Конфигурация "Бухгалтерский учет для Украины". Руководство по ведению учета (описание конфигурации). Фирма "1С". М., 2001.
Додаток 1.